Tickets per Excel/CSV importieren

Mit dem Excel/CSV-Import verkaufen Sie Tickets an viele Käufer in einem Durchgang, z. B. für eine Gästeliste, eine Gruppenanmeldung oder Tickets, die ein Partner für Sie vorverkauft hat. Jede Zeile der Datei nennt einen Käufer, einen Tickettyp und eine Anzahl. HEXLE Ticket legt daraus je Käufer eine Bestellung an und schickt jedem Käufer seine Tickets per E-Mail.

Der Import ist ein Verkauf an der Abendkasse: Die Bestellungen gelten sofort als bezahlt. Kassieren Sie das Geld also selbst, bevor Sie importieren, oder rechnen Sie es außerhalb von HEXLE ab.

Als Beispiel dient der Shop „Einlass-Test“ mit den Tickettypen „Einlass gratis“ (0 €) und „Einlass Vor Ort“ (10 €).

Hinweis

Einzelne Käufer verkaufen Sie schneller im Tab Einkaufsliste derselben Seite. Dort wählen Sie auch Sitzplätze und Zusatzleistungen; beides geht im Import nicht.

Siehe Tickets an der Abendkasse verkaufen.

Voraussetzungen

Was	Warum
BUSINESS-Modus	Den Front-Desk und damit den Import gibt es nur im BUSINESS-Modus, siehe BASIC und BUSINESS in der Seitenleiste.
Modul Ticket Verkauf & Events aktiv und nicht nur lesbar	Ist HEXLE Ticket nur lesbar (z. B. nach Ablauf der Testphase), fehlt im Front-Desk der Button Neues Ticket verkaufen, und der Tab Excel/CSV importieren ist gesperrt.
Rechte zum Verkaufen	Die Seite Tickets verkaufen braucht das Recht p1.ticket.create und zum Laden der Tickettypen p1.tickettype.list (sonst erscheint „Fehler beim Laden der Tickettypen.“), das Verkaufen selbst zusätzlich p1.ticket.bulk.sell. Siehe Lizenzen, Module und Rechte.
Richtiger Shop ausgewählt	Der Import verkauft immer in den Shop, der unten in der Seitenleiste ausgewählt ist, und kennt nur dessen Tickettypen.
Breiter Bildschirm	Auf Bildschirmen unter 768 Pixel Breite fehlt der Button Neues Ticket verkaufen.

Die Datei vorbereiten

Dateiformate

Erlaubt sind .csv und .xlsx. Die Dateiauswahl nimmt auch .xls an; Dateien im alten Excel-Format 97–2003 kann HEXLE Ticket aber nicht lesen (Meldung „Excel-Datei konnte nicht gelesen werden …“). Speichern Sie solche Dateien vorher als .xlsx oder .csv. Bei CSV-Dateien erkennt HEXLE Ticket das Trennzeichen selbst, Komma und Semikolon funktionieren beide. Bei Excel-Dateien liest HEXLE Ticket das erste Arbeitsblatt, das Daten enthält. Leere Zeilen überspringt der Import.

Spalten

Die Datei braucht je Zeile diese Angaben. Reihenfolge und Spaltennamen sind frei, Sie ordnen die Spalten im Import zu.

Angabe	Pflicht	Inhalt
Name	ja	Name des Käufers, z. B. „Anna Muster“. Er steht in der Bestellung und im Front-Desk in der Spalte Kunde.
E-Mail	ja, siehe Hinweis	E-Mail-Adresse des Käufers. An sie gehen die Tickets.
Tickettyp	ja	Name des Tickettyps genau wie unter Tickets angelegt, z. B. „Einlass gratis“. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Abweichende Bezeichnungen (z. B. „Vollpreis“) ordnen Sie im Import einem Tickettyp zu.
Anzahl	ja	Anzahl der Tickets als ganze Zahl ab 1. Kommazahlen lehnt der Import nicht ab, sondern schneidet sie ab, z. B. wird „2,5“ zu 2 Tickets.

