Allgemeine Geschäftsbedingungen für HEXLE Bookings (Kurs-/ Terminbuchungen) - HEXLE Development & IT Solutions e.U.

1. Leistungsumfang von HEXLE Bookings

HEXLE Bookings ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur Verwaltung und Durchführung von Kurs- und Terminbuchungen (Buchungssystem für Termine / Kurse). Der Kunde beauftragt HEXLE mit der Bereitstellung und Einräumung des Nutzungsrechts für die Software HEXLE Bookings. Der genaue Leistungsumfang, die verfügbaren Funktionen, Speicherkapazitäten und die Möglichkeiten der Nutzerverwaltung richten sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif und den in der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder dem individuellen Angebot festgelegten Spezifikationen. Einzelne der nachfolgend beschriebenen Funktionen stehen nur zur Verfügung, sofern sie im gewählten Tarif enthalten und vom Kunden aktiviert sind.

Funktionen für Kursanbieter/Veranstalter: HEXLE Bookings ermöglicht dem Kunden (Veranstalter) insbesondere:

Die Erstellung und Verwaltung von Kursen, Einzelterminen und Terminangeboten, inklusive Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung und Teilnehmerkontingenten.
Die Anlage wiederkehrender Terminserien, bei denen einzelne Termine abweichend geregelt oder ausgenommen werden können.
Die Definition verschiedener Buchungs- und Kurskategorien mit individuellen Preisen und Verfügbarkeiten.
Die Verwaltung von Buchungen über ein öffentliches Buchungsportal, einschließlich der Erfassung von Teilnehmerdaten und der Bereitstellung digitaler Buchungsbestätigungen.
Die Bereitstellung kennwortgeschützter Kurse, deren Buchung nur nach Eingabe eines vom Kunden vergebenen Kurskennworts möglich ist.
Die Führung von Wartelisten, einschließlich Nachrückbuchung und Übertragung bestehender Guthaben auf die Warteliste, sofern aktiviert.
Die Konfiguration von Stornoregeln, insbesondere fixer oder prozentualer Stornogebühren sowie Stornofristen (Cutoff-Tage), einschließlich Teilstornierung und Selbstbedienungs-Stornierung durch den Buchenden (siehe Abschnitt 7).
Die Verwaltung von Ressourcen und Räumen samt Ausnahmeregeln sowie deren Darstellung in einer Kalenderansicht.
Die Erfassung von Anwesenheits-/Teilnahmedaten, unter anderem über einen Check-in per QR-Code, der lokal im Browser des erfassenden Geräts verarbeitet wird.
Die Ausstellung und der Versand von Teilnahmebescheinigungen bzw. -zertifikaten (als PDF) an die Teilnehmer, auch als Sammelausstellung.
Die Definition frei definierbarer Zusatzfelder (Custom Fields) je Kurs oder mandantenweit in den Feldtypen Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Datum & Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahlfeld und Adresse, jeweils mit Pflichtfeld-Kennzeichnung, Standardwert, Sortierung sowie bedingter Sichtbarkeits- und Pflichtlogik (siehe Abschnitt 2.4).
Den Versand von Benachrichtigungen per E-Mail und Web-Push; bei Abwesenheitsmeldungen wird – sofern aktiviert – lediglich der Wunsch nach einer SMS-Benachrichtigung samt der allenfalls angegebenen Telefonnummer gespeichert, ein SMS-Versand erfolgt derzeit nicht (siehe Abschnitt 11).
Die Generierung von Buchungsstatistiken und Berichten sowie den Export von Kursunterlagen bzw. Kurspostern als PDF.
Die unwiderrufliche Löschung einzelner Anmeldungen.
Die mandantenfähige Nutzung mit Trennung der Daten je Unternehmen.

Funktionen für Buchende: HEXLE Bookings ermöglicht dem Buchenden insbesondere:

Kurse und Termine über das öffentliche Buchungsportal online auszuwählen und zu buchen, bei kennwortgeschützten Kursen nach Eingabe des Kurskennworts.
Buchungsbestätigungen digital zu erhalten.
Sich auf eine Warteliste setzen zu lassen und bei frei werdenden Plätzen nachzurücken, sofern diese Funktion aktiviert ist.
Buchungen im Rahmen der vom Kunden festgelegten Regeln selbst – auch teilweise – zu stornieren, sofern diese Funktion aktiviert ist.
Eine Abwesenheit zu melden und dabei – sofern die Funktion aktiviert ist – den Wunsch nach einer SMS-Benachrichtigung samt Telefonnummer zu hinterlegen; diese Angaben werden derzeit lediglich gespeichert, ein SMS-Versand erfolgt nicht (siehe Abschnitt 11).

