Front-Desk: Tickets verwalten

Wie Sie im Front-Desk alle Tickets eines Shops sehen, den Einlass mitverfolgen und Tickets erneut senden, herunterladen, umbuchen, sperren, stornieren und wiederherstellen.

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Der Front-Desk ist Ihre Ticketliste für den Veranstaltungstag und die Zeit davor. Hier sehen Sie jedes Ticket des ausgewählten Shops, verfolgen mit, wie viele Gäste schon eingelassen wurden, und helfen Kunden, die ihr Ticket nicht finden. Über die Aktionen senden Sie Tickets erneut, laden sie als PDF herunter, ändern Status oder Tickettyp und stornieren Tickets.

Als Beispiel dienen die Shops „Yoga-Festival Sonnenschein“ und „Einlass-Test“.

Front-Desk öffnen

Öffnen Sie Event-Organisation › Front-Desk. Der Front-Desk zeigt immer nur die Tickets des Shops, der unten in der Seitenleiste ausgewählt ist. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob der richtige Shop aktiv ist. Zum Wechseln klicken Sie unten in der Seitenleiste auf die Karte mit dem Shop-Namen; es öffnet sich die Shopauswahl, siehe Shop wechseln.

Der Menüpunkt erscheint nur bei einem BUSINESS-Konto mit dem Modul „Ticket Verkauf & Events“ und dem Recht p1.ticketoverview.list. Welche Rechte die einzelnen Aktionen brauchen, steht unter Lizenzen, Module und Rechte.

Front-Desk mit den Tickets des Shops „Yoga-Festival Sonnenschein“

Die Ticketliste

Jede Zeile ist ein Ticket. Die neuesten Verkäufe stehen oben.

Spalte	Inhalt
Tickettyp	Tickettyp des Tickets
Kunde	Name des Käufers aus der Bestellung. Bei personalisierten Tickets steht hier weiter der Käufer, nicht die Person, auf die das Ticket ausgestellt ist.
Status	Siehe Ticketstatus
Verkauft am	Zeitpunkt des Verkaufs
Letztes Ticketupdate	Bei gescannten Tickets ein Scan-Zeitpunkt, sonst der Zeitpunkt der letzten Änderung am Ticket (z. B. Status- oder Tickettyp-Änderung)
Storniert, Stornogrund	Nur sichtbar, wenn stornierte Tickets eingeblendet sind (siehe Stornierte Tickets einblenden)
Zusatzfelder	Je Zusatzfeld, das In Ticketliste filterbar ist und zu dem es Antworten gibt, eine eigene Spalte

Über das Feld Suchen oben in der Tabelle finden Sie Tickets z. B. nach dem Namen des Kunden.

Zähler „Check-In“

Die Überschrift zeigt Check-In (x / y), also „Eingecheckt / Gesamte Tickets“:

x zählt die Tickets mit dem Status „Einlass gewährt“,
y zählt alle Tickets, die die Liste gerade anzeigt.

Der Zähler richtet sich nach dem, was Sie sehen: Suchen Sie z. B. nach „Lena“, zählt er nur noch deren Tickets. Blenden Sie stornierte Tickets ein, zählen sie in y mit.

Front-Desk des Shops „Einlass-Test“: ein gescanntes Ticket, Zähler „Check-In (1 / 3)“

Automatisch aktualisieren

Ist Automatisch aktualisieren eingeschaltet, lädt der Front-Desk die Liste alle 15 Sekunden neu; der Schalter zählt die Sekunden bis zum nächsten Laden herunter. So sehen Sie während des Einlasses, wie Tickets gescannt werden. Markierte Tickets bleiben beim Neuladen markiert. Der Schalter ist bei jedem Öffnen des Front-Desks wieder eingeschaltet.

Stornierte Tickets einblenden

Stornierte Tickets blendet der Front-Desk standardmäßig aus. Über das Menü ⋯ und Stornierte mit anzeigen holen Sie sie zurück in die Liste; dazu erscheinen die Spalten Storniert und Stornogrund. Mit Stornierte ausblenden verschwinden sie wieder. Beim Umschalten hebt der Front-Desk die Auswahl auf.

Ein storniertes Ticket behält in der Spalte Status seinen letzten Status. Ob es storniert ist, sehen Sie nur in der Spalte Storniert.

Nach Zusatzfeldern filtern

Ist im Unternehmen ein Zusatzfeld In Ticketliste filterbar, finden Sie im Menü ⋯ den Eintrag Zusatzfeld filtern. Wie der Filter funktioniert, steht unter Zusatzfelder: Im Front-Desk nach einer Antwort filtern.