E-Mail-Adresse in jeder Zeile

Der Import lässt die Spalte E-Mail als einzige ohne Zuordnung zu und zeigt Zeilen ohne E-Mail-Adresse in der Vorschau als gültig an. Beim Verkaufen verlangt HEXLE Ticket aber für jeden Käufer eine gültige E-Mail-Adresse. Fehlt sie in einer Zeile oder ist sie ungültig, verkauft HEXLE Ticket keinen einzigen Käufer der Datei. Tragen Sie deshalb in jeder Zeile eine E-Mail-Adresse ein.

Mehrere Tickettypen für einen Käufer: Schreiben Sie je Tickettyp eine eigene Zeile mit derselben E-Mail-Adresse. HEXLE Ticket fasst alle Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse zu einer Bestellung zusammen.

Überschriftenzeile: Hat die erste Zeile Spaltenüberschriften, z. B. „Name;E-Mail;Tickettyp;Anzahl“, lassen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften eingeschaltet. Ohne Überschriften schalten Sie den Haken aus; die Spalten heißen im Import dann „Spalte 1“, „Spalte 2“ usw.

Die Datei aus diesem Beispiel:

Name;E-Mail;Tickettyp;Anzahl
Anna Muster;anna.muster@example.com;Einlass gratis;2
Anna Muster;anna.muster@example.com;Einlass Vor Ort;1
Ben Beispiel;ben.beispiel@example.com;Einlass gratis;1
Clara Test;clara.test@example.com;Einlass Vor Ort;1
Dora Demo;dora.demo@example.com;VIP-Ticket;1

Die letzte Zeile ist absichtlich falsch: Einen Tickettyp „VIP-Ticket“ gibt es im Shop nicht.

Beispieldateien

Im ersten Schritt des Imports stehen unter Beispieldateien herunterladen drei Vorlagen bereit: CSV, Excel (mit Überschrift) und Excel (ohne Überschrift). Alle drei enthalten dieselben fünf Beispielzeilen:

Name	E-Mail	Tickettyp	Anzahl
Max Mustermann	max@example.com	Vollpreis	2
Erika Musterfrau		Ermäßigt	1
Hans Beispiel	hans.beispiel@example.com	Vollpreis	3
Anna Schmidt	anna.schmidt@example.com	Ermäßigt	1
Peter Müller		Vollpreis	1

Nutzen Sie die Vorlagen als Muster für den Aufbau, und ersetzen Sie die Zeilen durch Ihre eigenen Käufer. Die Tickettypen „Vollpreis“ und „Ermäßigt“ gibt es in Ihrem Shop vermutlich nicht; der Import zeigt sie deshalb unter Werte für “Tickettyp” zuordnen als offen. Zwei Zeilen haben keine E-Mail-Adresse. Mit diesen Zeilen würde der Verkauf scheitern (siehe Hinweis oben).

Tickets importieren

1. Öffnen Sie Event-Organisation › Front-Desk und prüfen Sie unten in der Seitenleiste, ob der richtige Shop ausgewählt ist.

2. Klicken Sie auf Neues Ticket verkaufen. Es öffnet sich die Seite Tickets verkaufen. Wechseln Sie in den Tab Excel/CSV importieren. Der Import führt Sie in drei Schritten durch den Verkauf.

3. Schritt 1 „Datei wählen“: Klicken Sie in das Feld CSV oder Excel-Datei oder ziehen Sie die Datei hinein. Lassen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften eingeschaltet, wenn Ihre Datei Überschriften hat. HEXLE Ticket liest die Datei sofort ein und meldet „Datei eingelesen“ mit der Zahl der Zeilen und Spalten (ohne Überschriftenzeile). Klicken Sie auf Weiter.

   

4. Schritt 2 „Spalten zuordnen“: Prüfen Sie, welche Spalte Ihrer Datei zu Name, E-Mail, Tickettyp und Anzahl gehört, und ordnen Sie die Werte der Spalte Tickettyp den Tickettypen zu (siehe Spalten und Tickettypen zuordnen). Klicken Sie auf Weiter.

