Kalender

Der Kalender zeigt die Termine all Ihrer Angebote an einem Ort: Kurstermine, Buchungszeiträume, Buchungen von Termin- und Serviceangeboten, Sperrtage und auf Wunsch die Feiertage. Hier sehen Sie auf einen Blick, was wann stattfindet, und bearbeiten Buchungen direkt im Kalender.

Sie öffnen ihn über Allgemein › Kalender. Als Beispiel dient das Studio „Studio Sonnenschein“ mit dem Kurs „Yoga für Einsteiger“, dem Terminangebot „Erstgespräch Yoga“ und dem Serviceangebot „Massage & Wellness“.

Was der Kalender zeigt

Der Kalender zeigt alle Angebote mit Ausnahme der inaktiven, abgesagten und archivierten. Das gilt für alle drei Angebotsarten: Kursangebote, Terminangebote und Serviceangebote. Ein Kurs, den Sie noch nicht veröffentlicht haben, erscheint also erst, wenn Sie ihn auf Aktiv setzen.

Eintrag	Woher er stammt	Darstellung
Kurstermin	Termine eines Kursangebots	Hintergrundfläche „Kurs: Kurstermin 18:00 - 19:30“, in der Farbe des Angebots
Buchungszeitraum	Buchungszeiträume eines Termin- oder Serviceangebots	Hintergrundfläche „Angebot: Buchungszeitraum 09:00 - 17:00“, in der Farbe des Angebots
Online buchbar	Zeitraum Online buchbar ab/bis aus dem Programmverhalten eines Angebots	olivgrüner Eintrag „Online buchbar: Angebot“ über den ganzen Zeitraum, nur wenn Beginn und Ende gesetzt sind
Buchung	Buchungen von Termin- und Serviceangeboten	Eintrag „Kunde - Angebot“ in der Farbe des Status
Sperrtag	Sperrtage	grauer ganztägiger Eintrag „Sperrtag: Grund“
Feiertag	Feiertage aus HEXLE Core	violetter ganztägiger Eintrag „Feiertag: Name“ bzw. „Regionaler Feiertag: Name“

Anmeldungen zu Kursangeboten erscheinen nicht als eigene Einträge. Sie sehen die Kurstermine, die Teilnehmer finden Sie in der Anwesenheitsliste oder auf der Seite Teilnehmer des Kurses.

Farben und Legende

Unter dem Kalender steht eine Legende. Sie zeigt nur die Farben der Typen, die gerade eingeblendet sind.

Farbe	Bedeutung
Farbe des Angebots	Kurstermine bzw. Buchungszeiträume eines Angebots, dem Sie eine Farbe gegeben haben. Die Legende nennt es z. B. „Yoga für Einsteiger – Kurstermine“ oder „Massage & Wellness – Buchungszeitraum“.
Hellbraun	Kurstermine und Buchungszeiträume von Angeboten ohne eigene Farbe („Termine & Buchungszeiträume“)
Olivgrün	Online buchbar (ab/bis)
Gelb	Buchung Ausstehend, mit dem Zusatz „(Ausstehend)“ vor dem Namen
Blau	Buchung Bestätigt
Orange	Buchung Nicht erschienen, mit dem Zusatz „(Nicht erschienen)“
Grau mit Häkchen	Buchung Abgeschlossen
Rot	Buchung Storniert
Grau	Sperrtag
Violett	Feiertag

Die Farbe eines Angebots legen Sie im Angebot unter Angebotsdetails › Farbe fest (siehe Kursangebot anlegen und verwalten). Buchungen tragen immer die Farbe ihres Status, nicht die des Angebots.

Angebotsfarben ausschalten

Möchten Sie alle Kurstermine und Buchungszeiträume einheitlich hellbraun sehen, schalten Sie im Benutzermenü unter App-Einstellungen › Einstellungen Kurs den Schalter Kursfarben im Kalender anzeigen aus. Die Einstellung gilt nur für Sie und für alle Kalender von HEXLE Bookings, auch für den Servicekalender.

Ansichten

Oben rechts wechseln Sie zwischen Monat, Woche und Tag. Mit den Pfeilen blättern Sie vor und zurück, Heute springt zum aktuellen Datum. Über den Titel (z. B. „Oktober 2026“) springen Sie direkt zu einem anderen Zeitraum.

• Monat: Pro Tag stehen einige Einträge, der Rest verbirgt sich hinter „+3 weitere“. Ein Klick darauf öffnet den Tag in der Tagesansicht.
• Woche und Tag: Einträge stehen in ihrer echten Länge im Zeitraster. Die Hintergrundflächen zeigen, wann Kurstermine und Buchungszeiträume liegen. Eine rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.

