Welche E-Mails verschickt HEXLE Ticket?

Alle E-Mails, die HEXLE Ticket an Käufer, an Ticketinhaber und an Sie als Veranstalter verschickt, mit Betreff, Auslöser, Empfänger und Anhang.

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HEXLE Ticket verschickt E-Mails an drei Empfängergruppen: an Käufer, also die Person, die bestellt hat, an Ticketinhaber, die ein Ticket über die Personalisierung auf ihren Namen bekommen, und an Sie als Veranstalter. Die meisten E-Mails löst ein Kauf oder eine Aktion im Front-Desk aus. Nur die beiden E-Mails an Sie zu Bestellungen und Verkäufen schalten Sie im Shop selbst ein. Auf dieser Seite sehen Sie, welche E-Mail wann kommt, wer sie bekommt und was darin steht.

Was jede einzelne E-Mail für den Empfänger bedeutet, steht zusätzlich in der HEXLE-weiten Übersicht E-Mail-Benachrichtigungen, Abschnitt HEXLE Ticket. Auf diese Übersicht verweist auch der Link „Wieso erhalte ich diese Nachricht?“ unten in jeder E-Mail.

Grundregeln

Du oder Sie: E-Mails an Käufer und Ticketinhaber schreibt HEXLE Ticket in der Anrede, die Sie in HEXLE Core unter Unternehmen › Firmendaten, Bereich Darstellung & Kontakt, im Feld Kundenbegrüßung gewählt haben („Du (informal)“ oder „Sie / Ihr (formal)“). Ausnahme: „Ihre Unterlagen zu Bestellung …“ ist immer in der Sie-Form. Auch die E-Mails an Sie als Veranstalter sind immer in der Sie-Form.
Eine E-Mail pro Vorgang: Sie werden nicht gebündelt. Stornieren Sie z. B. drei Tickets, bekommt der Käufer drei E-Mails.
Name des Events: Fast alle E-Mails nennen den Event Name aus der Shop-Konfiguration, nur „Ihr neuer Ticketshop“ nennt den Shop Name. In den E-Mails an Sie steht der Shop Name auch dann, wenn noch kein Event Name eingetragen ist.
Abmelden: Unten in jeder E-Mail steht „Von diesen E-Mails abmelden“. Bei E-Mails rund um Kauf, Ticket und Personalisierung ist eine Abmeldung nicht möglich, der Link öffnet nur eine Erklärung. Abmelden lassen sich nur die drei E-Mails an Sie (Shop erstellt, neue Bestellung, Verkaufsbericht). Wer sich abmeldet, bekommt an diese Adresse keine dieser drei E-Mails mehr, für alle Shops.

E-Mails an Käufer

E-Mail (Betreff)	Wann	Inhalt und Anhang
Ihre Ticketbestellung	Nach einem Online-Kauf, wenn kein Ticket der Bestellung auf die Personalisierung wartet. Außerdem bei jedem Verkauf an der Abendkasse und für jeden Käufer eines Excel/CSV-Imports.	Alle Tickets der Bestellung in einer PDF-Datei, der Button `Zur Bestellung` und, falls verfügbar, die Links für Wallet-Pässe.
Ihre Ticketbestellung (ohne PDF)	Nach einem Online-Kauf, wenn mindestens ein Ticket auf die Personalisierung wartet.	Kein PDF. Je wartendem Ticket der Tickettyp und ein Link „Ticket personalisieren“, der Link zur Bestellung und „Abschluss bitte bis:“ mit der Frist des Shops („—“ ohne Frist). Das PDF folgt nach der Personalisierung, siehe Nach dem Online-Kauf.
Ihre Unterlagen zu Bestellung … (mit Bestellnummer)	Zu jeder abgeschlossenen Bestellung, einmal: online bezahlt, gratis, mit Zahlung vor Ort oder an der Abendkasse.	Rechnung und Beleg als zwei PDF-Dateien. Siehe Rechnungen und Belege.
Erneute Zustellung: HEXLE Ticket	Sie klicken im Front-Desk auf `Erneut senden`.	Je Ticket eine eigene E-Mail mit dem PDF dieses Tickets, sonst wie „Ihre Ticketbestellung“. Siehe Tickets erneut senden.
Ihr Ticket wurde storniert	Sie stornieren ein Ticket im Front-Desk.	Event und Tickettyp, ein angegebener Grund als „Begründung: …“ und der Hinweis, sich bei Fragen an den Veranstalter zu wenden. Kein Anhang. Siehe Tickets stornieren.
Ticket wurde personalisiert	Jemand hat ein Ticket aus der Bestellung personalisiert, und Käufer benachrichtigen war an. Bei online gekauften Tickets und bei Weiterleitungen über die Bestellseite ist das immer der Fall.	Event, Tickettyp und auf wen das Ticket jetzt ausgestellt ist, mit dem Hinweis, dass das PDF direkt an diese Person ging. Kein Anhang.