Ticketstatus

Status	Bedeutung	Wie ein Ticket dahin kommt
Kontrolle ausstehend	Das Ticket ist gültig und wurde noch nicht eingelassen.	Nach dem Kauf eines bezahlten oder kostenlosen Tickets, nach dem Bestätigen der Zahlung am Scanner oder per `Status ändern`
Einlass gewährt	Der Gast ist eingelassen. Nur dieser Status zählt im Zähler „Check-In“.	Erfolgreicher Scan am Einlass oder per `Status ändern`
Gesperrt	Der Scanner weist das Ticket ab.	Nur per `Status ändern`
Zahlung ausstehend	Das Ticket ist noch nicht bezahlt.	Online-Bestellung mit Zahlung vor Ort, Verkauf im Front-Desk ohne sofortige Zahlung oder per `Status ändern`

Ein Ticket mit „Zahlung ausstehend“ wird bezahlt, wenn das Einlasspersonal beim Scannen die Zahlung mit Bezahlt bestätigt. Das Ticket steht danach auf „Kontrolle ausstehend“. Mehr dazu in der Scananleitung.

Tickets auswählen und Aktionen

Markieren Sie ein oder mehrere Tickets über die Kästchen links. Erst dann werden die Aktionen aktiv. Ein Teil der Aktionen steht als Button neben Neues Ticket verkaufen, die übrigen öffnen Sie über das Menü ⋯.

Ein Ticket ausgewählt: Status ändern und Stornieren als Buttons, die übrigen Aktionen im Menü ⋯

Aktion	Wofür	Für mehrere Tickets?
`Herunterladen`	Tickets als PDF speichern oder anzeigen	ja
`Erneut senden`	Ticket-PDF noch einmal per E-Mail an den Käufer senden	ja
`Status ändern`	Status von Hand setzen, z. B. sperren	ja
`Tickettyp ändern`	Ticket auf einen anderen Tickettyp umbuchen	ja
`Stornieren`	Ticket stornieren	ja
`Wiederherstellen`	Storniertes Ticket wieder gültig machen	ja
`Personalisierung`	Personalisierung ansehen, einladen, zurücksetzen	nein, genau ein Ticket
`Verlauf`	Scans eines Tickets ansehen	nein, genau ein Ticket

Sie können beliebig viele Tickets auf einmal bearbeiten; HEXLE Ticket schickt sie in Paketen zu je 200 Tickets ab. Klappt eine Aktion nicht für alle Tickets, zeigt ein Fenster „…: Ergebnisse“ je Ticket, was geklappt hat und was nicht.

Den Status eines einzelnen Tickets ändern Sie auch ohne Markieren: Klicken Sie in der Spalte Status auf das farbige Feld.

Auf schmalen Bildschirmen unter 768 Pixel Breite fehlt der Button Neues Ticket verkaufen. In der App für Android und iOS gibt es Herunterladen nicht.

Tickets herunterladen

Markieren Sie die Tickets und wählen Sie Herunterladen. Es öffnet sich Tickets herunterladen.

Schritt 1 von 2: Wählen Sie, was Sie herunterladen: Dialog „Tickets herunterladen“, Schritt 1

Auswahl	Ergebnis
Nur die selektierten Tickets	Nur die markierten Tickets
Alle der Bestellung	Alle Tickets der Bestellungen, zu denen die markierten Tickets gehören. Die Auswahl gibt es nur, wenn mindestens eine dieser Bestellungen weitere Tickets in der Liste hat. Sonst überspringt HEXLE Ticket diesen Schritt.

Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2 von 2, Download-Modus: Wählen Sie, wie Sie die PDFs erhalten: Dialog „Download-Modus“, Schritt 2

Modus	Ergebnis
PDF einzeln herunterladen	Eine PDF-Datei je markiertem Ticket. Bei Alle der Bestellung enthält jede Datei die ganze Bestellung.
PDF anzeigen	Öffnet die PDFs als eine Datei in der Vorschau von HEXLE Ticket. Von dort können Sie sie z. B. drucken.
PDF zusammenführen und herunterladen	Eine einzige PDF-Datei mit allen Tickets. Nur, wenn es mehr als ein Ticket ist.

Klicken Sie auf Bestätigen. Je nach Modus startet der Download oder die Vorschau öffnet sich.

Das PDF ist dasselbe Ticket, das der Käufer per E-Mail bekommen hat, mit demselben QR-Code. Sie können es also ausdrucken oder dem Gast am Bildschirm zeigen, und der Scanner akzeptiert es.