Kalendereinstellungen

Über das Zahnrad ganz rechts öffnen Sie die Kalendereinstellungen:

Bereich	Einstellung	Wirkung
Wochenansicht	Woche startet am aktuellen Tag	Die Woche beginnt mit heute statt mit Montag.
	Wochenende ausblenden	Samstag und Sonntag werden nicht dargestellt.
	Heutigen Tag hervorheben	Die Spalte des heutigen Tages wird breiter dargestellt.
	Kalenderwochen anzeigen	KW-Spalte in der Monatsansicht, KW neben dem Titel und in der Datumsauswahl.
Zeitraster	Zeitintervall	Raster in 15 Min, 30 Min oder 60 Min.
	Angezeigt ab / Angezeigt bis	Stunden außerhalb dieses Bereichs werden ausgeblendet.
Beim Öffnen	Feste Startzeit	Die Wochen- und Tagesansicht springt beim Öffnen zu einer festen Uhrzeit. Ohne diese Option scrollt der Kalender zur aktuellen Uhrzeit.

Die zuletzt gewählte Ansicht und die Kalendereinstellungen merkt sich Ihr Browser. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser starten Sie wieder mit den Standardwerten.

Filtern

Oben in der Mitte stehen zwei Auswahlen:

• Angebote (Alle Kurse): Wählen Sie, welche Angebote der Kalender zeigt. Beim Öffnen sind alle gewählt. Trotz der Beschriftung „Kurse“ stehen hier alle Angebotsarten zur Wahl. Feiertage hängen nicht an dieser Auswahl. Sperrtage erscheinen nur, solange mindestens ein Angebot gewählt ist.
• Typen (z. B. 4 Typen): Wählen Sie, welche Arten von Einträgen erscheinen. Mit Alle auswählen und Alle abwählen setzen Sie alle Haken auf einmal, mit Fertig schließen Sie die Auswahl.

Typ	Beim Öffnen	Zeigt
Online buchbar (ab/bis)	eingeblendet	den Zeitraum, in dem ein Angebot online buchbar ist
Termine & Buchungszeiträume	eingeblendet	Kurstermine und Buchungszeiträume als Hintergrundflächen
Buchungen	eingeblendet	ausstehende, bestätigte, nicht erschienene und abgeschlossene Buchungen
Stornierte Buchungen	ausgeblendet	stornierte Buchungen in Rot. Sie blockieren keine Zeiten.
Sperrtage	eingeblendet	Sperrtage
Feiertage	ausgeblendet	Feiertage aus HEXLE Core

Ihre Auswahl gilt, bis Sie die Seite verlassen. Beim nächsten Öffnen sind wieder alle Angebote und die Standard-Typen gewählt.

Feiertage einblenden

Der Typ Feiertage steht nur zur Wahl, wenn

• in HEXLE Core unter Stammdaten › Feiertage die Feiertage berücksichtigt werden und
• Sie die Feiertags-Einstellung und die Feiertage in HEXLE Core lesen dürfen.

Fehlt eines davon, gibt es den Typ nicht. Welche Feiertage erscheinen, richtet sich nach Land, Bundesland und der Einstellung zu regionalen Feiertagen in HEXLE Core. Feiertage im Kalender sind nur eine Anzeige. Ob sie Buchungen sperren, lesen Sie unter Zusammenhang mit den Feiertagen in HEXLE Core.

Live-Aktualisierung

Der Kalender aktualisiert sich von selbst, wenn andere Buchungen ändern, etwa wenn ein Kunde online bucht oder storniert oder ein Kollege einen Termin verschiebt. Sie müssen die Seite dafür nicht neu laden.

• Neu geladen wird nur, wenn die Änderung ein Angebot betrifft, das Sie gerade eingeblendet haben.
• Mehrere Änderungen kurz hintereinander lösen nur eine Aktualisierung aus.
• Ob die Live-Verbindung steht, sehen Sie oben rechts: Live in Grün bedeutet verbunden. Steht dort Getrennt, lädt der Kalender ersatzweise einmal pro Minute neu.
• Live aktualisiert werden Buchungen von Termin- und Serviceangeboten. Änderungen an Kursterminen und Buchungszeiträumen lösen keine Aktualisierung aus. Sie erscheinen mit der nächsten Aktualisierung oder nach dem Neuladen der Seite.