Es wird klargestellt, dass HEXLE in diesem Fall lediglich die technische Plattform zur Verfügung stellt. Der Vertrag über die Buchung kommt direkt zwischen dem Buchenden und dem jeweiligen Kunden (Veranstalter) zustande.

Individuelle Zusätze: Optionale, individuell vereinbarte Funktionen (z.B. spezielle Schnittstellen, Branding-Anpassungen) werden gesondert in der Leistungsbeschreibung oder dem individuellen Angebot festgehalten.

2. Nutzungsbedingungen

2.1 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, HEXLE Bookings ausschließlich bestimmungsgemäß und im Einklang mit den geltenden Gesetzen und diesen AGB zu nutzen. Insbesondere ist der Kunde verantwortlich für:

Der Kunde (Veranstalter) ist allein verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität aller Kurs- und Personeninformationen (z.B. Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung, Preise), die er in HEXLE Bookings eingibt und veröffentlicht. HEXLE übernimmt keine Haftung für Fehler oder Unstimmigkeiten in diesen vom Kunden bereitgestellten Inhalten.
Die Bereitstellung korrekter und vollständiger Daten bei der Registrierung und während der Nutzung der Software.
Die Verhinderung missbräuchlicher Nutzung von HEXLE Bookings, insbesondere das Hochladen oder Speichern von rechtswidrigen Inhalten, das Ausführen von schädlichem Code oder das Stören des Betriebs der Software.
Die Einhaltung der Kompatibilitätsanforderungen für die Nutzung von HEXLE Bookings (z.B. Browserversionen, Internetverbindung). HEXLE übernimmt keine Verantwortung für Nutzungseinschränkungen, die auf einer Nichterfüllung dieser Anforderungen seitens des Kunden beruhen.

2.2 Zugangsdaten

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten (Benutzernamen, Passwörter) geheim zu halten und vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. Er ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen. Bei Verlust oder unbefugter Nutzung der Zugangsdaten hat der Kunde HEXLE unverzüglich zu informieren. Gleiches gilt für Kurskennwörter, die der Kunde für kennwortgeschützte Kurse vergibt; deren Vergabe und Weitergabe liegt allein in seiner Verantwortung.

2.3 Umgang mit persönlichen Daten der Buchenden

Der Kunde (Veranstalter) ist alleiniger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die personenbezogenen Daten der Buchenden, die über HEXLE Bookings erfasst werden. HEXLE agiert in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter. Der Kunde stellt sicher, dass er die Buchenden ordnungsgemäß über die Datenverarbeitung informiert und, wo notwendig, deren Einwilligung einholt. Der Kunde verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), im Umgang mit den Daten der Buchenden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zwischen HEXLE und dem Kunden ist verpflichtend und regelt die Einzelheiten der Datenverarbeitung (siehe Abschnitt 15 dieser AGB). HEXLE vermittelt die Daten der Buchenden (z.B. Name, Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer, Anwesenheits-/Teilnahmedaten, freie Anmerkungen sowie über frei konfigurierbare Felder erhobene Angaben) an den Kunden (Veranstalter); die vollständigen Datenkategorien sind in Abschnitt 15.2.3 aufgeführt.

2.4 Frei definierbare Zusatzfelder

Der Kunde kann in HEXLE Bookings frei definierbare Zusatzfelder (Custom Fields) je Kurs oder mandantenweit anlegen. Bezeichnung, Feldtyp, Pflichtcharakter, Standardwert, Sortierung sowie eine allfällige bedingte Sichtbarkeits- und Pflichtlogik legt der Kunde eigenverantwortlich fest.

