Leistungen verwalten

Leistungen sind das, was Ihre Kunden bei einem Serviceangebot buchen, z. B. „Massage 30 min“ oder „Haarschnitt“. Jede Leistung bringt ihre eigene Dauer und ihren eigenen Preis mit. Sie legen die Leistungen einmal zentral im Leistungskatalog an und ordnen sie danach einem oder mehreren Serviceangeboten zu. Als Beispiel dient das „Studio Sonnenschein“ mit den Leistungen „Massage 30 min“, „Massage 60 min“ und „Fußreflexzonen“.

Nur für Serviceangebote

Leistungen gibt es nur für Serviceangebote. Kurs- und Terminangebote verwenden sie nicht. Wie Sie ein Serviceangebot anlegen und die Leistungen dort zuordnen, lesen Sie unter (siehe Serviceangebot anlegen)„Serviceangebot anlegen“.

Die Seite „Leistungen“

Sie finden den Katalog in HEXLE Bookings unter Stammdaten › Leistungen. Links steht die Tabelle mit allen Leistungen, rechts die Details der gewählten Leistung in drei Tabs: Allgemein, Mitarbeiter und Zusatzfelder.

Die Tabelle zeigt Name, Kategorie, Dauer, Preis, Steuersatz, Online buchbar und Aktiv. Sortiert ist sie nach der Reihenfolge und danach nach dem Namen. In derselben Reihenfolge erscheinen die Leistungen auch in der Online-Buchung.

Über die Symbole oben im Tab Allgemein können Sie die Leistung bearbeiten, löschen oder duplizieren. Beim Duplizieren entsteht eine Kopie mit den Angaben aus dem Tab Allgemein und dem Namen „Kopie von …“. Je nach Ihrer Einstellung öffnet sie sich zum Anpassen oder wird sofort gespeichert. Mitarbeiter und Zusatzfelder ordnen Sie der Kopie neu zu.

Neue Leistung anlegen

1. Klicken Sie auf Neue Leistung. Rechts öffnet sich ein leeres Formular.
2. Füllen Sie in der Gruppe Leistung mindestens Name und Dauer aus. Mit einem Preis über 0 € wird auch der Steuersatz zur Pflicht.
3. Prüfen Sie die Gruppe Online-Buchung & Storno. Online buchbar, Mit anderen Leistungen kombinierbar und Aktiv sind bei einer neuen Leistung bereits eingeschaltet.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Leistung erscheint in der Tabelle. Damit Kunden sie buchen können, ordnen Sie sie noch einem Serviceangebot zu.

Felder der Gruppe „Leistung“

Feld	Pflicht	Grenzen	Was es bewirkt
Name	ja	höchstens 200 Zeichen	Name in der Online-Buchung, in der Buchung und in den E-Mails. Jeder Name darf in Ihrem Unternehmen nur einmal vorkommen.
Kategorie	nein	höchstens 100 Zeichen	Freitext. Unter dem Feld sehen Sie die Kategorien, die Sie schon verwendet haben. In der Online-Buchung stehen Leistungen mit derselben Kategorie unter einer gemeinsamen Überschrift.
Dauer	ja	5 Minuten bis 12 Stunden	Eingabe z. B. als 30m oder 1h. Die Dauer bestimmt, wie lange der gebuchte Termin dauert (siehe Was die Dauer bewirkt).
Preis	nein	ab 0 €	Preis dieser Leistung. Kunden sehen ihn bei der Auswahl.
Steuersatz	nur mit Preis über 0 €	Steuersätze aus HEXLE Core	Der Prozentsatz erscheint in der Online-Buchung beim Gesamtpreis als „inkl. x % USt“. Steuersätze pflegen Sie in HEXLE Core unter Stammdaten › Steuersätze.
Beschreibung	nein	höchstens 5.000 Zeichen	Kurzer Text, der in der Online-Buchung unter der Leistung steht.
Reihenfolge	nein	Zahl ab 0	Kleinere Zahlen stehen weiter oben, in der Tabelle und in der Online-Buchung. Bei gleicher Zahl entscheidet der Name.

Ein Bild können Sie an einer Leistung nicht hinterlegen. Das Bild im Kopf der Online-Buchung legen Sie am Serviceangebot fest.

Nutzen Sie auch HEXLE LZE, erscheint zusätzlich das Feld LZE-Leistung. Damit verknüpfen Sie die Leistung mit einer aktiven Leistung aus HEXLE LZE.

