Servicekalender

Der Servicekalender ist der Arbeitsplatz für Ihre Serviceangebote. Er zeigt die Termine Ihrer Mitarbeiter zusammen mit Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Feiertagen. Hier tragen Sie Kunden ein, die ohne Termin vorbeikommen (Walk-in), verschieben Termine per Drag & Drop und schließen Termine ab. Als Beispiel dient das Serviceangebot „Massage & Wellness“ des „Studio Sonnenschein“ mit den Mitarbeitern „Mia Massage“ und „Tom Therapie“ (Arbeitszeit Montag bis Freitag 09:00 bis 17:00, 15 Minuten Pufferzeit nach jedem Termin).

Wie Sie das Serviceangebot, die Leistungen und die Arbeitszeiten einrichten, lesen Sie unter (siehe Serviceangebot anlegen)„Serviceangebot anlegen“ und (siehe Leistungen)„Leistungen verwalten“. Kurstermine, Buchungszeiträume und Terminbuchungen zeigt dagegen der allgemeine Kalender.

Den Servicekalender öffnen

Öffnen Sie Allgemein › Servicekalender. Den Menüpunkt sehen Sie mit dem Modul Serviceangebote und dem Recht für den Servicekalender (siehe Lizenzen und Rechte). Fehlt das Recht, steht dort „Sie verfügen nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um den Servicekalender anzuzeigen.“

Auf der Seite Buchungen eines Serviceangebots führt Termin eintragen ebenfalls hierher, dann bereits gefiltert auf dieses Serviceangebot. (siehe Service-Buchungen)

Die Leiste über dem Kalender

Element	Was es tut
Zurück, Heute, Weiter, Datum	Blättert tage-, wochen- oder monatsweise bzw. springt auf heute. Über das Datum wählen Sie einen Tag direkt.
Alle Serviceangebote	Filtert auf ein oder mehrere Serviceangebote. Es erscheinen dann nur deren Mitarbeiter.
Alle Mitarbeiter	Filtert auf einen oder mehrere Mitarbeiter.
Alle Leistungen	Zeigt nur Termine, in denen mindestens eine der gewählten Leistungen gebucht ist. Zur Auswahl stehen die Leistungen der bisher geladenen Termine.
Stornierte	Blendet stornierte Termine ein bzw. aus. Standardmäßig sind sie ausgeblendet.
Walk-in	Trägt einen Termin ein, siehe Walk-in eintragen. Dieselbe Funktion hat die Lasche Walk-in am rechten Rand.
Monat, Woche, Tag, Mitarbeiter	Wechselt die Ansicht.
Zahnrad	Öffnet die Kalendereinstellungen.

Ansichten

Ansicht	Was Sie sehen
Mitarbeiter	Ein Tag, eine Spalte je Mitarbeiter. Der Termin hat die Farbe seines Status bzw. seines Angebots. Ist die Ansicht Tag gewählt und werden mehr als ein Mitarbeiter angezeigt, wechselt der Kalender beim Öffnen bzw. nach einer Filteränderung automatisch auf diese Ansicht.
Tag, Woche	Alle angezeigten Mitarbeiter in einer Spalte je Tag. Bei mehreren Mitarbeitern hat jeder Mitarbeiter eine eigene Farbe, vor dem Termin steht sein Kurzname, z. B. „Mia: Clara Kombi – Massage 30 min, Fußreflexzonen“. Der Status steht dann als Zusatz davor, z. B. „(Ausstehend)“ oder „✓“ für abgeschlossen.
Monat	Alle Termine des Monats, ohne Flächen für Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Ist nur ein Mitarbeiter ausgewählt, springt der Kalender von Mitarbeiter auf Tag zurück.

Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Feiertage

Der Servicekalender holt die Zeiten Ihrer Mitarbeiter aus HEXLE Core (siehe Mitarbeiter-Stammdaten pflegen):

Darstellung	Bedeutung
Schraffierte Fläche Außerhalb der Arbeitszeit	Der Mitarbeiter arbeitet laut Wochenplan bzw. Ausnahme nicht. In dieser Zeit gibt es keine freien Zeiten.
Graue Fläche Abwesend	Abwesenheit des Mitarbeiters, z. B. „Abwesend: Urlaub“.
Ganztägiger Eintrag Feiertag: … bzw. Regionaler Feiertag: …	Feiertag laut den Feiertagen in HEXLE Core.
Ganztägiger Eintrag Geschlossen	Ein Sperrtag Ihres Betriebs.
Grau schraffierter Tag bzw. Spalte Kein Buchungszeitraum	In der Arbeitszeit des Mitarbeiters liegt kein Buchungszeitraum eines seiner Serviceangebote. Trifft das auf alle angezeigten Mitarbeiter zu, ist der ganze Tag ausgegraut, in der Ansicht Mitarbeiter sonst nur die Spalte des Mitarbeiters. Ausgebuchte Tage werden nicht ausgegraut.
Grauer Eintrag Belegt	Termin eines Serviceangebots, für das Ihr Team keine Berechtigung hat. Sie sehen nur, dass der Mitarbeiter belegt ist, ohne Kunde und Leistung. Der Eintrag lässt sich nicht öffnen.

Farben und Legende

Unter dem Kalender steht eine Legende passend zur aktuellen Ansicht.

Farbe	Status
Gelb	Ausstehend
Blau	Bestätigt
Orange	Nicht erschienen
Grau	Abgeschlossen
Rot	Storniert (nur mit Stornierte, nicht bei Farbe je Mitarbeiter), Zusatz „(Storniert)“ bzw. „(Spät storniert)“

Hat das Serviceangebot eine Farbe, erscheinen seine Termine in dieser Farbe. Die Legende nennt dann den Namen des Angebots, z. B. „Massage & Wellness“. Den Status sehen Sie im Termin selbst. Die Angebotsfarben schalten Sie mit Kursfarben im Kalender anzeigen aus, siehe Kalender. Stornierte Termine und die Farbe je Mitarbeiter in Tag, Woche und Monat haben Vorrang vor der Angebotsfarbe.

Live-Aktualisierung

Der Servicekalender aktualisiert sich von selbst. Bucht ein Kunde online, trägt eine Kollegin einen Walk-in ein, verschiebt oder storniert jemand einen Termin, lädt der Kalender den angezeigten Zeitraum kurz darauf neu. Ansicht, Filter und geöffnete Dialoge bleiben dabei erhalten. Ohne Echtzeitverbindung, etwa wenn ein Firmennetz sie blockiert, lädt der Kalender stattdessen jede Minute neu.

Walk-in eintragen

Mit einem Walk-in tragen Sie einen Termin selbst ein, etwa für einen Kunden, der vorbeikommt oder anruft. Dafür brauchen Sie das Recht für Laufkunden und das Recht, die Leistungen eines Serviceangebots zu sehen. Fehlt eines davon, sind Walk-in und die Lasche ausgeblendet.

So öffnen Sie den Dialog Walk-in eintragen:

Weg	Was vorbelegt ist
Walk-in oder Lasche Walk-in	nichts, Mitarbeiter = erster angezeigter Mitarbeiter
Mit der Maus über freie Zeit ziehen	Beginn und Dauer aus dem gezogenen Bereich, in der Ansicht Mitarbeiter der Mitarbeiter der Spalte
Rechtsklick auf einen Termin › Weiteren Termin hier anlegen oder Weiterer Termin im Termin-Dialog	Beginn und Dauer des bestehenden Termins und dessen Serviceangebot. So legen Sie z. B. einen zweiten Kunden zur selben Zeit bei einem anderen Mitarbeiter an.

Sind mehrere Serviceangebote angezeigt, fragt HEXLE Bookings zuerst „Für welches Serviceangebot?“. Steht der Mitarbeiter schon fest, stehen nur seine Serviceangebote zur Auswahl.