Keine inhaltliche Prüfung durch HEXLE: Die Software speichert die in Zusatzfeldern eingegebenen Werte, ohne eine inhaltliche Prüfung oder eine Klassifizierung dieser Werte vorzunehmen. HEXLE hat keine Kenntnis darüber, welche Arten von Daten der Kunde über diese Felder erhebt.
Verantwortung des Kunden: Der Kunde ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO dafür zuständig, dass die über Zusatzfelder erhobenen Daten erforderlich sind, dem Grundsatz der Datenminimierung entsprechen und auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage beruhen. Er informiert die betroffenen Personen entsprechend.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Über Zusatzfelder dürfen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsangaben, Allergien, religiöse oder weltanschauliche Angaben) nur erhoben werden, wenn der Kunde eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO sicherstellt und die betroffenen Personen entsprechend informiert.
Daten Minderjähriger: Erhebt der Kunde über Zusatzfelder Daten Minderjähriger, ist er für das Vorliegen der Einwilligung der Erziehungsberechtigten verantwortlich.

3. Service Level Agreements (SLA)

HEXLE ist bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit und Performance von HEXLE Bookings sicherzustellen. Die nachfolgenden Regelungen definieren die vereinbarten Service Level:

Verfügbarkeit (Uptime): HEXLE gewährleistet eine durchschnittliche jährliche Verfügbarkeit der HEXLE Bookings-Dienste von 99,0%. Ausgenommen hiervon sind geplante Wartungsfenster, die dem Kunden frühzeitig mitgeteilt werden, sowie Ausfälle, die außerhalb des Verantwortungsbereichs von HEXLE liegen (z.B. höhere Gewalt, Störungen des öffentlichen Internets, Handlungen Dritter).
Support-Zeiten: Der Kundensupport ist werktags (Montag bis Freitag, ausgenommen österreichische Feiertage) von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr MESZ/MEZ erreichbar.
Reaktionszeiten bei Störungen:
- Kritische Störungen (Produktionseinstellung, Kernfunktionen nicht nutzbar): Reaktion innerhalb von 2 Stunden während der Support-Zeiten.
- Wesentliche Störungen (Einschränkung der Nutzung, aber Kernfunktionen verfügbar): Reaktion innerhalb von 4 Stunden während der Support-Zeiten.
- Geringfügige Störungen (Kosmetische Fehler, kleine Funktionsfehler): Reaktion innerhalb von 12 Stunden während der Support-Zeiten.
- Lösungszeit: HEXLE wird sich bemühen, Störungen schnellstmöglich zu beheben. Es kann jedoch keine bestimmte Lösungszeit garantiert werden, da diese von der Art und Komplexität der Störung abhängt.

4. Lizenzbedingungen

HEXLE räumt dem Kunden ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht zur Nutzung von HEXLE Bookings im Rahmen des gebuchten Tarifs und dieser AGB ein. Jegliche darüberhinausgehende Nutzung, insbesondere die Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung oder Bearbeitung der Software, ist untersagt. Das Reverse Engineering oder die Dekompilierung der Software ist nicht gestattet.

5. Datenverarbeitung

HEXLE ist sich der Sensibilität der über HEXLE Bookings erfassten Daten bewusst. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Servern in Österreich oder der Europäischen Union unter Einhaltung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). Abweichendes gilt für die Zahlungsabwicklung (siehe Abschnitt 6) sowie für die technische Zustellung von Web-Push-Benachrichtigungen (siehe Abschnitt 11).

Verantwortlichkeit: Der Kunde (Veranstalter) ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die personenbezogenen Daten der Endkunden (die Buchenden). HEXLE agiert in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter.
Umfang der verarbeiteten Daten: Neben Stamm-, Buchungs- und Anwesenheits-/Teilnahmedaten werden insbesondere auch die in frei definierbaren Zusatzfeldern eingegebenen Werte (siehe Abschnitt 2.4), die bei einer Abwesenheitsmeldung angegebene Telefonnummer (derzeit ohne SMS-Versand, siehe Abschnitt 11) sowie die Dokumentation darüber, welche Fassung (Revision) der vom Kunden hinterlegten Dokumente ein Buchender akzeptiert hat (siehe Abschnitt 12), verarbeitet. Die vollständigen Datenkategorien sind in Abschnitt 15.2.3 aufgeführt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zwischen HEXLE und dem Kunden abgeschlossen. Dieser AVV ist integraler Bestandteil des Vertrages über die Nutzung von HEXLE Bookings und detailliert die Pflichten und Verantwortlichkeiten beider Parteien hinsichtlich des Datenschutzes (siehe Abschnitt 15 dieser AGB).
Datensicherung: HEXLE implementiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor Verlust, Zerstörung, unberechtigtem Zugriff oder Missbrauch. Regelmäßige Datensicherungen werden durchgeführt, um die Wiederherstellbarkeit der Daten im Falle eines technischen Fehlers zu gewährleisten. Die genauen Sicherungsintervalle und -maßnahmen sind im AVV detailliert beschrieben.
Verarbeitung: HEXLE verarbeitet die eingegebenen Daten ausschließlich im Rahmen der Leistungserbringung und nach Weisung des Kunden gemäß dem abgeschlossenen AVV.
Löschung von Anmeldungen: Der Kunde kann Anmeldungen über die Software unwiderruflich löschen. Er ist dafür verantwortlich, vor einer Löschung allfällige gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten; eine Wiederherstellung gelöschter Anmeldungen ist nicht möglich.