Tickets erneut senden

Hat ein Kunde die E-Mail mit seinen Tickets nicht mehr, schicken Sie sie noch einmal.

Markieren Sie die Tickets und wählen Sie Erneut senden.
Wählen Sie im Dialog Tickets erneut senden:
- Alle der Bestellung (bei mehreren markierten Tickets Alle der Bestellungen): alle Tickets der zugehörigen Bestellungen, die gerade in der Liste stehen,
- Nur die selektierten Tickets: nur die markierten.
Klicken Sie auf Bestätigen.

So kommt die E-Mail an:

Was	Wie
Empfänger	Die E-Mail-Adresse aus der Bestellung. Eine andere Adresse können Sie hier nicht angeben.
Betreff	„Erneute Zustellung: HEXLE Ticket“, Inhalt wie die E-Mail Tickets gekauft
Anhang	Je Ticket eine eigene E-Mail mit dem PDF dieses Tickets. Bei drei Tickets bekommt der Käufer also drei E-Mails.
QR-Code	Bleibt gleich. Bisher verschickte PDFs gelten weiter.

Stornierte Tickets sendet HEXLE Ticket ebenfalls, wenn sie markiert sind oder bei eingeblendeten stornierten Tickets zur Bestellung gehören. Blenden Sie stornierte Tickets vorher aus.

Status ändern

Markieren Sie die Tickets und wählen Sie Status ändern, oder klicken Sie bei einem Ticket direkt auf das Feld in der Spalte Status.
Wählen Sie im Dialog Status auswählen den neuen Status:
Klicken Sie auf Auswählen.

Der neue Status gilt sofort. Der Käufer bekommt keine E-Mail.

So wirkt der von Hand gesetzte Status am Einlass:

Neuer Status	Wirkung
Einlass gewährt	Das Ticket zählt im Zähler „Check-In“. Den Scanner beeinflusst das nicht: Wird das Ticket danach zum ersten Mal gescannt, gilt der Scan als erfolgreich.
Kontrolle ausstehend	Das Ticket zählt nicht mehr als eingelassen. War es schon gescannt, warnt der Scanner beim nächsten Scan trotzdem „bereits gescannt“, weil er sich an frühere Scans erinnert.
Gesperrt	Der Scanner weist das Ticket ab. Heben Sie die Sperre auf, indem Sie wieder „Kontrolle ausstehend“ wählen.
Zahlung ausstehend	Nur eine Markierung in der Liste. Der Scanner prüft die tatsächliche Zahlung: Ein bezahltes Ticket lässt er trotzdem ein.

Tickettyp ändern

Mit Tickettyp ändern buchen Sie Tickets auf einen anderen Tickettyp desselben Shops um, z. B. einen Tagespass von Samstag auf Sonntag.

Markieren Sie die Tickets und wählen Sie Tickettyp ändern.
Klicken Sie im Fenster Tickettyp auswählen auf den neuen Tickettyp. Zur Auswahl stehen alle nicht archivierten Tickettypen des Shops.
Hat der neue Tickettyp denselben Preis, ändert HEXLE Ticket den Tickettyp sofort, sofern Kontingent und Sitzplatz passen.
Scheitert die Änderung, z. B. weil der Preis abweicht, fragt HEXLE Ticket „Tickettypänderung erzwingen?“. Die Rückfrage erscheint bei jedem Fehler außer einem vollen Kontingent, also auch bei gleichem Tickettyp oder einem Sitzplatz-Konflikt. Änderung erzwingen übergeht nur den Preisunterschied; mit Abbrechen bleibt das Ticket unverändert, und das Fenster „Tickettyp-Änderung: Ergebnisse“ nennt den Grund.

Das sollten Sie wissen:

Thema	Was gilt
Preisvergleich	Verglichen wird der normale Preis der Tickettypen, nicht der Vor Ort Preis. Das Fenster zeigt allerdings die Vor-Ort-Preise.
Bestellung und Rechnung	Bleiben unverändert. HEXLE Ticket berechnet keinen Aufpreis und erstattet keine Differenz. Rechnen Sie einen Unterschied selbst mit dem Kunden ab.
QR-Code und E-Mail	Der QR-Code bleibt gleich, der Käufer bekommt keine E-Mail. Ein neu heruntergeladenes oder erneut gesendetes PDF zeigt den neuen Tickettyp.
Gleicher Tickettyp	Wählen Sie den Tickettyp, den das Ticket schon hat, lehnt HEXLE Ticket die Änderung ab. Die Rückfrage „Tickettypänderung erzwingen?“ erscheint trotzdem; auch erzwungen bleibt das Ticket unverändert.
Kontingent	Ist ein Kontingent des neuen Tickettyps voll, fragt HEXLE Ticket „Kontingent überbuchen?“, siehe Kontingent voll. Weicht zusätzlich der Preis ab, scheitert die erzwungene Änderung am vollen Kontingent ohne diese Rückfrage.
Personalisierung	Wechseln Sie auf einen Tickettyp mit Personalisierung, weist der Scanner das Ticket ab, bis es personalisiert ist. Siehe Tickets personalisieren.

