Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?

Alle E-Mails, die HEXLE Bookings an Ihre Kunden und an Sie als Inhaber verschickt, je Angebotsart, mit Auslöser und zugehöriger Einstellung.

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HEXLE Bookings verschickt E-Mails an zwei Empfängergruppen: an Ihre Kunden (Teilnehmer eines Kurses bzw. Personen, die einen Termin gebucht haben) und an Sie als Inhaber. Manche E-Mails gehen bei jeder Buchung raus, andere nur, wenn Sie sie am Angebot oder in der Konfiguration einschalten. Auf dieser Seite sehen Sie, welche E-Mail wann kommt und wo Sie sie steuern.

Die Angebotsarten heißen in der App Kursangebot, Terminangebot und Serviceangebot. In den Tabellen steht „Kurs“, „Termin“ und „Service“.

Grundregel für automatische E-Mails

Automatische E-Mails sind alle, die HEXLE Bookings zeitgesteuert verschickt: Erinnerungen, Nachfass-E-Mails und die Hinweise an Inhaber. Für sie gilt:

Sie gehen nur bei aktiven Angeboten raus, also mit dem Status „Aktiv“ oder „Ausgebucht“. Inaktive, archivierte und abgesagte Angebote verschicken keine automatischen E-Mails.
Abgesagte Kurstermine lösen keine Erinnerung und keine Nachfass-E-Mail aus.
Erinnerungen und Nachfass-E-Mails erhalten nur Kunden mit bestätigter Anmeldung bzw. Buchung. Die Nachfass-E-Mail zu einem Termin erhalten zusätzlich Buchungen mit Status „Abgeschlossen“.
Jede automatische E-Mail geht pro Termin nur einmal raus. Verschieben Sie einen Servicetermin auf eine andere Startzeit, gelten Erinnerung und Nachfass-E-Mail für den neuen Zeitpunkt erneut.
Nachfass-E-Mails und der Hinweis „Anwesenheit noch nicht erfasst“ werden höchstens 48 Stunden nachgeholt. Schalten Sie die Einstellung später ein, gibt es keine E-Mails für länger zurückliegende Termine.

E-Mails, die eine Aktion auslöst (Buchung, Bestätigung, Absage), hängen nicht vom Angebotsstatus ab.