Eine Buchung öffnen

Klicken Sie auf eine Buchung. Bei einer ausstehenden oder bestätigten Buchung öffnet sich Termin bearbeiten, bei allen anderen Termindetails.

Der Dialog zeigt:

• den Status der Buchung, bei stornierten Buchungen zusätzlich den Stornierungsgrund,
• unter Kurs das Angebot, bei Serviceangeboten zusätzlich die Leistung und „bei“ dem Mitarbeiter,
• unter Kunde Name, E-Mail und Telefon und ob der Kunde ein HEXLE-Konto hat („Gast“, wenn nicht),
• die Verknüpfung mit der Kundenkartei (Mit Kunde verknüpfen),
• den Kunden-Link „Termin verwalten“ mit Link kopieren, Per E-Mail senden und Neu erzeugen,
• die Startzeit und je nach Angebot die Adresse oder den Kommunikationslink.

Kundenkartei und Kunden-Link funktionieren wie auf der Seite Buchungen, siehe Kunden-Link „Termin verwalten“ und Mit der Kundenkartei verknüpfen.

Aktionen im Dialog

Button	Wann er erscheint	Was passiert
Bestätigen	Buchung ist Ausstehend und Sie dürfen Buchungen bestätigen	Die Buchung wird bestätigt, wie auf der Seite Buchungen.
Nicht erschienen / Abgeschlossen	Buchung ist Bestätigt, der Termin hat begonnen und Sie dürfen den Status ändern	Setzt den Status. Keine E-Mail.
Stornieren	Buchung ist Ausstehend oder Bestätigt	Fragt „Soll diese Buchung wirklich storniert werden?“. Sie können einen Stornierungsgrund angeben und bei Spätstorno zwischen „Nach Stornofrist“, „Ja“ und „Nein“ wählen.
Speichern	Buchung ist Ausstehend oder Bestätigt	Speichert die Startzeit.
Schließen	alle anderen Status	Schließt die Termindetails. Ändern können Sie hier nichts.

Im Kalender geht immer eine E-Mail raus

Anders als auf der Seite Buchungen fragt der Kalender nicht „Kunde informieren?“:

• Bei Speichern erhalten der Kunde „Ihre Buchung wurde aktualisiert“ und alle aktiven Inhaber „Buchung wurde aktualisiert“, jeweils mit Kalenderanhang. Das passiert auch, wenn Sie die Startzeit gar nicht geändert haben.
• Bei Stornieren erhält der Kunde immer die Nachricht über die Stornierung.

Möchten Sie ohne E-Mail ändern, nutzen Sie die Seite Buchungen des Angebots.

Was beim Bestätigen, Stornieren und beim Spätstorno genau passiert, lesen Sie unter Buchungen eines Terminangebots verwalten.

Buchungen per Drag & Drop verschieben

Ausstehende und bestätigte Buchungen ziehen Sie mit der Maus auf eine andere Zeit oder in der Monatsansicht auf einen anderen Tag. Stornierte, abgeschlossene und nicht erschienene Buchungen, Sperrtage, Feiertage und Hintergrundflächen lassen sich nicht ziehen.

Situation	Ergebnis
Zur neuen Zeit liegt im Kalender schon eine andere Buchung (stornierte zählen nicht)	„Zu dieser Zeit existiert bereits eine Buchung.“ Die Buchung springt zurück, nichts wird gespeichert. Geprüft werden alle gerade eingeblendeten Angebote.
Die neue Zeit ist zulässig	„Buchung erfolgreich aktualisiert.“ Der Kunde erhält immer „Ihre Buchung wurde aktualisiert“, alle aktiven Inhaber erhalten „Buchung wurde aktualisiert“.
HEXLE Bookings lehnt die neue Zeit ab	„Fehler beim Aktualisieren der Buchung: …“ mit dem Grund. Die Buchung springt zurück.

Welche Zeiten zulässig sind:

• Terminangebote: Der Termin darf nicht in der Vergangenheit und nicht auf einem Sperrtag liegen und muss ganz in einem Buchungszeitraum liegen. Er darf sich samt Pufferzeiten nicht mit einer anderen offenen Buchung desselben Angebots überschneiden. Das Ende ergibt sich aus der Termindauer. Buchungsschluss, Höchstens im Voraus buchbar und Online buchbar ab/bis gelten für Sie nicht. Details unter Termin verschieben.
• Serviceangebote: Leistungen, Dauer und Mitarbeiter bleiben gleich. Der Mitarbeiter muss zur neuen Zeit frei sein. Termine verschieben Sie bei Serviceangeboten am besten im Servicekalender, der die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zeigt.