Tickets stornieren

Den Button Stornieren gibt es nur, wenn in der Shop-Konfiguration Tickets stornieren erlauben eingeschaltet ist, siehe Shop-Konfiguration, Ticket-Einstellungen.

Markieren Sie die Tickets und wählen Sie Stornieren. Sind alle markierten Tickets schon storniert, ist der Button gesperrt.
Tragen Sie im Dialog Tickets stornieren bei Bedarf einen Grund ein. Er ist freiwillig.
Klicken Sie auf Stornieren.

Beim Stornieren passiert Folgendes:

Was	Wirkung
Liste	Das Ticket verschwindet aus der Liste, solange stornierte Tickets ausgeblendet sind. Der Grund steht in der Spalte Stornogrund.
E-Mail	Der Käufer bekommt die E-Mail Ticket storniert („Ihr Ticket wurde storniert“) mit Event und Tickettyp; ein angegebener Grund steht darin als „Begründung“.
Einlass	Der Scanner weist das Ticket ab.
Plätze und Kontingente	Ein Sitzplatz wird frei, ebenso die Plätze im Kontingent. Siehe So zählt ein Kontingent.
Geld	Das Stornieren im Front-Desk ändert die Bestellung und die Rechnung nicht und löst keine Erstattung aus.

Stornierte Tickets wiederherstellen

Blenden Sie über ⋯ › Stornierte mit anzeigen die stornierten Tickets ein.
Markieren Sie ein storniertes Ticket. Neben Status ändern erscheint Wiederherstellen.
Klicken Sie auf Wiederherstellen.

Das Ticket ist danach wieder gültig, mit demselben QR-Code wie vorher. Der Käufer bekommt keine E-Mail. Sitzplatz und Kontingentplätze werden wieder belegt; ist das Kontingent inzwischen voll, fragt HEXLE Ticket „Kontingent überbuchen?“, siehe Kontingent voll. Ist der Sitzplatz inzwischen anderweitig vergeben, schlägt das Wiederherstellen fehl; das Fenster „Ticket-Wiederherstellung: Ergebnisse“ nennt den Grund.

Personalisierung

Mit Personalisierung sehen Sie bei genau einem markierten Ticket, ob und auf wen es personalisiert ist, laden zur Personalisierung ein oder setzen sie zurück. Alles dazu steht unter Personalisierung im Front-Desk.

Verlauf

Verlauf soll bei genau einem markierten Ticket die Scans auflisten, mit Zeitpunkt, Aktion, Ergebnis („Einlass gewährt“, „Bereits gescannt“ oder „Abgelehnt“) und Benutzer, die neuesten zuerst.

Wenn ein Kunde sein Ticket nicht findet

Kommt ein Gast ohne Ticket an den Einlass oder an den Front-Desk, gehen Sie so vor:

Prüfen Sie unten in der Seitenleiste, ob der Shop des Events ausgewählt ist. Tickets anderer Shops zeigt der Front-Desk nicht.
Suchen Sie im Feld Suchen nach dem Namen. Gesucht wird der Name des Käufers; hat jemand anderes für den Gast gekauft, fragen Sie nach diesem Namen.
Wir empfehlen, sich einen Ausweis zeigen zu lassen, bevor Sie ein Ticket herausgeben.
Geben Sie das Ticket heraus:
- Am Platz: Herunterladen mit PDF anzeigen und den QR-Code am Bildschirm scannen oder ausdrucken.
- Per E-Mail: Erneut senden. Die E-Mail geht nur an die Adresse aus der Bestellung; hat der Gast darauf keinen Zugriff, nutzen Sie den Weg am Platz.
Prüfen Sie den Status: Bei „Zahlung ausstehend“ muss der Gast noch bezahlen, bei „Gesperrt“ oder einem stornierten Ticket ist kein Einlass möglich.

Findet sich kein Ticket, blenden Sie stornierte Tickets ein. Gibt es auch dort keines, können Sie an der Abendkasse ein neues verkaufen.

Weiterführende Seiten

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