Basis-Einrichtung von HEXLE Ticket

Vom ersten Ticketshop bis zur Veröffentlichung – welche Stammdaten Sie in HEXLE Core brauchen, wie Sie Shops anlegen und wechseln, was das Shop-Setup prüft und was Veröffentlichen, Offline-Nehmen und Löschen bewirken.

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Diese Anleitung führt Sie einmal durch die Einrichtung von HEXLE Ticket: von den nötigen Stammdaten in HEXLE Core über den ersten Ticketshop bis zur Veröffentlichung. Als Beispiel dient das Yoga-Studio „Studio Sonnenschein“ mit dem Shop „Yoga-Festival Sonnenschein“.

In HEXLE Ticket gehört zu jedem Event ein eigener Shop. Der Shop enthält die Daten der Veranstaltung (Name, Ort, Beginn und Ende), den Verkaufszeitraum, die Tickettypen und die Verkaufsseite. Für eine weitere Veranstaltung legen Sie einen weiteren Shop an. Ganze Shops kopieren können Sie in der Oberfläche derzeit nicht.

Überblick: Was brauchen Sie wofür?

Einige Angaben kommen aus HEXLE Core. Wenn Sie diese zuerst pflegen, sind beim ersten Shop die meisten Punkte im Shop-Setup schon erledigt.

Was	Wo	Wofür in HEXLE Ticket	Was passiert, wenn es fehlt
Firmenadresse	HEXLE Core, Adressen	Event Location des Shops; Teil der Unternehmensdaten	Sie können keinen Ort für das Event wählen. Die Schritte „Ort für das Event festlegen“ und „Unternehmensdaten pflegen“ bleiben offen.
Rechnungsdaten (Firmenname auf Rechnung, Adresse auf Rechnung)	HEXLE Core, Firmendaten	Unternehmensdaten	Der Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ bleibt offen, der Shop lässt sich nicht veröffentlichen.
Steuersatz	HEXLE Core, Steuersätze	Tickettypen mit Preis über 0 €, die nicht vor Ort bezahlt werden	Der Tickettyp erscheint nicht im Shop, und der Shop lässt sich nicht veröffentlichen.
Zahlungsanbieter	HEXLE Core, Zahlungsanbieter, und am Shop zugewiesen	Online-Bezahlung kostenpflichtiger Tickets	Gibt es einen kostenpflichtigen Tickettyp ohne „Vor Ort Verkauf aktiv“, bleibt der Schritt „Zahlungsanbieter konfigurieren“ offen.

Gratis-Tickets und Tickets, die an der Abendkasse bezahlt werden (Tickettypen mit Vor Ort Verkauf aktiv), brauchen weder Steuersatz noch Zahlungsanbieter. Ein Shop nur mit solchen Tickettypen lässt sich also auch ohne Zahlungsanbieter veröffentlichen.

Wie Sie Adresse, Rechnungsdaten und Steuersatz in HEXLE Core anlegen, beschreibt die Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings im Abschnitt „Stammdaten in HEXLE Core pflegen“; die Schritte sind für HEXLE Ticket dieselben. Siehe auch Steuersätze verwalten und Unternehmenseinstellungen verwalten. Adressen und Steuersätze öffnen Sie aus HEXLE Ticket über die Gruppe Stammdaten in der Seitenleiste (siehe Stammdaten aus HEXLE Ticket öffnen); die Rechnungsdaten erreichen Sie über den Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ im Shop-Setup.

1. Die Shopauswahl

Die Seiten unter Shop-Einstellungen und Event-Organisation zeigen den Shop, der gerade ausgewählt ist – außer der Eventübersicht, die für Ihr ganzes Unternehmen gilt. Den Namen des Shops sehen Sie unten in der Seitenleiste. Ist noch kein Shop ausgewählt, wählt HEXLE Ticket automatisch einen aus (den zuletzt verwendeten bzw. den ersten Shop). Gibt es noch keinen Shop, öffnet sich die Seite Shopauswahl.

Shopauswahl mit zwei Shops, „Yoga-Festival Sonnenschein“ ist ausgewählt

Jede Karte zeigt den Shop-Namen, die Beschreibung (ohne Beschreibung „Keine Beschreibung“), den Event-Namen (ohne Event-Namen „Kein Eventname“) sowie Start und Ende des Events. Der Shop, mit dem Sie gerade arbeiten, trägt statt des Buttons den Hinweis Aktuell ausgewählt.

Haben Sie noch keinen Shop, steht dort „Es sind keine Ticketshops vorhanden.“ und der Button Ersten Shop erstellen.

Shop wechseln

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf den Namen des aktuellen Shops. Die Shopauswahl öffnet sich.
Klicken Sie bei dem gewünschten Shop auf Shop auswählen. Sie erhalten die Meldung „Shop ausgewählt“, und alle Seiten zeigen ab jetzt diesen Shop.