Achtung

Jedes Verschieben im Kalender verschickt E-Mails an den Kunden und an alle aktiven Inhaber. Eine Rückfrage gibt es nicht. Haben Sie versehentlich verschoben, verschieben Sie die Buchung zurück. Auch dann geht wieder eine E-Mail raus.

Kurstermine und Buchungszeiträume bearbeiten

Klicken Sie in der Wochen- oder Tagesansicht auf eine Hintergrundfläche. Es öffnet sich Kurstermin bearbeiten bzw. bei Termin- und Serviceangeboten Buchungszeitraum bearbeiten.

• Ändern Sie Startzeit und Endzeit und klicken Sie auf Speichern („Termin erfolgreich aktualisiert.“). Teilnehmer und Kunden werden dabei nicht benachrichtigt.
• Mit Löschen und der Bestätigung „Soll dieser Termin wirklich gelöscht werden? Eventuell vorhandene Buchungen werden dadurch nicht storniert.“ löschen Sie den Eintrag. Buchungen in diesem Zeitraum bleiben bestehen. Kümmern Sie sich selbst um betroffene Kunden.

Mehr Möglichkeiten (Raum, Kapazität, Absagen mit Benachrichtigung, Serien) haben Sie in der Terminverwaltung des Angebots, siehe Termine und Terminserien und Buchungszeiträume eines Terminangebots.

Neue Einträge direkt im Kalender anlegen

Klicken Sie in der Monatsansicht auf einen Tag oder ziehen Sie in der Wochen- oder Tagesansicht mit der Maus über einen freien Zeitraum. Es öffnet sich ein Menü mit drei Einträgen. Datum bzw. Zeitraum sind im Formular schon vorausgefüllt.

Eintrag	Formular	Hinweise
Neuen Buchungszeitraum anlegen	Buchungszeitraum anlegen mit Angebot, Startdatum, Enddatum, Raum und Max. Teilnehmer	Das Enddatum muss nach dem Startdatum liegen. Ein Zeitraum, der sich mit einem bestehenden überschneidet, wird abgelehnt. Bleibt Max. Teilnehmer leer, gilt die Kapazität von Raum bzw. Angebot.
Neuen Termin anlegen	Erst Terminangebot auswählen, dann Termin anlegen	Es stehen nur Terminangebote zur Wahl, keine Serviceangebote. Das Formular entspricht Buchung hinzufügen auf der Seite Buchungen, siehe Buchung selbst hinzufügen.
Neuen Sperrtag anlegen	Sperrtag anlegen mit Datum, Grund (intern) und Öffentliche Info-Nachricht	Legt einen einmaligen Sperrtag an. Wiederkehrende Sperrtage legen Sie auf der Seite Sperrtage an. Was ein Sperrtag bewirkt, lesen Sie unter Sperrtage.

Termine von Serviceangeboten tragen Sie im Servicekalender mit Walk-in ein.

Kalender oder Servicekalender?

HEXLE Bookings hat zwei Kalender. Mit dem Modul Serviceangebote gibt es zusätzlich den Servicekalender.

	Kalender	Servicekalender
Inhalt	alle Angebotsarten: Kurstermine, Buchungszeiträume, Buchungen, Sperrtage, Feiertage	nur Serviceangebote
Aufteilung	ein gemeinsamer Kalender	eine Spalte je Mitarbeiter mit Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Termine verschieben	per Drag & Drop, E-Mail immer	nur auf freie Zeiten
Neuer Servicetermin	nein	Walk-in
Modul	Basis	Serviceangebote

Siehe auch: Servicekalender.

Rechte und Module

• Den Menüpunkt Kalender sehen Sie mit dem Modul Basis und dem Recht, Angebote anzusehen (p10.course.read.all). Siehe Lizenzen, Module und Rechte.
• Ist ein Angebot über die Teamberechtigung auf bestimmte Teams beschränkt, sehen Sie es nur mit Zugriff auf dieses Angebot.
• Bestätigen, Nicht erschienen und Abgeschlossen erscheinen nur mit den passenden Rechten. Für alle anderen Änderungen brauchen Sie ebenfalls die Rechte zum Bearbeiten von Buchungen, Terminen bzw. Sperrtagen. Fehlt eines, lehnt HEXLE Bookings die Änderung mit einer Fehlermeldung ab.
• Als Inhaber haben Sie alle Rechte.

Weiterführende Seiten

• Buchungen eines Terminangebots verwalten
• Buchungszeiträume eines Terminangebots
• Termine und Terminserien
• Sperrtage
• Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?
• Übersicht (Dashboard)