   

5. Schritt 3 „Vorschau & Verkaufen“: Prüfen Sie die ausgelassenen Zeilen, die Liste der Verkäufe und den Gesamtbetrag (siehe Die Vorschau). Klicken Sie auf Verkaufen.

   

6. HEXLE Ticket fragt nach: „Bitte kassieren Sie … € für … Ticket(s) an … Käufer.“ Bestätigen Sie mit Verkaufen, sobald Sie das Geld haben. Mit Abbrechen kehren Sie zur Vorschau zurück, ohne etwas zu verkaufen.

   

7. Das Fenster Ergebnis zeigt je Käufer, wie viele Tickets er bekommen hat, und die Bestellnummer. Konnte ein Käufer nicht verkauft werden, steht er mit dem Grund unter den Fehlern. Schließen Sie das Fenster mit Schließen.

   

Sobald mindestens ein Käufer verkauft wurde, springt der Import zurück auf Schritt 1. Der Dateiname bleibt im Feld stehen, die Datei ist aber nicht mehr eingelesen, und Weiter ist gesperrt. Entfernen Sie die Datei mit × und wählen Sie die nächste Datei.

Datei nur einmal importieren

HEXLE Ticket prüft nicht, ob eine Datei oder ein Käufer schon importiert wurde. Importieren Sie dieselbe Datei ein zweites Mal, bekommen alle Käufer ein zweites Mal Tickets und E-Mails. Prüfen Sie im Zweifel zuerst im Front-Desk, ob die Tickets schon da sind.

Spalten und Tickettypen zuordnen

Spalten. Für jede Angabe gibt es eine Karte mit einer Auswahl der Spalten Ihrer Datei. HEXLE Ticket wählt passende Spalten selbst aus, wenn die Überschrift dem Namen der Angabe ähnelt; auch gängige Varianten erkennt es, z. B. „Kunde“ oder „Käufer“ für Name, „Mail“ für E-Mail, „Ticket“ oder „Kategorie“ für Tickettyp und „Menge“ für Anzahl. Prüfen Sie die Auswahl trotzdem. Eine zugeordnete Angabe hat einen grünen Haken. Pflichtangaben ohne Spalte sind rot markiert, und Weiter bleibt gesperrt, bis Name, Tickettyp und Anzahl zugeordnet sind. Mit „— nicht zuordnen —“ heben Sie eine Zuordnung auf.

Werte für „Tickettyp“. Sobald die Spalte Tickettyp zugeordnet ist, listet der Bereich Werte für “Tickettyp” zuordnen jeden unterschiedlichen Wert dieser Spalte auf, daneben eine Auswahl mit den Tickettypen des Shops. Archivierte Tickettypen stehen nicht zur Auswahl.

Situation	Was Sie tun
Wert heißt wie ein Tickettyp, z. B. „Einlass gratis“	Nichts, HEXLE Ticket ordnet ihn selbst zu.
Wert weicht ab, z. B. „Vollpreis“	Wählen Sie den passenden Tickettyp aus. Alle Zeilen mit diesem Wert werden dann mit diesem Tickettyp verkauft.
Wert ist Teil eines Tickettyp-Namens oder umgekehrt, z. B. „Einlass“	HEXLE Ticket schlägt den ersten Tickettyp vor, dessen Name den Wert enthält oder im Wert enthalten ist. Leerzeichen, Binde- und Unterstriche sowie Punkte zählen dabei nicht. Prüfen Sie diesen Vorschlag besonders genau.
Wert soll nicht verkauft werden	Lassen Sie „— ausblenden —“ stehen. Die Zeilen erscheinen in der Vorschau als ausgelassen, sofern es keinen Tickettyp mit genau diesem Namen gibt.

Das Etikett … offen zählt die Werte, die noch keinem Tickettyp zugeordnet sind.

Unter der Zuordnung zeigt eine Vorschau (erste 5 Zeile(n)) die ersten Zeilen so, wie sie zugeordnet sind. Ein Warnsymbol vor dem Tickettyp zeigt einen Wert, der noch offen ist.