HEXLE Ticket merkt sich Ihre Auswahl in Ihrem Browser und zusätzlich den zuletzt geöffneten Shop in Ihrem Benutzerkonto. Melden Sie sich auf einem anderen Gerät an, öffnet sich deshalb der Shop, mit dem Sie zuletzt gearbeitet haben. Gibt es nur einen Shop, wählt HEXLE Ticket ihn automatisch aus.

2. Shop anlegen

Klicken Sie in der Shopauswahl auf Shop hinzufügen (beim ersten Shop auf Ersten Shop erstellen). Der Dialog Neuen Shop erstellen öffnet sich.

Füllen Sie die Felder aus: Dialog „Neuen Shop erstellen“, ausgefüllt

Feld	Regeln	Hinweis
Shop Name *	3 bis 100 Zeichen	Name in der Shopauswahl und in der Seitenleiste.
Event Name	höchstens 100 Zeichen	Name der Veranstaltung. Können Sie auch später in der Konfiguration eintragen; zum Veröffentlichen ist er Pflicht.
Beschreibung	höchstens 300 Zeichen	Erscheint auf der Karte in der Shopauswahl.
Zeitzone	Liste aller Zeitzonen, filterbar	Ist mit der Zeitzone Ihres Browsers vorbelegt. Prüfen Sie sie, z. B. „Europe/Vienna“ für Österreich.

Klicken Sie auf Shop erstellen. Der Button ist erst aktiv, wenn der Shop Name mindestens 3 Zeichen hat.

Nach dem Anlegen erhalten Sie die Meldung „Shop erfolgreich erstellt und ausgewählt“: Der neue Shop ist sofort der ausgewählte Shop. Zusätzlich bekommen Sie eine E-Mail, dass der Shop erstellt wurde.

Der neue Shop ist noch nicht veröffentlicht, Ihre Kunden sehen ihn also noch nicht. HEXLE Ticket belegt einige Einstellungen vor, die Sie später in der Shop-Konfiguration ändern können, unter anderem:

Die Öffentliche URL der Verkaufsseite ist eine zufällige Zeichenfolge aus 10 Zeichen. Ersetzen Sie sie durch einen sprechenden Namen, bevor Sie den Shop bewerben.
Die Reservierungsdauer im Checkout beträgt 30 Minuten.
QR-Code auf Ticket abdrucken ist ein-, Tickets stornieren erlauben ausgeschaltet. Wallet-Pässe für Tickets übernimmt die Einstellung Ihres Unternehmens.
Die Personalisierung ist „Optional“ mit dem Verhalten „Nur Anzeige“.

3. Das Shop-Setup

Solange noch etwas für die Veröffentlichung fehlt, zeigt HEXLE Ticket den Fortschritt an drei Stellen:

auf der Seite Konfiguration über den Tabs die Leiste Setup bis zur Veröffentlichung mit Prozentwert und „Details“,
in der Seitenleiste unter dem Shop-Namen die Leiste Shop-Setup mit Prozentwert,
am Menüpunkt Konfiguration einen Punkt mit dem Hinweis „Shop-Setup ist nicht abgeschlossen“.

Konfiguration eines neuen Shops mit der Leiste „Setup bis zur Veröffentlichung“ bei 42 %

Ein Klick auf eine der beiden Leisten oder auf den Reiter Setup am rechten Bildschirmrand öffnet das Panel Shop-Setup. Offene Schritte stehen oben, erledigte sind abgehakt und durchgestrichen.

Panel „Shop-Setup“ mit sieben offenen Schritten

Ein Klick auf einen Schritt mit Buch-Symbol startet eine geführte Tour, die Sie zur passenden Stelle führt. Der Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ (Symbol mit Pfeil) öffnet die Firmendaten in HEXLE Core. Sobald alle Schritte erledigt sind, verschwinden Panel, Leisten und Hinweis. Fehlt nur noch ein Steuersatz (siehe unten), bleiben sie bei 100 % sichtbar.

