Buchungen eines Serviceangebots verwalten

Jeder Termin, den ein Kunde bei einem Serviceangebot online bucht oder den Sie im Servicekalender als Walk-in eintragen, landet auf der Seite Buchungen dieses Serviceangebots. Dort sehen Sie, wer wann welche Leistungen bei welchem Mitarbeiter gebucht hat, stornieren Termine und verknüpfen Buchungen mit Ihrer Kundenkartei. Als Beispiel dient das Serviceangebot „Massage & Wellness“ des „Studio Sonnenschein“ mit den Leistungen „Massage 30 min“ (39 €), „Massage 60 min“ (69 €) und „Fußreflexzonen“ (49 €, Stornofrist 24 Stunden) sowie einer Stornofrist von 12 Stunden am Serviceangebot.

Die Seite funktioniert in weiten Teilen wie die Buchungen eines Terminangebots. Was gleich ist, beschreibt Buchungen eines Terminangebots verwalten. Diese Seite zeigt, was bei Serviceangeboten anders ist.

Die Seite „Buchungen“ öffnen

Öffnen Sie Angebote › Serviceangebote, wählen Sie das Serviceangebot in der Liste und klicken Sie oben rechts auf Buchungen. Unter der Überschrift Buchungen steht z. B. „Angebot: Massage & Wellness, Dornbirn“. Mit Zurück zu Serviceangeboten kehren Sie zur Liste zurück.

Die Liste zeigt alle Buchungen außer den stornierten: Ausstehend, Bestätigt, Nicht erschienen und Abgeschlossen. Stornierte Buchungen erscheinen hier nicht. Sie finden sie im Servicekalender mit dem Schalter Stornierte. (siehe Servicekalender)

Die Spalten

Es gibt dieselben Spalten wie beim Terminangebot (Buchungs-Nr., Status, Startzeit, Endzeit, Name, Account, E-Mail, Telefon, Kunde, Bemerkung). Bei Serviceangeboten sind zusätzlich diese Spalten gefüllt:

Spalte	Inhalt
Leistung	Alle gebuchten Leistungen des Termins, z. B. „Massage 30 min, Fußreflexzonen“.
Mitarbeiter	Der Mitarbeiter, der den Termin ausführt. Hat der Kunde „Egal wer“ gewählt, steht hier der Mitarbeiter, den HEXLE Bookings zugeteilt hat.
Startzeit, Endzeit	Die Endzeit ergibt sich aus der Dauer der gebuchten Leistungen. Bei der Kombination „Massage 30 min“ und „Fußreflexzonen“ sind das 75 Minuten, z. B. 10:00 bis 11:15. Bei einem Walk-in mit eigener Dauer gilt diese.

Walk-ins stehen ohne Unterschied in der Liste, als Gast. Haben Sie beim Walk-in keine E-Mail-Adresse eingetragen, bleibt die Spalte E-Mail leer.

Details einer Buchung

Klicken Sie auf eine Zeile. Unter der Liste erscheinen die Details in vier Reitern:

Reiter	Inhalt
Allgemein	Vollständiger Name, Account, E-Mail und Telefon, darunter die Kundenkartei und der Kunden-Link „Termin verwalten“.
Termine	Der gebuchte Termin mit Startzeit, Endzeit und Bemerkung.
Leistungen	Nur bei Serviceangeboten: Leistung, Mitarbeiter, Beginn, Dauer und Preis. Bei mehreren Leistungen steht eine Zeile mit allen Leistungen, der Gesamtdauer und dem Gesamtpreis.
Zusatzfelder	Die Antworten auf die Zusatzfelder des Serviceangebots und der gebuchten Leistungen.

Der Preis ist der Preis zum Zeitpunkt der Buchung, bei mehreren Leistungen die Summe. Ändern Sie später den Preis im Leistungskatalog, bleibt er bei bestehenden Buchungen gleich.