Die Vorschau

Der dritte Schritt prüft jede Zeile und teilt die Datei in zwei Listen.

Ausgelassene Zeilen. Ein Kasten mit gelbem Warnsymbol „… Zeile(n) werden ausgelassen“ listet die Zeilen, die HEXLE Ticket nicht verkaufen wird, mit dem Grund in der Spalte Warnung:

Warnung	Ursache	Abhilfe
Name fehlt	Die Zeile hat keinen Namen.	Namen in der Datei ergänzen
Tickettyp ”…” nicht gefunden	Der Wert passt zu keinem Tickettyp des Shops und ist nicht zugeordnet.	Im Schritt Spalten zuordnen einen Tickettyp wählen oder die Datei korrigieren
Anzahl ungültig	Die Anzahl fehlt, ist keine Zahl oder ist kleiner als 1.	Anzahl in der Datei korrigieren
Tickettyp erfordert Platzwahl – bitte über die Einkaufsliste verkaufen	Der Tickettyp hat „Platzwahl erforderlich“. Eine Datei enthält keine Plätze.	Diese Tickets in der Einkaufsliste mit Platz verkaufen, siehe Plätze an der Abendkasse wählen

Die übrigen Zeilen verkaufen Sie trotzdem. Wollen Sie die ausgelassenen Zeilen mitverkaufen: Ist nur die Zuordnung falsch, gehen Sie mit Zurück in Schritt 2, korrigieren sie und klicken auf Weiter. Die Vorschau wird dann neu berechnet. Fehler in der Datei korrigieren Sie in der Datei und wählen sie in Schritt 1 neu aus.

Gültige Zeilen. Darunter stehen alle Zeilen, die verkauft werden, mit Name, E-Mail, Tickettyp, Anzahl und Betrag (Σ). Der Betrag rechnet mit dem Vor Ort Preis, wenn der Tickettyp einen hat, sonst mit dem Preis. Im Kasten Gesamt sehen Sie den Betrag, den Sie kassieren, sowie die Anzahl der Tickets und Käufer. Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse zählen als ein Käufer: Im Beispiel ergeben vier Zeilen drei Käufer.

Vor Ort Preis ohne Vor-Ort-Verkauf

Die Vorschau nimmt den Vor Ort Preis auch dann, wenn beim Tickettyp Vor Ort Verkauf aktiv ausgeschaltet ist. Berechnet wird in diesem Fall aber der normale Preis, Vorschau, Gesamt und Rückfrage weichen dann vom Rechnungsbetrag ab. Leeren Sie den Vor Ort Preis, wenn der Vor-Ort-Verkauf aus ist.

Verkaufen ist erst möglich, wenn mindestens eine Zeile gültig ist.

Was beim Verkaufen passiert

Bereich	Wirkung
Bestellung	Je Käufer (gleiche E-Mail-Adresse) entsteht eine Bestellung mit allen seinen Tickets. Im Beispiel bekam Anna Muster eine Bestellung mit zwei Tickets „Einlass gratis“ und einem Ticket „Einlass Vor Ort“.
Zahlung	Die Bestellung gilt als an der Kasse bezahlt. Tickettypen mit Vor Ort Verkauf aktiv kosten den Vor Ort Preis.
Ticketstatus	Die Tickets haben im Front-Desk den Status Kontrolle ausstehend und brauchen beim Einlass keine Zahlung mehr, auch bei Vor-Ort-Tickettypen. Siehe Ticketstatus.
Rechnung und Beleg	Zu jeder Bestellung erstellt HEXLE sofort Rechnung und Beleg, siehe Rechnungen und Belege.
E-Mails an den Käufer	Jeder Käufer bekommt eine E-Mail mit allen Tickets der Bestellung als PDF und einem Link auf seine Bestellung. Zusätzlich schickt HEXLE ihm die Rechnungsunterlagen.
E-Mail an Sie	Ist in der Konfiguration des Shops Benachrichtigung bei neuer Bestellung eingeschaltet, bekommen Sie je Bestellung die E-Mail „Neue Bestellung eingegangen“, siehe Tab „Benachrichtigungen“.
Personalisierung	Importierte Tickets haben keine offene Personalisierung. Bei Tickettypen mit Personalisierung gilt das Ticket beim Einlass erst nach der Personalisierung, siehe Personalisierung im Front-Desk.
Kontingente	Ist ein Kontingent eines Tickettyps voll, fragt HEXLE Ticket „Kontingent überbuchen?“. Die Meldung nennt Kontingent, Tag sowie freie und benötigte Plätze und bei mehreren Käufern, wie viele betroffen sind, z. B. „Betroffen: 2 Käufer.“ (ohne Namen). Mit Trotzdem buchen verkaufen Sie auch diese, sonst werden nur sie nicht verkauft. Siehe Kontingent voll.