E-Mails an Ihre Kunden

E-Mail (Betreff)	Wann	Kurs	Termin	Service	Einstellung
Ihre Buchungsbestätigung	Nach einer Online-Buchung oder wenn Sie selbst eine Buchung anlegen. Bei einem Walk-in im Servicekalender nur, wenn Sie dort eine E-Mail-Adresse eintippen. Außerdem, wenn Sie beim Link „Termin verwalten“ auf `Per E-Mail senden` klicken.	–	✅	✅	–
Ihr Termin ist bestätigt	Sie bestätigen eine ausstehende Buchung eines Terminangebots.	–	✅	–	–
Ihre Buchung wurde aktualisiert	Sie ändern eine Buchung und beantworten die Frage „Kunde informieren?“ mit `Ja, informieren`. Beim Verschieben einer Buchung per Drag & Drop im Kalender geht sie immer raus.	–	✅	✅	Abfrage beim Speichern
Ihr Termin wurde verschoben	Sie verschieben einen Termin im Servicekalender mit eingeschaltetem „Kunden per E-Mail benachrichtigen“, oder der Kunde verschiebt selbst über „Termin verwalten“.	–	–	✅	Schalter im Servicekalender
Ihre Buchung wurde abgesagt	Sie stornieren eine Buchung mit eingeschaltetem „Kunde per E-Mail benachrichtigen“, der Kunde storniert selbst über „Termin verwalten“, oder Sie sagen den Buchungszeitraum ab, in dem die Buchung liegt.	–	✅	✅	Schalter beim Stornieren
Erinnerung an Ihre Buchung	Die eingestellte Zeit vor jedem Kurstermin bzw. vor dem gebuchten Termin.	✅	✅	–	Erinnerungs-E-Mail vor Beginn
Erinnerung an Ihren Termin	Die eingestellte Zeit vor dem gebuchten Servicetermin.	–	–	✅	Erinnerungs-E-Mail vor Beginn
Wie war Ihr Termin?	Die eingestellte Zeit nach dem Ende des Termins.	–	✅	✅	Nachfass-E-Mail nach Ende
Wie war Ihr Kurs?	Einmal, die eingestellte Zeit nach dem letzten Kurstermin.	✅	–	–	Nachfass-E-Mail nach Ende und Nachfass-E-Mail nur nach dem letzten Kurstermin
Ihre Kursanmeldung	Nach der Anmeldung, solange sie noch ausstehend ist oder auf der Warteliste steht.	✅	–	–	–
Ihre Kursbestätigung	Die Anmeldung wird bestätigt: automatisch oder nach erfolgter Online-Zahlung. Kursanmeldungen auf der Warteliste rücken nicht automatisch nach. Wenn Sie von Hand bestätigen, nur mit eingeschalteter Einstellung. Außerdem jederzeit über `Kursbestätigung senden`.	✅	–	–	Kursbestätigung auch beim manuellen Bestätigen senden
Zahlungsaufforderung für Ihre Kursbuchung	Zahlungsaufforderung mit Link zum Online-Checkout, automatisch bei der Bestätigung oder über `Zahlung anfordern`.	✅	–	–	Zahlung
Zahlungsinformationen für Ihre Kursbuchung	Zahlungsaufforderung mit Ihren Bankdaten und QR-Code, wenn als Zahlung „Bar oder Überweisung“ eingestellt ist.	✅	–	–	Zahlung
Ihre Kursumbuchung	Sie buchen eine Anmeldung in einen anderen Kurs um.	✅	–	–	–
Termin abgesagt	Sie sagen einen Kurstermin ab. Der Grund, den Sie angeben, steht in der E-Mail.	✅	–	–	–
Ihre Kursbescheinigung	Sie versenden eine Bescheinigung. Die Bescheinigung hängt als PDF an.	✅	–	–	–

Was Ihre Kunden in den E-Mails sehen

Kalendereintrag: Buchungsbestätigung, Bestätigung, Änderung und Verschiebung eines Termins enthalten eine Kalenderdatei (.ics). Kursanmeldung und Kursbestätigung enthalten alle aktiven Kurstermine als Kalenderdatei.
Ihre Vereinbarungen als PDF: Kursanmeldung, Kursbestätigung und die Buchungsbestätigung von Termin- und Serviceangeboten enthalten die Dokumente, die Sie am Angebot im Tab Vereinbarungen hinterlegt haben: AGB, Kursvereinbarung und Widerrufsbelehrung, jeweils als eigenes PDF. Das gilt auch für kostenlose Kurse.
Vertragsinformationen: Bei einer kostenpflichtigen Buchung, die nicht über den Online-Checkout bezahlt wird, steht in der Bestätigung ein Kasten „Vertragsinformationen“. Er nennt Anbieter, Kontakt, Leistung, Gesamtpreis, Zahlungsweg und Ihren Hinweis zum Rücktritts- bzw. Widerrufsrecht. Das betrifft Kurse mit Preis, etwa mit der Zahlung „Bar oder Überweisung“, und Servicetermine mit Preis („Zahlung vor Ort“). Ist als Rücktrittsrecht „14 Tage“ gewählt und eine Widerrufsbelehrung hinterlegt, verweist der Kasten auf den Anhang. Bei kostenlosen Kursen fehlt der Kasten.
Bankdaten: Bei Kursen mit der Zahlung „Bar oder Überweisung“ enthält die Kursbestätigung einer automatisch bestätigten Anmeldung Ihre Bankverbindung samt QR-Code. Andernfalls erhalten Teilnehmer die Bankdaten mit der E-Mail „Zahlungsinformationen für Ihre Kursbuchung“, etwa wenn Sie Zahlung anfordern verwenden.
„Termin verwalten“: Buchungsbestätigung, Bestätigung, Verschiebung und die Erinnerung an einen Servicetermin enthalten einen Kasten „Termin verwalten“. Er nennt die Frist, bis zu der der Kunde online stornieren kann, und den Link Termin verwalten oder stornieren. Bei Terminangeboten kann der Kunde dort stornieren, bei Serviceangeboten auch verschieben. Kursanmeldungen haben keinen solchen Link.
Ihr eigener Text: Was Sie als Erinnerungstext bzw. Text der Nachfass-E-Mail eintragen, steht zusätzlich in der jeweiligen E-Mail.