6. Zahlungsabwicklung

HEXLE Bookings bietet die Integration der Drittanbieter-Zahlungsdienstleister Stripe und PayPal zur Abwicklung von Buchungszahlungen an. Der Kunde kann je Kurs festlegen, welcher dieser Zahlungsdienstleister zur Verfügung steht. Die hierfür erforderlichen Zugangsdaten des Kunden werden zentral in HEXLE Core verwaltet. HEXLE selbst führt keine Zahlungen durch oder verwaltet diese.

Rolle von HEXLE: HEXLE stellt lediglich die technische Schnittstelle zu den ausgewählten Zahlungsdienstleistern bereit. Der Zahlungsverkehr und die Abwicklung der Transaktionen erfolgen direkt zwischen dem Buchenden, dem Zahlungsdienstleister und dem Veranstalter.
Geltung der AGB Dritter: Für die Nutzung der Zahlungsdienste gelten ausschließlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters. Der Kunde (Veranstalter) ist dafür verantwortlich, diese Bedingungen zu akzeptieren und sicherzustellen, dass die Buchenden über die Geltung dieser externen AGB informiert werden.
Verarbeitung in Drittländern: Bei der Nutzung von Stripe oder PayPal kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch in den USA erfolgen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Buchenden hierüber zu informieren. Die jeweils aktuellen Angaben zu den eingesetzten Dienstleistern und deren Drittlandsgarantien sind unter Genehmigte Unterauftragsverarbeiter einsehbar.
Gebühren: Transaktionsgebühren der Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal) werden direkt an den Kunden (Veranstalter) verrechnet und sind nicht Bestandteil der HEXLE-Leistung.

7. Stornierung/Rückabwicklung

Die Regelungen für Buchungsstornierungen, Rückerstattungen oder Kursabsagen liegen allein in der Verantwortung des Kunden (Veranstalters).

Veranstalter als Vertragspartner: Der Vertrag über die Buchung kommt, wie bereits unter Punkt 1. erwähnt, direkt zwischen dem Buchenden und dem Veranstalter zustande. HEXLE ist nicht Vertragspartner dieses Kaufvertrages.
Regelung durch Veranstalter: Der Veranstalter ist verpflichtet, in seinen eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in den Kursinformationen klare Regelungen für den Fall von Stornierungen durch den Buchenden oder für Kursabsagen, Verschiebungen oder Änderungen durch den Veranstalter festzulegen.
Technische Unterstützung: HEXLE kann technische Funktionen innerhalb von HEXLE Bookings zur Verfügung stellen, die dem Veranstalter die Abwicklung von Stornierungen oder die Kommunikation mit Buchenden erleichtern, ist jedoch nicht für die inhaltliche oder finanzielle Abwicklung verantwortlich.
Konfigurierbare Stornogebühren und -fristen: Sofern aktiviert, kann der Kunde je nach Konfiguration eine fixe oder prozentuale Stornogebühr sowie Stornofristen (Cutoff-Tage) hinterlegen. Die Software wendet ausschließlich die vom Kunden hinterlegten Werte technisch an.
Selbstbedienungs-Stornierung und Teilstornierung: Sofern aktiviert, können Buchende ihre Buchung im Rahmen der vom Kunden hinterlegten Regeln selbst stornieren; je nach Konfiguration ist auch eine Teilstornierung einzelner Positionen möglich.
Warteliste und Nachrücken: Sofern aktiviert, können frei werdende Plätze über eine Warteliste nachbesetzt werden; bestehende Guthaben können dabei je nach Konfiguration auf die Warteliste übertragen werden. Ein Anspruch auf Nachrücken besteht gegenüber HEXLE nicht.
Keine Prüfung durch HEXLE: Die gegenüber dem Teilnehmer geltenden Stornobedingungen – insbesondere Höhe und Berechnung von Stornogebühren sowie die Fristen – werden ausschließlich vom Kunden (Veranstalter) festgelegt. HEXLE prüft weder deren Zulässigkeit noch deren Angemessenheit und erbringt hierzu keine Rechtsberatung.
Gesetzliche Rücktrittsrechte: Gesetzliche Rücktritts- und Widerrufsrechte von Verbrauchern gegenüber dem Kunden (Veranstalter) bleiben von den in der Software hinterlegten Stornoregeln unberührt.
Keine Haftung von HEXLE: HEXLE übernimmt keine Haftung für Verluste oder Schäden, die sich aus der Stornierung von Buchungen, der Absage, Verschiebung oder Änderung von Kursen/Terminen oder aus Streitigkeiten zwischen Veranstaltern und Buchenden ergeben.

