Anwesenheits-Karten

Eine Anwesenheits-Karte ist eine gedruckte Karte mit QR-Code, die Sie einer Kursanmeldung zuordnen. Ihr Kunde scannt die Karte mit dem Handy und sieht ohne Login seine Termine dieses Kurses. Einzelne Termine kann er dort absagen. Als Beispiel dient der Kurs „Yoga für Einsteiger“ des Studios „Studio Sonnenschein“ mit der Teilnehmerin Lena Lotus.

Voraussetzungen

• Ihr Unternehmen hat das Modul Kursangebote von HEXLE Bookings. Ohne dieses Modul funktionieren auch bereits ausgegebene Karten nicht.
• Für das Zuordnen brauchen Sie in HEXLE Core das Modul HEXLE Link. Jede Karte ist ein HEXLE Link.
• Zum Zuordnen, Widerrufen, Ansehen und für Link kopieren gibt es jeweils eigene Rechte. Fehlt ein Recht, fehlt der passende Button.

Kein Check-in mit der Karte

Die Karte ist kein Check-in. Wer die Karte scannt, ist damit nicht als anwesend erfasst. Die Anwesenheit tragen Sie weiterhin in der Anwesenheitsliste ein. (siehe Anwesenheitsliste)

Überblick

Schritt	Wo	Ergebnis
Leere Karten drucken	HEXLE Core › Werkzeuge › HEXLE Link	PDF mit QR-Karten, jede mit einem neuen, leeren Link
Karte zuordnen	Bookings › Kursangebot › Teilnehmer	Die Karte gehört zu genau einer Anmeldung.
Karte nutzen	Handy des Kunden, ohne Login	Termine des Kurses ansehen und absagen
Karte endet	automatisch oder von Hand	Der QR-Code führt zu „Diese Karte ist ungültig oder abgelaufen.“

1. Leere Karten drucken

Die Karten selbst druckt HEXLE Core.

1. Öffnen Sie in HEXLE Core Werkzeuge › HEXLE Link, klicken Sie oben rechts auf das Menü … und wählen Sie QR-Karten drucken.
2. Wählen Sie die Vorlage (z. B. „QR-Karte“), die Anzahl Karten (1 bis 200) und das Druckformat:
   • A4-Bogen zum Schneiden (2 × 5 Karten) für normale Drucker, mit Schnittmarken,
   • Einzelseiten für Kartendrucker (85 × 55 mm), eine Karte pro Seite.
3. Klicken Sie auf Erstellen & drucken. HEXLE Core legt einen Druckstapel mit so vielen neuen, leeren Links an und lädt das PDF herunter. Jede Karte trägt Ihren Firmennamen, den QR-Code und darunter den Code als Text.

Unter … › Druckstapel drucken Sie einen Stapel später noch einmal, auch mit einer anderen Vorlage. Dabei entstehen keine neuen Links.

Visitenkarten

Mit derselben Druckfunktion drucken Sie in HEXLE Core unter Personal & Rechte Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter. Mit Anwesenheits-Karten haben diese nichts zu tun.

2. Karte einer Anmeldung zuordnen

1. Öffnen Sie Angebote › Kursangebote, wählen Sie den Kurs und klicken Sie auf Teilnehmer.
2. Wählen Sie im Reiter Kursanmeldungen genau eine Anmeldung aus und öffnen Sie oben rechts das Menü …. Klicken Sie auf Karte zuordnen.
3. Im Dialog Karte zuordnen klicken Sie auf Scanner starten und halten die leere Karte vor die Kamera. Ohne Kamera tippen Sie den Code von der Karte unter Oder Code eingeben ab und klicken auf Zuordnen. Leerzeichen und Bindestriche dürfen Sie mittippen, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Statt des Codes nimmt das Feld auch den vollständigen Link.
4. Die Meldung „Karte wurde zugeordnet.“ bestätigt die Zuordnung. In den Details der Anmeldung steht im Reiter Allgemein bei Anwesenheits-Karte „Aktiv“ mit den letzten Zeichen des Codes, z. B. „Aktiv …YZ68“.

Ab jetzt führt der QR-Code der Karte zur Kartenseite dieser Anmeldung. Eine E-Mail an den Kunden geht dabei nicht hinaus. Geben Sie ihm einfach die Karte mit.

Regeln beim Zuordnen

Situation	Was passiert
Anmeldung ist Bestätigt oder Ausstehend	Die Karte lässt sich zuordnen. Die Kartenseite funktioniert aber erst, wenn die Anmeldung bestätigt ist.
Anmeldung hat einen anderen Status (z. B. Warteliste, Storniert)	Zuordnen ist nicht möglich. Im Reiter Stornierte Kursanmeldungen gibt es den Button nicht.
Anmeldung hat schon eine aktive Karte	Der Button heißt Karte ersetzen. Der Dialog weist darauf hin, dass die alte Karte ersetzt wird. Sie endet mit dem Grund „Durch neue Karte ersetzt“.
Karte gehört schon zu einer anderen Anmeldung oder der Link wird anderweitig verwendet	Es erscheint die Rückfrage Karte übernehmen?. Mit Karte übernehmen endet eine bisherige Zuordnung bzw. das bisherige Ziel des Links wird überschrieben, und die Karte gehört ab jetzt dieser Anmeldung.
Karte ist unbekannt oder gehört einer anderen Firma	Meldung „Diese Karte ist unbekannt oder gehört zu einer anderen Firma.“
Link ist in HEXLE Link deaktiviert	Zuordnen ist nicht möglich.