Felder der Gruppe „Online-Buchung & Storno“

Feld	Standard	Was es bewirkt
Online buchbar	an	Aus: Die Leistung erscheint nicht in der Online-Buchung. Ihr Team kann sie weiterhin eintragen.
Mit anderen Leistungen kombinierbar	an	Aus: Diese Leistung ist nur allein buchbar, auch wenn das Serviceangebot mehrere Leistungen pro Termin erlaubt. In der Online-Buchung steht dann „Nur einzeln buchbar“. Wählt ein Kunde sie, wird seine bisherige Auswahl ersetzt.
Aktiv	an	Aus: Die Leistung ist außer Betrieb und erscheint nicht in der Online-Buchung. Sie bleibt im Katalog und in den Serviceangeboten zugeordnet.
Stornofrist (Stunden vor Termin)	leer	0 bis 720 Stunden. Bis so viele Stunden vor Terminbeginn können Kunden über den Link in der Buchungsmail selbst stornieren oder verschieben. Leer = es gilt die Stornofrist des Serviceangebots, ohne eine solche bis Terminbeginn.
Stornobedingungen	leer	Höchstens 5.000 Zeichen. Kunden sehen den Text vor dem Buchen im Hinweis „Stornobedingungen“.

Leer oder 0

Lassen Sie die Stornofrist leer, gilt die Frist des Serviceangebots. Tragen Sie dagegen 0 ein, hat die Leistung eine eigene Frist „bis Terminbeginn“, und diese geht der Frist des Serviceangebots vor.

Was die Einstellungen bewirken

Was die Dauer bewirkt

• Terminlänge: Ein online gebuchter Termin dauert genau so lange wie die Leistung. Eine Termindauer am Serviceangebot gibt es nicht.
• Mehrere Leistungen: Erlaubt das Serviceangebot mehrere Leistungen pro Termin, werden Dauer und Preis addiert. Beispiel: „Massage 30 min“ (30 Minuten, 39 €) und „Fußreflexzonen“ (45 Minuten, 49 €) ergeben einen Termin von 75 Minuten für 88 €.
• Freie Zeiten: HEXLE Bookings bietet nur Beginnzeiten an, zu denen die gesamte Dauer in die Arbeitszeit eines passenden Mitarbeiters und in einen Buchungszeitraum passt.

Welche Stornofrist gilt

Situation	Es gilt …
Die gebuchte Leistung hat eine eigene Stornofrist.	die Stornofrist der Leistung
Mehrere Leistungen in einem Termin, mindestens eine mit eigener Frist	die strengste, also längste Frist dieser Leistungen. Vor dem Buchen sehen Kunden die Stornobedingungen aller gewählten Leistungen.
Keine gebuchte Leistung hat eine eigene Frist	die Stornofrist für Kunden des Serviceangebots
Weder Leistung noch Serviceangebot haben eine Frist	Stornieren ist bis Terminbeginn möglich.

Nach Ablauf der Frist können Kunden nicht mehr selbst stornieren oder verschieben. Dann hilft nur noch Ihr Team.

Anzeige vor dem Buchen

Die Online-Buchung zeigt vor dem Buchen derzeit nur die Fristen der Leistungen an. Hat keine gewählte Leistung eine eigene Frist, sehen Ihre Kunden dort keinen Hinweis, obwohl die Frist des Serviceangebots gilt. Das wird mit BOOK-473 behoben.

Wann eine Leistung online erscheint

Kunden sehen eine Leistung in der Online-Buchung nur, wenn alle Punkte zutreffen:

• Die Leistung ist Aktiv und Online buchbar.
• Sie ist dem Serviceangebot zugeordnet, und das Serviceangebot ist Aktiv.

Darf kein aktiver Mitarbeiter des Serviceangebots die Leistung ausführen, ist sie zwar sichtbar, es gibt aber keine freien Zeiten.

Für den Setup-Schritt „Online buchbare Leistung zuordnen“ eines Serviceangebots zählt nur eine Leistung, die aktiv und online buchbar ist.