Das sollten Sie zu diesen E-Mails wissen:

Empfänger ist die E-Mail-Adresse, die bei der Bestellung angegeben wurde. Die Storno-E-Mail geht an die Adresse am Ticket, sonst an die der Bestellung.
Abendkasse und Import: Tickets, die Sie im Front-Desk verkaufen oder importieren, haben keine offene Personalisierung. Der Käufer bekommt deshalb immer gleich das PDF, auch bei Tickettypen mit Personalisierung. Siehe Was nach dem Verkauf passiert und Was beim Verkaufen passiert.
Erneut senden schickt immer das Ticket-PDF, auch wenn das Ticket noch auf die Personalisierung wartet, und auch für markierte stornierte Tickets. Eine andere Empfängeradresse können Sie im Front-Desk nicht angeben, dafür siehe Versand prüfen und erneut senden.

Was Ihre Kunden nach dem Kauf sehen, steht unter Tickets online kaufen, E-Mails.

E-Mails an Ticketinhaber (Personalisierung)

Bei Tickettypen mit Personalisierung bekommt die Person, auf die das Ticket ausgestellt wird, eigene E-Mails. Das kann der Käufer selbst sein oder jemand, an den er das Ticket weitergibt. Wie die Personalisierung abläuft, steht unter Tickets personalisieren.

E-Mail (Betreff)	Wann	Empfänger	Inhalt und Anhang
Ticket für Sie: jetzt personalisieren	Sie laden im Front-Desk mit `Einladen` zur Personalisierung ein oder klicken auf `Einladung erneut senden`. Oder der Käufer nutzt auf seiner Bestellseite `Ticket weiterleiten` bzw. `Einladung erneut senden`.	Die eingegebene E-Mail der eingeladenen Person	Vorname des Käufers, Event und Tickettyp, eine persönliche Nachricht aus der Einladung, der Button `Jetzt personalisieren` samt Link und „Abschluss bitte bis:“ mit der Frist. Kein Anhang.
Ihr personalisiertes Ticket	Die Person schließt die Personalisierung ab.	Die Adresse aus Ticket senden an, wenn Sie beim Einladen eine eingetragen haben. Sonst die E-Mail, die die Person im Formular angegeben hat.	Das personalisierte Ticket als PDF und der Hinweis, dass es am Einlass nur mit Ausweis gilt.

Ist Käufer benachrichtigen an (bei online gekauften Tickets und über die Bestellseite immer), bekommt der Käufer gleichzeitig mit „Ihr personalisiertes Ticket“ die E-Mail „Ticket wurde personalisiert“ (siehe oben), auch wenn er das Ticket selbst personalisiert hat.

Einladungen sind nur bis zur Frist des Shops möglich. Über die Bestellseite lassen sich je Bestellung außerdem nur begrenzt Einladungen verschicken (rund 30 Tickets je 24 Stunden), siehe Nach dem Online-Kauf und Zur Personalisierung einladen.

E-Mails an Sie und Ihr Team

E-Mail (Betreff)	Wann	Empfänger	Inhalt	Einstellung
Ihr neuer Ticketshop	Sie legen mit `Shop erstellen` einen Shop an.	Die E-Mail-Adresse des HEXLE-Kontos, mit dem Sie den Shop angelegt haben	Name des Shops und Button `Shop anzeigen`	–
Neue Bestellung eingegangen	Bei jeder abgeschlossenen Bestellung: online, an der Abendkasse und für jeden Käufer eines Imports.	siehe unten	Event, Bestellnummer, Kunde, Anzahl Tickets und Betrag	Benachrichtigung bei neuer Bestellung
Ihr Verkaufsbericht	Täglich, wöchentlich (montags) oder monatlich (am 1.), jeweils am Morgen (derzeit 8:00 Uhr, im Sommer 9:00 Uhr). Nur, wenn es im Zeitraum bezahlte Bestellungen gab.	siehe unten	Event, Zeitraum, Anzahl Bestellungen, verkaufte Tickets und Umsatz	Verkaufsbericht per E-Mail und Berichtsfrequenz

Beide Einstellungen sind bei einem neuen Shop ausgeschaltet. Sie finden sie in der Shop-Konfiguration im Tab „Benachrichtigungen“, dort steht auch, welcher Zeitraum im Bericht steht.

Bei „Anzahl Tickets“ und „Verkaufte Tickets“ zählen nur Tickets, keine Zusatzleistungen. Der Betrag ist der Bruttobetrag der Bestellung.

An welche Adresse gehen die E-Mails an Sie?