Unterschiede zu den Buchungen eines Terminangebots

	Terminangebot	Serviceangebot
Neue Buchung durch Sie	Buchung hinzufügen öffnet die Seite Neue Buchung	Termin eintragen öffnet den Servicekalender, gefiltert auf dieses Serviceangebot. Dort tragen Sie den Termin als Walk-in ein.
Status einer neuen Buchung	je nach Buchungen automatisch bestätigen Ausstehend oder Bestätigt	Online-Buchungen und Walk-ins sind immer sofort bestätigt
Länge des Termins	Termindauer am Angebot	Dauer der gebuchten Leistungen bzw. eigene Dauer des Walk-ins
Spalten Leistung, Mitarbeiter, Reiter Leistungen	leer bzw. nicht vorhanden	gefüllt
Stornofrist	Stornofrist am Angebot	strengste Stornofrist der gebuchten Leistungen, sonst die am Serviceangebot
Kunde über „Termin verwalten“	kann nur stornieren	kann stornieren und verschieben
Verschieben per Drag & Drop	im allgemeinen Kalender	im Servicekalender, auch auf einen anderen Mitarbeiter

Status einer Buchung

Status	Wie eine Buchung dahin kommt
Bestätigt	Jede Online-Buchung und jeder Walk-in.
Storniert / Spät storniert	Sie stornieren hier oder im Servicekalender, oder der Kunde storniert über „Termin verwalten“ (dann immer Storniert, nie Spät storniert).
Nicht erschienen / Abgeschlossen	Sie klicken nach Terminbeginn auf Nicht erschienen bzw. Abgeschlossen.

Die Aktionen Bestätigen, Abgeschlossen, Nicht erschienen und die Sammelaktionen für angehakte Zeilen funktionieren wie beim Terminangebot. Abgeschlossen und Nicht erschienen erscheinen erst, wenn der Termin begonnen hat. Einzelheiten stehen unter Status einer Buchung.

Buchung stornieren

1. Klicken Sie auf die Buchung und dann auf Stornieren.
2. Geben Sie im Dialog Buchung stornieren optional einen Stornierungsgrund ein.
3. Wählen Sie bei Spätstorno, ob die Stornierung als spät gilt.
4. Lassen Sie Kunde per E-Mail benachrichtigen eingeschaltet, wenn der Kunde „Ihre Buchung wurde abgesagt“ erhalten soll.
5. Klicken Sie auf Stornieren. Die Buchung verschwindet aus der Liste, und die Zeit des Mitarbeiters ist sofort wieder frei.

Spätstorno nach der strengsten Frist

Mit Nach Stornofrist (Standard) prüft HEXLE Bookings, ob die Stornofrist zum Zeitpunkt des Stornierens schon abgelaufen ist. Welche Frist gilt:

Situation	Es gilt …
Mindestens eine gebuchte Leistung hat eine eigene Stornofrist	die strengste, also längste Frist dieser Leistungen
Keine gebuchte Leistung hat eine eigene Frist	die Stornofrist für Kunden des Serviceangebots
Weder Leistung noch Serviceangebot haben eine Frist	der Terminbeginn

Beispiel: Clara Kombi hat für Donnerstag, 29.10., 10:00 Uhr „Massage 30 min“ und „Fußreflexzonen“ gebucht. „Fußreflexzonen“ hat 24 Stunden Stornofrist, das Serviceangebot 12 Stunden. Es gilt die strengere Frist von 24 Stunden, sie endet am Mittwoch, 28.10., um 10:00 Uhr. Storniert das Studio danach mit „Nach Stornofrist“, steht die Buchung auf Spät storniert.

Mit Ja bzw. Nein legen Sie das Ergebnis unabhängig von der Frist fest.

Stornofrist 0 an einer Leistung

Eine Leistung mit der Stornofrist 0 hat eine eigene Frist, nämlich „bis Terminbeginn“. Sie geht der Stornofrist des Serviceangebots vor. Soll die Frist des Serviceangebots gelten, lassen Sie das Feld an der Leistung leer. (siehe Leistungen)

Termin ändern

Im Reiter Termine ändern Sie über das Stift-Symbol die Startzeit und die Bemerkung. Vor dem Speichern fragt HEXLE Bookings Kunde informieren?. Mit Ja, informieren erhält der Kunde „Ihre Buchung wurde aktualisiert“, die Inhaber „Buchung wurde aktualisiert“.

• Die Dauer bleibt, wie sie gebucht wurde. Eine geänderte Endzeit wird nicht übernommen.
• Der Mitarbeiter bleibt gleich. Einen anderen Mitarbeiter wählen Sie im Servicekalender.
• Es gelten Arbeitszeit, Pufferzeiten, Buchungszeiträume und Sperrtage. Eine neue Startzeit darf nicht in der Vergangenheit liegen.