Tab „Mitarbeiter“: wer die Leistung ausführt

Im Tab Mitarbeiter legen Sie fest, welche Mitarbeiter diese Leistung ausführen dürfen. Ziehen Sie Mitarbeiter von Mitarbeiter nach Dürfen diese Leistung ausführen oder markieren Sie sie und verwenden Sie die Pfeile. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

• Niemand ausgewählt bedeutet: alle Mitarbeiter dürfen die Leistung ausführen. Das zeigt auch der Hinweis „Alle Mitarbeiter“. Entfernen Sie den letzten Mitarbeiter, fragt HEXLE Bookings vorher nach.
• Gebucht werden können trotzdem nur Mitarbeiter, die dem jeweiligen Serviceangebot zugeordnet und dort aktiv sind.
• Bucht ein Kunde mehrere Leistungen in einem Termin, kommen nur Mitarbeiter in Frage, die alle gewählten Leistungen ausführen dürfen.
• Mitarbeiter, die in HEXLE Core deaktiviert sind, können nicht zugeordnet werden. Sind sie schon zugeordnet, zeigt der Tab einen Hinweis. Beim nächsten Speichern werden sie nach Rückfrage entfernt.
• Die Mitarbeiter selbst, ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten pflegen Sie in HEXLE Core. Der Button Stammdatenpflege führt dorthin. Siehe Mitarbeiter-Stammdaten pflegen.

Tab „Zusatzfelder“: Fragen je Leistung

Im Tab Zusatzfelder wählen Sie Felder aus, die Kunden bei der Buchung dieser Leistung zusätzlich zu den Zusatzfeldern des Serviceangebots ausfüllen, z. B. „Allergien“ bei einer Massage. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

1. Wählen Sie unter Zusatzfeld hinzufügen ein Feld aus. Zur Auswahl stehen die aktiven Zusatzfelder aus HEXLE Core. Neue Felder legen Sie dort an, der Button Stammdatenpflege führt hin.
2. Legen Sie je Feld fest, ob es Pflicht ist: Standard übernimmt die Einstellung des Felds in HEXLE Core, Immer Pflicht oder Nie Pflicht überschreibt sie für diese Leistung.
3. Ändern Sie die Reihenfolge per Drag & Drop oder mit den Pfeilen. Über das Kreuz entfernen Sie ein Feld wieder.

Einer Leistung können Sie höchstens 100 Zusatzfelder zuordnen. In der Online-Buchung erscheinen die Felder im Schritt Zusatzinfos: zuerst die des Serviceangebots, danach die der gewählten Leistungen. Jedes Feld kommt nur einmal vor. Ist es an einer Stelle Pflicht, ist es Pflicht.

Leistung ändern, deaktivieren oder löschen

Ändern

Klicken Sie im Tab Allgemein auf das Bearbeiten-Symbol, ändern Sie die Felder und speichern Sie. Bestehende Buchungen behalten Name, Dauer, Preis und Steuersatz, die zum Zeitpunkt der Buchung galten. Neue Werte gelten nur für neue Buchungen.

Deaktivieren

Schalten Sie Aktiv oder Online buchbar aus, wenn Sie eine Leistung nur vorübergehend nicht anbieten möchten:

• Kunden können die Leistung nicht mehr online buchen.
• Die Zuordnungen zu Serviceangeboten, Mitarbeitern und Zusatzfeldern bleiben erhalten. Wenn Sie die Leistung wieder einschalten, ist sie sofort wieder buchbar.
• Ihr Team kann die Leistung weiterhin eintragen.
• Bestehende Buchungen bleiben gültig. Ist die Leistung inaktiv, können Kunden ihren Termin aber nicht mehr selbst über den Link in der Buchungsmail verschieben. Dafür müssen sie sich an Sie wenden.

Löschen

1. Wählen Sie die Leistung aus und klicken Sie im Tab Allgemein auf das Löschen-Symbol.
2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Löschen.

Was beim Löschen passiert:

Was	Folge
Leistungskatalog	Die Leistung verschwindet aus der Tabelle. Den Namen können Sie danach für eine neue Leistung wieder verwenden.
Serviceangebote	Die Leistung wird aus allen Serviceangeboten entfernt. War sie die einzige online buchbare Leistung eines Angebots, gibt es dort keine buchbare Leistung mehr.
Mitarbeiter und Zusatzfelder	Die Zuordnungen der Leistung werden entfernt.
Bestehende Buchungen	Bleiben erhalten, mit Name, Dauer und Preis von damals. Kunden können solche Termine aber nicht mehr selbst über den Link in der Buchungsmail verschieben.

Achtung

Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Möchten Sie eine Leistung nur pausieren, schalten Sie stattdessen Aktiv aus.

Weiterführende Seiten

• Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings
• Mitarbeiter-Stammdaten pflegen Siehe auch: Serviceangebot anlegen, Service-Buchungen.