8. Preise

Die Preise für die Nutzung von HEXLE Bookings richten sich nach dem vom Kunden gewählten Tarifmodell. Die jeweils gültigen Preise sind in der aktuellen Preisliste auf der HEXLE Website oder im individuellen Angebot aufgeführt. Alle Preise verstehen sich in Euro (EUR) und, soweit nicht anders angegeben, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. HEXLE Bookings kann folgende Entgeltarten umfassen:

Lizenzgebühr: Einmalige Gebühr für die Bereitstellung und Einrichtung der Software gemäß dem gewählten Tarif.
Buchungsgebühr: Prozentuale Gebühr pro Buchung (Netto, zzgl. MwSt.), die im vereinbarten Turnus abgerechnet wird.

Das Zahlungsziel beträgt, sofern nicht anders vereinbart, 14 Tage ab Rechnungsdatum. Abweichungen von den allgemeinen Regelungen zu Preisen und Zahlung in den Rahmen-AGB sind gesondert in der Leistungsbeschreibung oder dem individuellen Angebot zu regeln.

9. Widerrufsrecht für Verbraucher

Ist der Kunde ein Verbraucher im Sinne des KSchG und erfolgte der Vertragsschluss im Fernabsatz, steht ihm gemäß § 11 FAGG ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Die Widerrufsbelehrung ist in den Rahmen-AGB von HEXLE (Abschnitt 7) enthalten und gilt ergänzend.

Erlöschen des Widerrufsrechts: Das Widerrufsrecht erlischt, wenn HEXLE die Dienstleistung vollständig erbracht hat und mit der Ausführung erst begonnen hat, nachdem der Verbraucher dazu seine ausdrückliche Zustimmung gegeben und gleichzeitig seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er sein Widerrufsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung verliert (§ 18 Abs 1 Z 1 FAGG). Hat der Verbraucher verlangt, dass HEXLE Bookings während der Widerrufsfrist bereitgestellt wird, hat er für den bis zum Widerruf erbrachten Teil der Leistung einen angemessenen Betrag zu zahlen.

10. Gewährleistung

Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbestimmungen des Verbrauchergewährleistungsgesetzes (VGG) für digitale Leistungen. Die Gewährleistungsfrist beträgt 2 Jahre. Innerhalb von zwei Jahren ab Bereitstellung wird vermutet, dass ein Mangel bereits bei Bereitstellung vorhanden war (Beweislastumkehr gemäß § 11 VGG).

HEXLE ist verpflichtet, notwendige Aktualisierungen (insbesondere Sicherheitsupdates) für den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum bereitzustellen (§§ 6, 7 VGG).

Der Verbraucher hat bei Mängeln zunächst das Wahlrecht zwischen Verbesserung und Herstellung des vertragsgemäßen Zustands. Ist dies unmöglich oder für HEXLE mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden, kann der Verbraucher Preisminderung verlangen oder vom Vertrag zurücktreten (§§ 12–15 VGG).

Gegenüber Unternehmern wird die Beweislastumkehr des § 924 ABGB ausgeschlossen.

11. Benachrichtigungen und E-Mail-Versand

HEXLE Bookings kann Benachrichtigungen an den Kunden, dessen Mitarbeiter sowie an Buchende versenden. Art und Umfang richten sich nach der jeweiligen Konfiguration.