„Neue Bestellung eingegangen“ und „Ihr Verkaufsbericht“ gehen an die Empfänger E-Mail im Tab „Benachrichtigungen“ des Shops. Ist das Feld leer, gehen sie an alle aktiven Inhaber Ihres Unternehmens, jeweils einzeln, an die E-Mail aus ihrem Mitarbeiter-Datensatz in HEXLE Core. Inhaber ohne E-Mail im Mitarbeiter-Datensatz bekommen nichts. Wie Sie Mitarbeiterdaten pflegen, lesen Sie unter Mitarbeiter.

Was HEXLE Ticket nicht verschickt

Bei diesen Vorgängen bekommen weder Käufer noch Ticketinhaber eine E-Mail. Informieren Sie die Betroffenen bei Bedarf selbst.

Vorgang	Was passiert
Ein Kunde bricht den Kauf im Checkout ab	Keine Erinnerung. Die E-Mail „Bestellung nicht abgeschlossen“, die in der HEXLE-Übersicht steht, verschickt HEXLE Ticket derzeit nicht.
Sie setzen eine Personalisierung zurück, im Front-Desk oder der Käufer auf seiner Bestellseite	Keine E-Mail, auch nicht an die Person, auf die das Ticket ausgestellt war. Ihr bisheriges Ticket-PDF gilt trotzdem nicht mehr, weil das Ticket einen neuen QR-Code bekommt. Siehe Personalisierung zurücksetzen.
Ein Ticket wird nach Ablauf der Frist ungültig gemacht (Verhalten „Ungültig machen“)	Keine E-Mail an Käufer oder eingeladene Person. Siehe Nach Ablauf der Frist.
Sie stellen ein storniertes Ticket wieder her	Keine E-Mail. Das bisherige PDF gilt wieder. Siehe Stornierte Tickets wiederherstellen.
Sie ändern im Front-Desk den Status oder den Tickettyp	Keine E-Mail. Schicken Sie bei Bedarf das Ticket mit `Erneut senden` noch einmal.
Sie ändern Event, Ort oder Zeiten des Shops	Keine E-Mail an bereits gekaufte Tickets. Eine Nachricht des Veranstalters an alle Käufer bietet HEXLE Ticket derzeit nicht.

Für eine Stornierung über HEXLE Core mit Erstattung sind drei weitere E-Mails an den Käufer vorgesehen: „Ihre Stornierung wurde bestätigt“, „Ihre Rückerstattung wurde überwiesen“ (mit der Gutschrift als PDF) und „Ihre Stornierung wurde zurückgenommen“. HEXLE Ticket selbst bietet kein Storno mit Erstattung: Ein Storno im Front-Desk zahlt nichts zurück und löst nur „Ihr Ticket wurde storniert“ aus, siehe Zahlung, Storno und Erstattung.

Versand prüfen und erneut senden

In HEXLE Core sehen Sie bei jeder Bestellung, welche E-Mails verschickt wurden. Öffnen Sie dazu die Bestellung unter Verkauf › Onlineshop, Tab Bestellungen, und wechseln Sie in den Tab Versand. Er listet je E-Mail Zeitpunkt, Mail (Art der E-Mail), Empfänger, Status, Zugestellt am und Erneut gesendet von (bei erneutem Versand über HEXLE Core). Den Betreff enthält der Download der Tabelle.

Dort steht nicht jede E-Mail: In der Spalte Mail sehen Sie „Tickets“ (Ihre Ticketbestellung und Erneute Zustellung), „Personalisierungs-Link“ (Ihre Ticketbestellung ohne PDF) und „Rechnung und Beleg“ (Ihre Unterlagen zu Bestellung …). Storno-E-Mails, die E-Mails der Personalisierung und die E-Mails an Sie fehlen in dieser Liste.

Mit Erneut senden wählen Sie unter Was senden?:

Auswahl	Was der Käufer bekommt
Unterlagen (Rechnung und Beleg)	„Ihre Unterlagen zu Bestellung …“ noch einmal, siehe auch Rechnung erneut versenden.
Bestätigung (Tickets bzw. Personalisierungs-Link, …)	„Ihre Ticketbestellung“ mit dem aktuellen Stand der Bestellung: alle Tickets als ein PDF oder, solange ein Ticket auf die Personalisierung wartet, wieder die Links zum Personalisieren.

Unter Andere E-Mail-Adresse (optional) geben Sie eine abweichende Adresse an. Sie gilt nur für diesen Versand, die Bestellung behält ihre Adresse. Für stornierte, erstattete oder fehlgeschlagene Bestellungen lehnt HEXLE die Bestätigung ab. Zum Ansehen und Senden brauchen Sie die passenden Rechte in HEXLE Core.

Hat ein Kunde gar keine E-Mail bekommen, finden Sie weitere Schritte unter Kunde hat Mail nicht erhalten.

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