Siehe auch: Kursangebot anlegen und verwalten, So buchen Ihre Kunden online.

E-Mails an Sie als Inhaber

E-Mail (Betreff)	Wann	Kurs	Termin	Service	Einstellung
Neue Buchung eingegangen	Eine neue Buchung kommt online herein oder Sie legen selbst eine Buchung an. Ein Walk-in im Servicekalender löst sie nicht aus.	–	✅	✅	–
Neue Kursanmeldung eingegangen	Eine neue Anmeldung kommt herein, auch wenn Sie selbst einen Teilnehmer hinzufügen. Bei Online-Zahlung direkt bei der Anmeldung erst nach dem Zahlungseingang.	✅	–	–	–
Buchung wurde aktualisiert	Wie „Ihre Buchung wurde aktualisiert“.	–	✅	✅	Abfrage beim Speichern
Termin wurde verschoben	Der Kunde verschiebt seinen Termin selbst über „Termin verwalten“.	–	–	✅	–
Termin vom Kunden storniert	Der Kunde storniert selbst über „Termin verwalten“. Gibt er einen Grund an, steht er in der E-Mail.	–	✅	✅	–
Erinnerung: Bevorstehende Buchung	Gleichzeitig mit der Erinnerung an die Kunden.	✅	✅	✅	Erinnerungs-E-Mail vor Beginn und Erinnerung auch an Inhaber senden
Nachverfolgung: Buchung abgeschlossen	Gleichzeitig mit „Wie war Ihr Termin?“.	–	✅	✅	Nachfass-E-Mail nach Ende und Nachfass-E-Mail auch an Inhaber senden
Nachverfolgung: Kurs abgeschlossen	Gleichzeitig mit „Wie war Ihr Kurs?“.	✅	–	–	wie „Wie war Ihr Kurs?“ und Nachfass-E-Mail auch an Inhaber senden
Anwesenheit noch nicht erfasst	Einmal nach einem Kurstermin, wenn für bestätigte Teilnehmer noch keine Anwesenheit erfasst ist. Wer sich selbst abgemeldet hat, zählt nicht.	✅	–	–	Hinweis „Anwesenheit noch nicht erfasst“ am Angebot und in der Konfiguration
Ihr Terminangebot endet bald	Drei, zwei und eine Woche bevor der letzte Buchungszeitraum des Angebots endet.	–	✅	–	Hinweis „Angebot endet bald“ am Angebot und in der Konfiguration

Zu „Ihr Terminangebot endet bald“:

Kommt ein Angebot erst kurz vor Ende in den Drei-Wochen-Zeitraum, erhalten Sie nur eine E-Mail statt mehrerer.
Über den Link in der E-Mail stoppen Sie die restlichen Erinnerungen für dieses Angebot.
Legen Sie neue Buchungszeiträume an, beginnt die Abfolge für das neue Ende von vorn, auch wenn Sie die vorherige gestoppt hatten.

An welche Adresse gehen Inhaber-E-Mails?

Inhaber-E-Mails gehen an alle aktiven Inhaber des Unternehmens, jeweils einzeln. Als Adresse verwendet HEXLE Bookings die E-Mail aus dem Mitarbeiter-Datensatz des Inhabers in HEXLE Core. Ist dort keine eingetragen, geht die E-Mail an die Adresse des HEXLE-Kontos. Wie Sie Mitarbeiterdaten pflegen, lesen Sie unter Mitarbeiter.