Die Schritte im Einzelnen

Schritt	Wo Sie ihn erledigen	Erledigt, wenn …
Unternehmensdaten pflegen	HEXLE Core, Firmendaten und Adressen	Ihr Unternehmen mindestens eine Adresse hat und in den Rechnungsdaten Firmenname auf Rechnung und Adresse auf Rechnung eingetragen sind
Name für den Shop festlegen	Konfiguration, Tab Allgemein, Shop Name	ein Name eingetragen ist (beim Anlegen immer erledigt)
Name für das Event festlegen	Konfiguration, Tab Allgemein, Event Name	ein Event-Name eingetragen ist
Ort für das Event festlegen	Konfiguration, Tab Allgemein, Event Location	eine Adresse gewählt ist
Eventstart Datum angeben	Konfiguration, Tab Allgemein, Event Start	ein Datum eingetragen ist
Eventende Datum angeben	Konfiguration, Tab Allgemein, Event Ende	ein Datum eingetragen ist
Verkaufsstart Datum angeben	Konfiguration, Tab Allgemein, Verkaufsstart	ein Datum eingetragen ist
Verkaufsende Datum angeben	Konfiguration, Tab Allgemein, Verkaufsende	ein Datum eingetragen ist
URL der Verkaufsseite festlegen	Konfiguration, Tab Allgemein, Öffentliche URL	eine URL eingetragen ist (beim Anlegen erledigt, weil HEXLE Ticket eine zufällige URL vergibt)
Min. einen Tickettypen anlegen	Tickets, `Neues Ticket`	der Shop mindestens einen Tickettyp hat
Max. Verkäufe pro Eventtag festlegen	Konfiguration, Tab Max. Verkäufe pro Eventtag	mindestens ein Tageslimit gespeichert ist. Geprüft wird das erst, wenn Event Start und Event Ende eingetragen sind; vorher ist der Schritt abgehakt.
Zahlungsanbieter konfigurieren	Konfiguration, Tab Zahlungsanbieter	dem Shop ein Zahlungsanbieter zugewiesen ist. Nur nötig, wenn es einen Tickettyp mit Preis über 0 € ohne „Vor Ort Verkauf aktiv“ gibt; sonst ist der Schritt abgehakt.

Der Fortschritt in Prozent ist der Anteil der erledigten Schritte an allen zwölf. Im Beispiel oben sind 5 von 12 Schritten erledigt, das ergibt 42 %.

4. Shop einrichten

Die Grunddaten tragen Sie unter Shop-Einstellungen › Konfiguration im Tab Allgemein ein: Event Name, Event Location, Event Start und Ende, Verkaufsstart und -ende sowie eine sprechende Öffentliche URL. Alle Felder und ihre Wirkung beschreibt die Seite Shop-Konfiguration.

Beim Speichern prüft HEXLE Ticket die Daten:

Regel	Meldung bei Verstoß
Der Verkaufsstart liegt nicht nach dem Verkaufsende.	„Der Verkaufsstart darf nicht nach dem Verkaufsende liegen.“
Der Event Start liegt nicht nach dem Event Ende.	„Der Veranstaltungsbeginn darf nicht nach dem Veranstaltungsende liegen.“
Das Verkaufsende liegt nicht nach dem Event Ende.	„Das Verkaufsende darf nicht nach dem Veranstaltungsende liegen.“

Danach brauchen Sie noch:

Ein Tageslimit: Im Tab Max. Verkäufe pro Eventtag legen Sie fest, wie viele Tickets pro Eventtag höchstens verkauft werden, z. B. 200 für den 05.12. und den 06.12. Wie das Limit wirkt, steht unter Shop-Konfiguration und Verfügbarkeit und Kontingente.
Den ersten Tickettyp: Öffnen Sie Shop-Einstellungen › Tickets, klicken Sie auf Neues Ticket, tragen Sie mindestens den Namen ein, z. B. „Tagespass Samstag“, und speichern Sie. Preis, Steuersatz, Vor-Ort-Verkauf und alle weiteren Felder erklärt die Seite Tickettypen anlegen und verwalten.
Einen Zahlungsanbieter, falls Sie kostenpflichtige Tickets online verkaufen: im Tab Zahlungsanbieter der Konfiguration zuweisen.

5. Veröffentlichen

Öffnen Sie Shop-Einstellungen › Konfiguration. Sind alle Schritte erledigt, ist der Button Shop veröffentlichen oben rechts aktiv. Solange etwas fehlt, ist er ausgegraut.
Klicken Sie auf Shop veröffentlichen. Es erscheint die Rückfrage Diese Aktion verursacht eventuell Kosten!
Bestätigen Sie mit Shop veröffentlichen oder brechen Sie mit Abbrechen ab.
Der Shop ist jetzt online. Oben rechts steht statt Shop veröffentlichen nun Shop offline nehmen.

Beim Veröffentlichen prüft HEXLE Ticket die Setup-Schritte noch einmal. Fehlt dabei etwas, bleibt der Shop offline.

Was die Status bedeuten

Einen eigenen Status-Text zeigt HEXLE Ticket nicht an. Sie erkennen den Status am Button auf der Seite Konfiguration.