E-Mail-Versand über die Mailinfrastruktur von HEXLE: Der Versand aller Produkt- und Systemmails aus HEXLE Bookings (insbesondere Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen) erfolgt über den zentralen Mailserver von HEXLE mit einer festen Absenderadresse (no-reply@hexle.at). Ein externer Versanddienstleister wird hierfür nicht eingesetzt. Ein vom Kunden selbst hinterlegtes Postfach (SMTP/IMAP) ist ausschließlich im gesondert lizenzierten Modul „Mail“ (Support-Postfach bzw. E-Mail-Korrespondenz) vorgesehen; dieses Modul ist nicht Gegenstand dieser AGB und wird für den Versand aus HEXLE Bookings nicht verwendet.
Zulässigkeit der versendeten Nachrichten: Der Kunde ist für die Zulässigkeit der über HEXLE Bookings versendeten Nachrichten verantwortlich, insbesondere für die Einhaltung des § 174 TKG 2021 bei werblichen Nachrichten sowie für das Vorliegen allenfalls erforderlicher Einwilligungen.
SMS-Benachrichtigungen: Ein SMS-Versand findet derzeit nicht statt. Es ist weder ein SMS-Dienstleister angebunden noch eine Versandfunktion implementiert. Meldet ein Teilnehmer eine Abwesenheit, wird lediglich gespeichert, dass er eine SMS-Benachrichtigung wünscht, sowie – sofern angegeben – seine Telefonnummer; beides ist für eine erst künftig geplante Benachrichtigungsfunktion vorgesehen. Der Kunde darf gegenüber seinen Teilnehmern nicht den Eindruck erwecken, es werde bereits eine SMS versendet.
Versandprotokollierung: Versendete Systemmails werden protokolliert. Die Versandhistorie umfasst die Empfängeradresse, den Betreff sowie den Nachrichteninhalt samt Anhängen. Links in Systemmails werden umgeschrieben, sodass beim Anklicken Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung erfasst werden. Die Protokollierung dient dem Nachweis und der Zustellkontrolle.
Web-Push-Benachrichtigungen: Web-Push-Benachrichtigungen werden über einen eigenen Dienst der Plattform (VAPID) ausgelöst. Die technische Zustellung erfolgt über die Push-Infrastruktur des jeweiligen Browserherstellers, wodurch eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden kann. Der Empfang setzt voraus, dass der jeweilige Nutzer die Benachrichtigungen in seinem Browser aktiviert hat.

12. Dokumentation der Vertragsbedingungen des Kunden

HEXLE Bookings kann je Buchung festhalten, welche Fassung (Revision) der vom Kunden hinterlegten Dokumente – insbesondere AGB, Kursvereinbarung und Widerrufsbelehrung – ein Buchender akzeptiert hat, jeweils mit Zeitstempel.

Rein technische Funktion: HEXLE stellt ausschließlich die technische Dokumentationsfunktion bereit und prüft weder den Inhalt noch die Wirksamkeit oder Durchsetzbarkeit der hinterlegten Dokumente.
Verantwortung des Kunden: Inhalt, Aktualität, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit dieser Dokumente verantwortet ausschließlich der Kunde. Er ist auch dafür verantwortlich, die Dokumente bei Änderungen zu aktualisieren und die Buchenden ordnungsgemäß darüber zu informieren.
Keine Rechtsberatung: Mit der Bereitstellung dieser Funktion ist keine rechtliche Beratung und keine Zusicherung hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Dokumente oder der dokumentierten Zustimmungen verbunden.

13. Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten (Data Act)

Für den Wechsel zu einem anderen Anbieter, die Unterstützung während des Wechselvorgangs, die Übertragbarkeit von Daten und digitalen Vermögenswerten sowie die damit verbundenen Fristen und Entgelte gelten die Regelungen des Abschnitts 13 der Rahmen-AGB.

14. Verschränkung mit HEXLE Education

Wird das Buchungsmodul im Rahmen von HEXLE Education genutzt, gelten für diese Nutzung vorrangig die AGB für HEXLE Education und der dort vereinbarte Auftragsverarbeitungsvertrag. Die vorliegenden AGB gelten in diesem Fall ergänzend, soweit sie den Regelungen der AGB für HEXLE Education nicht widersprechen.

15. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für HEXLE Bookings

nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

15.1 Gegenstand, Dauer und Leistungsumfang des Auftrags

Gegenstand: Die vorliegende Vereinbarung regelt die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistung HEXLE Bookings (Kurs-/Terminbuchung/-management) durch den Auftragnehmer (HEXLE) für den Auftraggeber. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers.
Leistungsumfang: Die Verarbeitung umfasst alle Tätigkeiten, die zur Bereitstellung, Wartung und Pflege der Softwarelösung HEXLE Bookings zum digitalen Kursverkauf und -management des Auftraggebers notwendig sind.
Dauer: Diese Vereinbarung tritt mit Vertragsabschluss in Kraft und endet automatisch mit Beendigung der Leistungsvereinbarung (Hauptvertrag) über die Nutzung von HEXLE Bookings.

15.2 Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten

Zweck: Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Auswertung von Personendaten der Buchenden und Verkaufsdaten zur Erfüllung von:
- Abrechnungszwecken (Rechnungslegung, Verkauf),
- Bestätigungsversand und -verwaltung,
- Verwaltung von Wartelisten und Nachrückbuchungen sowie Abwicklung von Stornierungen und Teilstornierungen,
- Versand von Benachrichtigungen per E-Mail und Web-Push einschließlich der Protokollierung des Versands,
- Dokumentation der vom Buchenden akzeptierten Fassung der vom Auftraggeber hinterlegten Dokumente,
- Erstellung und Versand von Teilnahmebescheinigungen bzw. -zertifikaten (einschließlich der Verarbeitung von Anwesenheits-/Teilnahmedaten als Berechnungs- und Nachweisgrundlage),
- Statistiken zur Auswertung der Kurse,
- Support und Wartung (Der Auftragsverarbeiter darf zur Bearbeitung von Supportfällen Einsicht in personenbezogene Daten nehmen, sofern dies zur Behebung technischer Probleme erforderlich ist).
Kategorien betroffener Personen:
- Kunden/Buchende des Auftraggebers.
- Gegebenenfalls: Mitarbeiter, Helfer des Auftraggebers.
Kategorien personenbezogener Daten:
- Identifikationsdaten: Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), Zahlungsdaten, Benutzerkennung.
- Kontaktdaten für Benachrichtigungen: Meldet ein Teilnehmer eine Abwesenheit, werden der Wunsch nach einer SMS-Benachrichtigung sowie – sofern angegeben – seine Telefonnummer gespeichert. Diese Daten werden derzeit nicht für einen Versand genutzt, da keine SMS-Versandfunktion besteht (siehe Abschnitt 11).
- E-Mail-Versandhistorie: Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt und Anhänge versendeter Systemmails sowie Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung beim Anklicken von Links in diesen Systemmails (siehe Abschnitt 11).
- Verkaufsdaten: Verkaufszahlen, Einnahmen.
- Anwesenheits-/Teilnahmedaten: Teilnahme- und Anwesenheitszeiten (unter anderem über Check-in per QR-Code erfasst), Abwesenheitsmeldungen sowie Angaben zu ausgestellten Teilnahmebescheinigungen (z.B. Ausstellungsdatum).
- Storno- und Wartelistendaten: Zeitpunkt und Umfang von Stornierungen und Teilstornierungen, angewandte Stornofristen und Stornogebühren, Rückabwicklungs- und Guthabendaten sowie Wartelisten- und Nachrückstatus.
- Einwilligungs- und Revisionsdaten: Dokumentation darüber, welche Fassung (Revision) der vom Auftraggeber hinterlegten Dokumente (AGB, Kursvereinbarung, Widerrufsbelehrung) ein Buchender akzeptiert hat, jeweils mit Zeitstempel.
- Freitextangaben: freie Anmerkungen bzw. Notizen zu Teilnehmern sowie Storno-, Absage- und Rabattgründe.
- Organisationsdaten: Details über den Kurs / den Veranstalter (Name, Unternehmen/Organisation, Anschrift etc.).
- Frei konfigurierbare Felder (Custom-Fields): Der Auftraggeber kann über frei definierbare Eingabefelder weitere, von ihm selbst festgelegte Datenkategorien erheben – unter anderem in den Feldtypen Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Datum & Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahlfeld und Adresse. Die eingegebenen Werte werden ohne inhaltliche Typprüfung oder Klassifizierung gespeichert. Der Auftraggeber entscheidet allein über Art und Umfang der über diese Felder erhobenen Daten – einschließlich gegebenenfalls besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten bei Sport- oder Reha-Kursen) – und ist allein für das Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage sowie für die Information der betroffenen Personen verantwortlich (siehe Abschnitt 2.4).