Einfacher geht das Verschieben im Servicekalender: Dort sehen Sie die freien Zeiten und können auch den Mitarbeiter wechseln. (siehe Servicekalender)

Kunden-Link „Termin verwalten“: Kunden verschieben selbst

Im Reiter Allgemein verwalten Sie den persönlichen Link des Kunden mit Link kopieren, Per E-Mail senden und Neu erzeugen. Die Buttons funktionieren wie beim Terminangebot, siehe Kunden-Link „Termin verwalten“.

Der Kunde sieht seine Leistungen mit Einzelpreisen und Gesamtpreis, Datum, Uhrzeit, Dauer, Mitarbeiter und Ort sowie die Frist, z. B. „Kostenlos stornierbar bis Mittwoch, 28. Oktober 2026, 10:00 Uhr.“ Bei Serviceangeboten hat er zwei Möglichkeiten:

Button	Was der Kunde tun kann
Termin stornieren	Storniert den Termin, optional mit einem Grund.
Termin verschieben	Wählt eine neue freie Zeit, wahlweise beim bisherigen Mitarbeiter oder „Egal wer“, und bestätigt mit Verschieben bestätigen.

Was beim Verschieben durch den Kunden gilt:

• Es geht nur bis zum Ende der Stornofrist, also mit derselben Frist wie das Stornieren. Danach lehnt HEXLE Bookings das Verschieben ab, und der Kunde muss sich an Sie wenden.
• Es gelten alle Regeln der Online-Buchung, auch Buchungsschluss, „Höchstens im Voraus buchbar“ und das 15-Minuten-Raster. Die gebuchte Dauer bleibt.
• Ist in der Konfiguration Kunden dürfen Mitarbeiter wählen ausgeschaltet, kann der Kunde keinen bestimmten Mitarbeiter wählen.
• Der Kunde erhält „Ihr Termin wurde verschoben“, alle aktiven Inhaber „Termin wurde verschoben“, jeweils mit alter und neuer Zeit.

Mit der Kundenkartei verknüpfen

Unter Kunde im Reiter Allgemein verknüpfen Sie die Buchung mit einem Kunden aus Ihrer Kundenkartei in HEXLE Core. Das funktioniert wie beim Terminangebot, siehe Mit der Kundenkartei verknüpfen. Ist die Buchung verknüpft, steht der Kunde auch in der Spalte Kunde, und die Profilkarte am Namen zeigt den Abschnitt Kunde mit Kundennummer, Firma, Kontakt und Status sowie, mit dem nötigen Recht in HEXLE Core, In Kundenkartei öffnen.

Kachel „Heute“ auf der Übersicht

Die Termine Ihrer Serviceangebote sehen Sie auch auf der Übersicht in der Kachel Heute. Sie fügen sie über Widget hinzufügen hinzu.

• Die große Zahl nennt die Termine, die heute beginnen, ohne stornierte.
• Darunter stehen unter Nächste Termine die nächsten höchstens fünf ausstehenden oder bestätigten Termine ab jetzt, auch an späteren Tagen.
• Die Kachel sehen Sie nur mit dem Modul Serviceangebote und dem Recht für die Liste der heutigen Termine.
• Für Mitarbeiter, die nicht auf alle Serviceangebote zugreifen dürfen, legen Sie in der Konfiguration unter Kachel „Heute“ fest, ob sie nur Eigene Standorte (Standard) oder Alle Standorte sehen. Fremde Standorte erscheinen dann ohne Namen.

Einzelheiten stehen unter Übersicht.

E-Mails im Überblick

Aktion	An den Kunden	An die Inhaber
Online-Buchung	Ihre Buchungsbestätigung	Neue Buchung eingegangen
Walk-in im Servicekalender	Ihre Buchungsbestätigung, nur mit eingetippter E-Mail-Adresse	–
Verschieben im Servicekalender	Ihr Termin wurde verschoben, je nach Auswahl	–
Kunde verschiebt über „Termin verwalten“	Ihr Termin wurde verschoben	Termin wurde verschoben
Ändern im Reiter Termine mit Ja, informieren	Ihre Buchung wurde aktualisiert	Buchung wurde aktualisiert
Stornieren	Ihre Buchung wurde abgesagt, wenn Kunde per E-Mail benachrichtigen an ist	–

Alle Einzelheiten stehen unter Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?.

Weiterführende Seiten

• Buchungen eines Terminangebots verwalten
• Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?
• Übersicht
• Konfiguration Siehe auch: Servicekalender, Serviceangebot anlegen, Leistungen.