Status	Button in der Konfiguration	Verkaufsseite, Online-Kauf, Eventübersicht	Hinweis
Noch nicht veröffentlicht	`Shop veröffentlichen`	nein	Zustand nach dem Anlegen. Sie können alles einrichten. Abendkasse und Scanner funktionieren schon.
Online	`Shop offline nehmen`	ja	Die Verkaufsseite ist unter der Öffentlichen URL erreichbar. In Ihrer öffentlichen Eventübersicht erscheint der Shop, solange das Event nicht vorbei ist (außer Sie zeigen vergangene Veranstaltungen an). Eine Einstellung, um ihn nur dort auszublenden, gibt es nicht; dafür müssen Sie ihn offline nehmen. Ob ein einzelner Tickettyp sichtbar ist, hängt außerdem vom Tickettyp ab.
Offline	`Shop veröffentlichen`	nein	Wie vor dem Veröffentlichen: Die Verkaufsseite ist nicht erreichbar, online kann niemand kaufen. Ihre Einstellungen und verkauften Tickets bleiben erhalten.

Wann ein Tickettyp im Shop erscheint, steht unter Tickettypen: Wann ein Tickettyp im Shop erscheint.

Shop offline nehmen

Klicken Sie in der Konfiguration auf Shop offline nehmen. Der Shop ist sofort offline, ohne Rückfrage. Mit Shop veröffentlichen stellen Sie ihn wieder online.

Online, aber unvollständig

Fällt bei einem veröffentlichten Shop später ein Pflichtschritt weg, etwa weil in HEXLE Core die Rechnungsdaten fehlen, bleibt der Shop online. HEXLE Ticket prüft das Setup, wenn Sie sich anmelden oder den Shop wechseln, wenn Sie die Konfiguration öffnen und wenn Sie dort in den meisten Tabs speichern. Fehlt etwas, lautet der Hinweis am Menüpunkt Konfiguration „Shop ist online, aber die Konfiguration ist unvollständig“. Auf der Seite Konfiguration fragt HEXLE Ticket zusätzlich im Dialog Konfiguration unvollständig nach. Der Dialog nennt bis zu drei fehlende Schritte. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Button	Was passiert
`Shop offline nehmen`	Der Shop geht offline. Ergänzen Sie die fehlenden Schritte und veröffentlichen Sie ihn danach erneut.
`Trotzdem online lassen`	Der Shop bleibt online. Ergänzen Sie die fehlenden Schritte möglichst bald, damit der Verkauf ohne Fehler läuft.

6. Shop löschen

Öffnen Sie die Shopauswahl.
Fahren Sie mit der Maus über die Karte des Shops. Rechts oben erscheint das Papierkorb-Symbol Shop löschen. Klicken Sie darauf.
Bestätigen Sie die Rückfrage mit Löschen.

Sie erhalten die Meldung „Shop erfolgreich gelöscht“. Was das Löschen bewirkt:

Der Shop verschwindet aus der Shopauswahl und aus allen Seiten von HEXLE Ticket. Seine Verkaufsseite ist nicht mehr erreichbar, und er erscheint nicht mehr in der Eventübersicht.
Es gibt kein Archiv und in der Oberfläche keine Möglichkeit, einen gelöschten Shop wiederherzustellen.
HEXLE Ticket fragt nicht nach, ob der Shop online ist oder schon Tickets verkauft hat. Auch ein veröffentlichter Shop lässt sich so löschen. Möchten Sie den Verkauf nur beenden, nehmen Sie den Shop stattdessen offline.
War der gelöschte Shop ausgewählt, wählt HEXLE Ticket einen anderen Shop aus. Gibt es keinen Shop mehr, öffnet sich die leere Shopauswahl.

7. Stammdaten aus HEXLE Ticket öffnen

Die Gruppe Stammdaten in der Seitenleiste ist zunächst zugeklappt. Ein Klick darauf zeigt Links zu den Stammdaten in HEXLE Core: Adressen, Steuersätze, Zahlungsanbieter und Rabattcodes. Sie sehen nur die Einträge, für die Sie in HEXLE Core die nötigen Rechte haben.

Seitenleiste mit aufgeklappter Gruppe „Stammdaten“

Änderungen an diesen Stammdaten gelten für alle Shops Ihres Unternehmens. Die Firmendaten mit den Rechnungsdaten erreichen Sie über den Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ im Panel Shop-Setup oder direkt in HEXLE Core.

Rechte

Als Inhaber haben Sie alle Rechte. Mitarbeiter brauchen für die Schritte auf dieser Seite:

Aktion	Recht
Shopauswahl ansehen	`p1.shop.list`
Shop anlegen (`Shop hinzufügen`)	`p1.shop.create`
Veröffentlichen und offline nehmen	`p1.shop.update.status`
Shop löschen	`p1.shop.delete`

Ist HEXLE Ticket nur lesbar, etwa nach Ablauf der Testphase, fehlen Shop hinzufügen, Ersten Shop erstellen, das Löschen, Shop veröffentlichen bzw. Shop offline nehmen und die Anzeige des Shop-Setups. Shops ansehen und auswählen können Sie weiterhin. Mehr dazu unter Lizenzen, Module und Rechte.

Weiterführende Seiten

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