Inhaber-E-Mails sind immer in der Sie-Form geschrieben und enthalten nie den Link „Termin verwalten“ Ihres Kunden.

Wo Sie die E-Mails einstellen

Am Angebot: Programmverhalten

Öffnen Sie das Angebot, wechseln Sie in den Tab Programmverhalten und klicken Sie auf Bearbeiten.

Programmverhalten mit den Abschnitten „E-Mail Erinnerungen“ und „Nachfolge E-Mails“

Abschnitt	Feld	Wirkung
E-Mail Erinnerungen	Erinnerungs-E-Mail vor Beginn	So lange vor Beginn kommt die Erinnerung. Leer heißt: keine Erinnerung.
E-Mail Erinnerungen	Erinnerung auch an Inhaber senden	Alle aktiven Inhaber erhalten eine Kopie der Erinnerung.
E-Mail Erinnerungen	Erinnerungstext	Zusätzlicher Text in der Erinnerung, an Kunden und Inhaber.
E-Mail Erinnerungen	Erinnerung nur vor dem ersten Kurstermin (bei Terminangeboten „… dem ersten Zeitfenster“)	Kurs: Erinnert wird nur vor dem ersten Termin des Kurses. Termin: wirkt nur bei Buchungen mit mehreren Zeitfenstern, die Ihr Team angelegt hat.
Nachfolge E-Mails	Nachfass-E-Mail nach Ende	So lange nach dem Ende kommt die Nachfass-E-Mail. Leer heißt: keine.
Nachfolge E-Mails	Nachfass-E-Mail auch an Inhaber senden	Alle aktiven Inhaber erhalten eine Kopie.
Nachfolge E-Mails	Text der Nachfass-E-Mail	Zusätzlicher Text in der Nachfass-E-Mail, an Kunden und Inhaber.
Nachfolge E-Mails	Nachfass-E-Mail nur nach dem letzten Kurstermin (bei Terminangeboten „… dem letzten Zeitfenster“)	Kurs: Ohne diesen Schalter gibt es keine Nachfass-E-Mail. Termin: wirkt nur bei Buchungen mit mehreren Zeitfenstern.
Hinweise an Inhaber	Hinweis „Anwesenheit noch nicht erfasst“	Nur bei Kursangeboten. Standardmäßig eingeschaltet.
Hinweise an Inhaber	Hinweis „Angebot endet bald“	Nur bei Terminangeboten. Standardmäßig eingeschaltet.
Allgemein	Kursbestätigung auch beim manuellen Bestätigen senden	Nur bei Kursangeboten und nur sichtbar, wenn Anmeldungen nicht automatisch bestätigt werden.

Abschnitt „Hinweise an Inhaber“ im Programmverhalten eines Kursangebots

Bei Serviceangeboten fehlen die Schalter „nur vor dem ersten …“ bzw. „nur nach dem letzten …“ und der Abschnitt Hinweise an Inhaber. Online-Buchungen haben dort immer genau ein Zeitfenster.

Firmenweit: Konfiguration › Hinweise an Inhaber

Unter Konfiguration im Tab Hinweise an Inhaber schalten Sie die beiden Inhaber-Hinweise für alle Angebote auf einmal ab. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Schalter zu ändern.

Konfiguration, Tab „Hinweise an Inhaber“

Schalter	Gilt für	Standard
Anwesenheit noch nicht erfasst	Kursangebote	eingeschaltet
Angebot endet bald	Terminangebote	eingeschaltet

Sie sehen nur die Schalter, für die Ihr Unternehmen das passende Modul hat: „Anwesenheit noch nicht erfasst“ mit Kursangeboten, „Angebot endet bald“ mit Terminangeboten. Zum Ansehen und Ändern brauchen Sie die passenden Rechte für die Benachrichtigungseinstellungen.

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