Danach stehen die Tickets im Front-Desk ganz oben:

Jeder Käufer für sich

HEXLE Ticket verkauft die Käufer nacheinander und jeden für sich: Entweder bekommt ein Käufer alle seine Tickets oder keines. Scheitert ein Käufer, z. B. weil Sie das Überbuchen eines Kontingents abgelehnt haben, werden die anderen trotzdem verkauft. Das Fenster Ergebnis zeigt die verkauften Käufer unter Erfolg und die gescheiterten mit Grund unter den Fehlern; zusätzlich meldet HEXLE Ticket „… Verkauf(e) fehlgeschlagen“. Verkaufen Sie die gescheiterten Käufer danach einzeln in der Einkaufsliste oder mit einer neuen Datei, die nur sie enthält.

Wann gar nichts verkauft wird

Vor dem Verkauf prüft HEXLE Ticket die ganze Datei auf einmal. Schlägt eine dieser Prüfungen fehl, verkauft HEXLE Ticket keinen Käufer, und das Fenster Ergebnis listet nur die Fehler:

Prüfung	Grenze
E-Mail-Adresse	Jeder Käufer braucht eine gültige E-Mail-Adresse.
Anzahl je Tickettyp	Höchstens 99 Tickets je Tickettyp und Käufer. Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Tickettyp zählen zusammen.

Die Fehlermeldungen sind englisch und nennen die Nummer des Käufers, z. B. „Buyer 2: Email is required“. Gezählt werden die Käufer der Vorschau: Ausgelassene Zeilen fehlen, und Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse zählen einmal. Die Nummer ist also nicht unbedingt die Zeilennummer der Datei. Korrigieren Sie die Datei und importieren Sie sie erneut.

Was der Import nicht prüft

Wie beim Verkauf in der Einkaufsliste prüft HEXLE Ticket beim Import von den Mengengrenzen nur die Kontingente. Max. Verkäufe pro Eventtag, Max. Ticketanzahl und Max. Tickets pro Kunde gelten hier nicht. Behalten Sie die Mengen selbst im Blick, siehe Die kleinste Grenze gewinnt.

Außerdem gilt:

• Sitzplätze und Zusatzleistungen lassen sich nicht importieren. Verkaufen Sie solche Tickets in der Einkaufsliste.
• Im Import stehen alle nicht archivierten Tickettypen des Shops zur Auswahl.

Rechte und Nur-Lesen

Aktion	Recht
Seite Tickets verkaufen öffnen	p1.ticket.create
Tickettypen laden	p1.tickettype.list
Import verkaufen	p1.ticket.bulk.sell

Ist HEXLE Ticket nur lesbar, z. B. nach Ablauf der Testphase, ist der Tab Excel/CSV importieren gesperrt. Siehe Nach Ablauf der Testphase.

Weiterführende Seiten

• Front-Desk: Tickets verwalten – importierte Tickets erneut senden, herunterladen, stornieren
• Verfügbarkeit und Kontingente
• Tickets personalisieren
• Saalplan und Platzwahl
• Zahlung, Storno und Erstattung
• Tickets an der Abendkasse verkaufen