1. Wählen Sie unter Leistungen eine oder mehrere Leistungen. Mehrere sind nur möglich, wenn das Serviceangebot Mehrere Leistungen pro Termin erlauben eingeschaltet hat. Dann steht dort z. B. „Kombinierbar, höchstens 3 Leistungen.“
2. Wählen Sie unter Beginn (Ortszeit Betrieb) einen Tag und eine der freien Zeiten des Mitarbeiters.
3. Tragen Sie den Name des Kunden ein.
4. Prüfen Sie bei Bedarf unter Weitere Angaben den Mitarbeiter, die Dauer und die Kontaktdaten.
5. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint „Walk-in eingetragen.“, und der Termin steht im Kalender.

Felder

Feld	Pflicht	Was es bewirkt
Leistung bzw. Leistungen	ja	Bestimmt die Dauer und den Preis. Bei mehreren Leistungen werden Dauer und Preis addiert, die Reihenfolge folgt Ihrer Auswahl. Hat das Serviceangebot keine Leistung, steht dort „Diesem Serviceangebot sind noch keine Leistungen zugeordnet.“
Beginn (Ortszeit Betrieb)	ja	Freie Zeiten im 15-Minuten-Raster für jeweils 14 Tage, oder eine Eigene Zeit (in 5-Minuten-Schritten). Unter dem Feld steht das Ende, z. B. „Bis 16:00 Uhr · 30 min“.
Name	ja	Höchstens 255 Zeichen.
Mitarbeiter	ja	Nur Mitarbeiter dieses Serviceangebots. Ohne Mitarbeiter zeigt der Dialog keine freien Zeiten. Dann ist Weitere Angaben bereits aufgeklappt.
Dauer (Minuten)	nein	1 bis 720 Minuten. Leer = Dauer der Leistung(en). Der Preis bleibt der Preis der Leistung. Weicht die Dauer ab, steht unter dem Beginn z. B. „Bis 16:15 Uhr · 45 min (Leistung 30 min)“.
Telefon	nein	Höchstens 32 Zeichen.
E-Mail	nein	Höchstens 255 Zeichen. Nur wenn Sie hier eine Adresse eintippen, erhält der Kunde eine Bestätigung (siehe unten).
Bemerkung	nein	Höchstens 2.000 Zeichen.
Zusatzfelder	nein	Die Zusatzfelder des Serviceangebots und der gewählten Leistungen. Im Walk-in sind sie nie Pflicht.

Welche Zeiten frei sind

Die freien Zeiten im Dialog berechnet der Servicekalender aus der Arbeitszeit des Mitarbeiters ohne Abwesenheiten und Feiertage, abzüglich seiner bestehenden Termine samt Pufferzeit. Angeboten wird eine Zeit nur, wenn die ganze Dauer hineinpasst. Ändern Sie Leistung, Mitarbeiter oder Dauer, lädt der Dialog die freien Zeiten neu.

Den gewählten Beginn prüft der Dialog laufend. Passt er nicht, erscheint ein gelber Hinweis, und Speichern lehnt mit „Zeit nicht verfügbar“ ab:

Hinweis	Ursache
„Überschneidet sich mit dem Termin 15:30–16:00 Uhr (Hans Hereinspaziert).“	Der Termin überschneidet einen anderen Termin des Mitarbeiters.
„Überschneidet sich (inkl. Pufferzeit) mit dem Termin …“	Der Termin berührt die Pufferzeit eines anderen Termins.
„Der Termin läuft über das Ende der Arbeitszeit (17:00 Uhr) hinaus.“	Der Beginn passt, die Dauer reicht aber über das Arbeitsende.
„Der Beginn liegt außerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters (oder in einer Abwesenheit).“	Der Beginn liegt außerhalb der Arbeitszeit.