15.3 Pflichten und Weisungsrecht des Auftraggebers (Verantwortlicher)

Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO, insbesondere hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (z.B. Vorliegen einer Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DSGVO) und der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen, verantwortlich. Er hat insbesondere:

Die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, inkl. Informationspflichten (Art. 12 ff. DSGVO) sicherzustellen.
Alle Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren.
Den Auftragnehmer unverzüglich bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten zu informieren.

15.4 Pflichten des Auftragnehmers (Auftragsverarbeiter)

Der Auftragnehmer verpflichtet sich insbesondere:

Verarbeitung nur auf Weisung: Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung zwingt ihn dazu (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).
Informationspflicht bei rechtswidrigen Weisungen: Den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls eine Weisung nach Auffassung des Auftragnehmers gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
Vertraulichkeit: Sicherzustellen, dass zur Verarbeitung der Daten befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 DSGVO).
Sicherheit der Verarbeitung (TOMs): Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO zu treffen. Die konkreten Maßnahmen sind unter TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) detailliert festgehalten (z.B. Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Pseudonymisierung).
Unterauftragsverhältnisse (Subunternehmer):
- Der Auftragnehmer ist berechtigt, die unter Genehmigte Unterauftragsverarbeiter gelisteten Unternehmen, insbesondere für Hosting- und Wartungsleistungen, als Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter) hinzuzuziehen. Die Beauftragung dieser gelisteten Unternehmen gilt mit Abschluss dieses Vertrages als genehmigt.
- Der Auftragnehmer hat Subunternehmer vertraglich zur Einhaltung der gleichen Datenschutzpflichten zu verpflichten, die zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer gelten (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).
- Beabsichtigt der Auftragnehmer, einen neuen Subunternehmer hinzuzuziehen oder einen bestehenden zu ersetzen, muss er dies dem Auftraggeber 14 Tage vor der beabsichtigten Hinzuziehung schriftlich oder in Textform anzeigen. Der Auftraggeber hat das Recht, innerhalb dieser Frist begründeten Einspruch zu erheben (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Erhebt der Auftraggeber begründeten Einspruch, wird HEXLE den betreffenden Unterauftragsverarbeiter nicht einsetzen. Können sich die Parteien nicht auf eine alternative Lösung einigen, steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht für den betroffenen Dienst zu.
- Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrages durch seine Subunternehmer.
Unterstützungspflichten:
- Unterstützung des Auftraggebers bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Art. 12-22 DSGVO).
- Unterstützung bei der Einhaltung der Pflichten gem. Art. 32-36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung).
Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen: Unverzügliche Meldung, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers an diesen (Art. 33, 34 DSGVO).
Löschung und Rückgabe: Nach Beendigung des Vertrages die Daten innerhalb von 90 Tagen nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).
Drittlandtransfer: Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, sofern die Voraussetzungen der Art. 44–49 DSGVO erfüllt sind (insbesondere Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln). Dies betrifft insbesondere die Zahlungsabwicklung (siehe Abschnitt 6) sowie die technische Zustellung von Web-Push-Benachrichtigungen (siehe Abschnitt 11). Die aktuell genehmigten Unterauftragsverarbeiter und deren Drittlandsgarantien sind unter Genehmigte Unterauftragsverarbeiter einsehbar.

15.5 Kontrollrechte des Auftraggebers

Kontrollrecht: Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung dieser Vereinbarung und der getroffenen TOMs in angemessenem Umfang zu überprüfen, etwa durch Audits oder die Einsichtnahme in Nachweise des Auftragnehmers (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).
Nachweispflicht: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber alle zur Einhaltung seiner Pflichten notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und Nachweise zu erbringen.

15.6 Haftung

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Jede Partei haftet gegenüber betroffenen Personen für den gesamten Schaden, der durch eine nicht DSGVO-konforme Verarbeitung verursacht wurde (Art. 82 Abs. 2 DSGVO). Im Innenverhältnis trägt jede Partei den Anteil am Schaden, der ihrem Verschulden entspricht. Der Auftragnehmer haftet insbesondere für Schäden, die aus einer Verarbeitung resultieren, die nicht den Weisungen des Auftraggebers oder seinen eigenen Pflichten aus der DSGVO entspricht.

Stand: September 2026