3. Karten eines Kurses verwalten

Alle Karten eines Kurses sehen Sie auf der Seite Teilnehmer im Reiter Anwesenheits-Karten. Aktive Karten stehen oben, darunter die beendeten als Verlauf.

Spalte	Bedeutung
Teilnehmer, Account	Wem die Karte gehört und ob die Person ein HEXLE-Konto hat oder Gast ist
Status	Aktiv, Abgelaufen oder Beendet
Registriert am	Zeitpunkt der Zuordnung
Gültig bis	Ende des letzten stattfindenden Kurstermins. Bei einer Anmeldung zu einem einzelnen Termin das Ende dieses Termins.
Kartenende	Die letzten Zeichen des Codes, damit Sie die gedruckte Karte wiedererkennen
Beendet am, Grund	Wann und warum die Karte endete

Die Symbole am Ende jeder Zeile:

Aktion	Wirkung
Link kopieren	Legt den Link der Karte in die Zwischenablage, z. B. um ihn dem Kunden per E-Mail zu schicken, wenn er die Karte vergessen hat. Nur bei aktiven Karten.
Neu zuordnen	Öffnet den Dialog Karte zuordnen für diese Anmeldung, z. B. für eine Ersatzkarte.
Widerrufen	Nur bei aktiven Karten. Beendet die Karte nach einer Rückfrage. Danach ist die Karte wieder frei und lässt sich neu zuordnen.

Karte widerrufen gibt es auch auf der Seite Teilnehmer oben, wenn die gewählte Anmeldung eine aktive Karte hat.

Der Link ist der Schlüssel

Wer den Link einer Karte kennt, sieht ohne Login die Termine und kann sie absagen. HEXLE Bookings zeigt den Link deshalb nirgends an, sondern kopiert ihn nur auf Ihren Klick. Geben Sie ihn nur an die betroffene Person weiter. Ist eine Karte verloren, widerrufen Sie sie und ordnen Sie eine neue zu.

4. Was Ihre Kunden mit der Karte tun

Der Kunde scannt den QR-Code und landet ohne Login auf seiner Kartenseite. Oben stehen Ihr Firmenname, sein Vorname, der Kurs und Karte gültig bis. Darunter sieht er die Termine dieses Kurses, mit den Filtern Alle, Kommend und Erledigt.

1. Zum Absagen klickt der Kunde beim Termin auf Termin absagen.
2. Optional gibt er unter Warum können Sie nicht kommen? (freiwillig) einen Grund an, z. B. „Krankheit“.
3. Mit Jetzt absagen ist der Termin abgesagt.

Aktion	Regel
Termin absagen	Nur bevor der Termin beginnt und nur bei Terminen, die stattfinden. In Ihrer Anwesenheitsliste steht die Person dann automatisch auf Entschuldigt, solange Sie noch keinen anderen Status erfasst haben.
Absage zurücknehmen	Mit Absage zurücknehmen, ebenfalls nur bis zum Terminbeginn. Eine Absage, die Sie in der Anwesenheitsliste eingetragen haben, kann der Kunde nicht zurücknehmen. Er sieht dort „Von der Kursleitung eingetragen“.

Die Kartenseite zeigt nur den Kurs, zu dem die Karte gehört. Andere Buchungen des Kunden erscheinen dort nicht.

Wann eine Karte endet

Auslöser	Status / Grund im Reiter
Sie klicken auf Widerrufen bzw. Karte widerrufen	Beendet / Widerrufen
Sie ordnen der Anmeldung eine neue Karte zu oder übernehmen die Karte für eine andere Anmeldung	Beendet / Durch neue Karte ersetzt
Die Anmeldung wird storniert, egal ob von Ihnen, vom Kunden selbst oder weil ein einzeln gebuchter Termin abgesagt wird	Beendet / Anmeldung storniert
Die Anmeldung bekommt einen anderen Status als Bestätigt oder Ausstehend, z. B. Abgeschlossen	zuerst Abgelaufen, nach der täglichen Prüfung Beendet / Anmeldung storniert
Der letzte stattfindende Kurstermin ist vorbei	zuerst Abgelaufen, nach der täglichen Prüfung Beendet / Abgelaufen

• Ab dem Ende der Gültigkeit zeigt die Kartenseite sofort „Diese Karte ist ungültig oder abgelaufen. Bitte wenden Sie sich an den Veranstalter.“ Im Reiter Anwesenheits-Karten steht die Karte dann auf Abgelaufen. Bei der nächsten täglichen Prüfung beendet HEXLE Bookings sie endgültig und gibt den Link frei. Dasselbe gilt für eine Anmeldung, die nicht mehr bestätigt oder ausstehend ist.
• Dieselbe Meldung sieht der Kunde bei jeder anderen unbrauchbaren Karte, etwa wenn sie widerrufen ist oder die Anmeldung nicht mehr bestätigt ist. Aus Sicherheitsgründen unterscheidet die Seite diese Fälle nicht. Auch zu viele Aufrufe in kurzer Zeit werden vorübergehend blockiert.
• Eine Anmeldung mit Anwesenheits-Karte lässt sich nicht löschen, nur stornieren. Siehe Anmeldungen zu einem Kurs verwalten.
• Löschen Sie den ganzen Kurs, werden alle Karten des Kurses entfernt.

Ein beendeter Link ist danach wieder leer. Sie können dieselbe gedruckte Karte einer anderen Anmeldung zuordnen.