Welche Regeln für Walk-ins gelten

Regel	Gilt für Walk-ins?
Arbeitszeit, Abwesenheiten, Feiertage des Mitarbeiters	ja
Keine Überschneidung mit anderen Terminen des Mitarbeiters, samt Pufferzeit, auch aus anderen Serviceangeboten	ja
Termin liegt in einem Buchungszeitraum des Serviceangebots	ja
Kein Sperrtag	ja
Buchungsschluss, „Höchstens im Voraus buchbar“, „Online buchbar ab/bis“	nein
Nicht in der Vergangenheit	nein, Sie können einen Termin auch nachträglich erfassen
15-Minuten-Raster	nein, eine eigene Zeit wie 15:05 ist möglich
Serviceangebot ist Aktiv	nein, auch bei einem inaktiven Serviceangebot können Sie eintragen

Buchungszeitraum wird erst beim Speichern geprüft

Die Prüfung im Dialog kennt nur Arbeitszeit und Termine. Liegt eine eigene Zeit außerhalb der Buchungszeiträume, zeigt der Dialog keinen Hinweis. Erst Speichern lehnt ab mit „Der gewählte Termin liegt außerhalb der buchbaren Zeiträume dieses Angebots.“ Legen Sie in diesem Fall einen Buchungszeitraum an. (siehe Buchungszeiträume)

Was nach dem Speichern passiert

• Status: Ein Walk-in ist sofort Bestätigt.
• E-Mail an den Kunden: Nur wenn Sie unter E-Mail eine Adresse eintippen, erhält der Kunde „Ihre Buchungsbestätigung“ mit dem Link „Termin verwalten“. Ohne Adresse geht keine E-Mail raus.
• E-Mail an Sie: Ein Walk-in löst keine Benachrichtigung „Neue Buchung eingegangen“ an die Inhaber aus.
• Buchungen: Der Termin erscheint auf der Seite Buchungen des Serviceangebots, als Gast.

Alle E-Mails im Überblick stehen unter Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?.

Wenn ein Termin abgelehnt wird

Lehnt HEXLE Bookings einen Walk-in oder eine Verschiebung ab, nennt die Meldung den Grund. Für die häufigsten Gründe steht dahinter, wo Sie ihn beheben:

Grund	Zusätzlicher Hinweis in der Meldung
Der Termin liegt außerhalb der Arbeitszeit	„Arbeitszeiten und Abwesenheiten pflegen Sie in HEXLE Core unter Stammdaten › Mitarbeiter.“
Ein anderer Termin des Mitarbeiters überschneidet sich (inkl. Pufferzeit)	„Pufferzeiten stellen Sie im Programmverhalten des Serviceangebots ein.“
Kein Mitarbeiter darf die Leistung hier ausführen, oder der gewählte Mitarbeiter ist nicht buchbar	„Prüfen Sie die Mitarbeiter am Serviceangebot und unter Leistungen, wer die Leistung anbietet.“

Ein Termin im Detail

Klicken Sie auf einen Termin. Der Dialog Termin zeigt:

• den Kunden mit der Kennzeichnung Gast oder Account und den Status,
• Datum und Uhrzeit, die gebuchten Leistungen, den Mitarbeiter und das Serviceangebot,
• die Telefonnummer, falls angegeben, als anklickbaren Link,
• den Kunden-Link „Termin verwalten“ mit Link kopieren, Per E-Mail senden und Neu erzeugen. Was die Buttons tun, steht unter Kunden-Link „Termin verwalten“. Bei Serviceangeboten kann der Kunde über den Link auch verschieben.

Aktion	Wann sichtbar	Was sie tut
Verschieben	Termin ist Ausstehend oder Bestätigt, Recht zum Verschieben	siehe Termin verschieben
Weiterer Termin	Recht für Walk-ins	öffnet einen Walk-in zur selben Zeit im selben Serviceangebot
Stornieren	Termin ist Ausstehend oder Bestätigt, Recht zum Stornieren	siehe Termin stornieren
Bestätigen	Termin ist Ausstehend	bestätigt den Termin
Nicht erschienen, Abgeschlossen	Termin ist Bestätigt und hat begonnen	setzt den Status. Beides lässt sich nicht rückgängig machen und verschickt keine E-Mail.

Termin verschieben

Per Drag & Drop

Ziehen Sie einen ausstehenden oder bestätigten Termin mit der Maus auf eine andere Zeit. In der Ansicht Mitarbeiter können Sie ihn auch in die Spalte eines anderen Mitarbeiters ziehen. HEXLE Bookings fragt dann Termin verschieben, z. B. „Termin auf 14:00 Uhr bei Mia Massage verschieben?“:

Auswahl	Was passiert
Verschieben und Kunden per E-Mail benachrichtigen	Der Termin wird verschoben. Der Kunde erhält „Ihr Termin wurde verschoben“ mit alter und neuer Zeit und einer Kalenderdatei.
Verschieben ohne E-Mail	Der Termin wird verschoben, ohne E-Mail.
Abbrechen oder Schließen	Der Termin springt an seine alte Stelle zurück.

Stornierte, abgeschlossene und nicht erschienene Termine sowie Einträge Belegt lassen sich nicht ziehen.

Passt die neue Zeit nicht, springt der Termin zurück, und die Meldung „Termin konnte nicht verschoben werden“ nennt den Grund (siehe Wenn ein Termin abgelehnt wird).

Im Dialog mit freien Zeiten

1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf Verschieben.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter. Mit Egal wer übernimmt HEXLE Bookings einen passenden freien Mitarbeiter.
3. Wählen Sie einen Tag und eine der freien Zeiten. Der Termin selbst blockiert dabei keine Zeit, Sie können ihn also auch um 15 Minuten verschieben.
4. Lassen Sie Kunden per E-Mail benachrichtigen eingeschaltet, wenn der Kunde informiert werden soll. Der Schalter ist standardmäßig an.
5. Klicken Sie auf Verschieben. Es erscheint „Termin verschoben.“

Fehlt Ihnen das Recht, die freien Zeiten zu sehen, gibt es stattdessen ein Feld Neue Zeit.

Was beim Verschieben gilt

• Die Dauer bleibt, wie sie gebucht wurde, auch bei einem Walk-in mit eigener Dauer oder wenn sich die Dauer der Leistung inzwischen geändert hat.
• Es gelten Arbeitszeit, Abwesenheiten, Pufferzeiten, Buchungszeiträume und Sperrtage wie beim Walk-in. Der neue Termin darf aber nicht in der Vergangenheit liegen.
• Buchungsschluss, „Höchstens im Voraus buchbar“ und „Online buchbar ab/bis“ gelten für Sie nicht.
• Ändert sich die Startzeit, gehen Erinnerungs- und Nachfass-E-Mail für die neue Zeit erneut raus.
• Die Inhaber erhalten beim Verschieben im Servicekalender keine E-Mail. Verschiebt der Kunde selbst über „Termin verwalten“, erhalten Kunde und Inhaber eine E-Mail.

Termin stornieren

1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf Stornieren.
2. Wählen Sie bei Spätstorno, ob der Termin als spät storniert gilt.
3. Lassen Sie Kunden per E-Mail benachrichtigen eingeschaltet, wenn der Kunde „Ihre Buchung wurde abgesagt“ erhalten soll.
4. Klicken Sie auf Stornieren. Es erscheint „Termin storniert.“, und der Termin verschwindet aus dem Kalender. Die Zeit ist sofort wieder frei.

Auswahl bei Spätstorno	Ergebnis
Nach Stornofrist (Standard)	Ist die Stornofrist schon abgelaufen, gilt der Termin als Spät storniert, sonst als Storniert. Es gilt die strengste Stornofrist der gebuchten Leistungen, ohne eine solche die Stornofrist für Kunden des Serviceangebots, ohne beides der Terminbeginn.
Ja	immer Spät storniert
Nein	immer Storniert

Einen Stornierungsgrund können Sie im Servicekalender nicht eingeben. Dafür nutzen Sie die Seite Buchungen des Serviceangebots. (siehe Service-Buchungen)

Mit Stornierte blenden Sie stornierte Termine wieder ein. Sie stehen mit dem Zusatz „(Storniert)“ bzw. „(Spät storniert)“ im Kalender, in Statusfarben rot, und die Legende ergänzt Storniert. Bei mehreren Mitarbeitern in Tag, Woche und Monat behalten sie die Farbe des Mitarbeiters.

Weiterführende Seiten

• Kalender
• Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?
• Lizenzen und Rechte
• Mitarbeiter-Stammdaten pflegen
• Sperrtage Siehe auch: Serviceangebot anlegen, Service-Buchungen.