Serviceangebot anlegen

Mit einem Serviceangebot buchen Ihre Kunden online eine oder mehrere Leistungen bei einem Ihrer Mitarbeiter, z. B. eine Massage bei Mia oder einen Haarschnitt bei „egal wer“. Ein Serviceangebot steht für einen Ort, an dem Ihre Mitarbeiter Termine anbieten. Als Beispiel dient das Serviceangebot „Massage & Wellness“ des „Studio Sonnenschein“ mit zwei Mitarbeitern und drei Leistungen.

Bevor Sie beginnen

Was	Wo	Warum
Mitarbeiter mit Arbeitszeiten	HEXLE Core › Personal & Rechte › Mitarbeiter, Tab Arbeitszeiten	Freie Zeiten gibt es nur innerhalb der Arbeitszeit eines Mitarbeiters.
Leistungen	HEXLE Bookings › Stammdaten › Leistungen	Dauer und Preis kommen aus der Leistung. Siehe (siehe Leistungen)„Leistungen verwalten“.
Adresse	HEXLE Core › Stammdaten › Adressen	Der Ort, an dem Kunden ihren Termin wahrnehmen.
Kategorie	HEXLE Bookings › Angebote › Kategorien	Sonst bleibt der Setup-Schritt „Kategorie auswählen“ offen.

Die allgemeinen Stammdaten beschreibt die Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter in HEXLE Core

Öffnen Sie in HEXLE Core Personal & Rechte › Mitarbeiter, wählen Sie einen Mitarbeiter und öffnen Sie den Tab Arbeitszeiten. Im Wochenplan legen Sie mit Neue Regel fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten der Mitarbeiter arbeitet. Mit Übertragen kopieren Sie Arbeitszeiten auf andere Mitarbeiter. Ausnahmen gelten für ein bestimmtes Datum und ersetzen an diesem Tag den Wochenplan.

Siehe auch Mitarbeiter-Stammdaten pflegen.

Was anders ist als beim Kurs- und Terminangebot

	Kursangebot	Terminangebot	Serviceangebot
Kunde bucht	den ganzen Kurs	einen freien Termin im Raster der Termindauer	Leistung(en), optional einen Mitarbeiter, dann eine freie Zeit
Länge eines Termins	durch die Kurstermine festgelegt	Termindauer am Angebot	Dauer der Leistung, bei mehreren Leistungen die Summe
Preis	am Angebot	–	je Leistung
Online-Zahlung	möglich	keine	keine
Freie Zeiten	–	Buchungszeiträume	Arbeitszeit der Mitarbeiter und Buchungszeiträume
Eigene Tabs	Termine, Zahlungsanbieter, Bescheinigung	Buchungszeiträume, Bescheinigung	Leistungen, Mitarbeiter, Buchungszeiträume
Bestätigung	automatisch oder von Hand	automatisch oder von Hand	Online-Buchungen sind immer sofort bestätigt

In den Angebotsdetails fehlen beim Serviceangebot deshalb Felder wie Basispreis, Steuersatz, Max. Teilnehmer, Angebotstyp, Online Link, Angebotszeitraum und Zusatzinfo. Im Programmverhalten fehlen Termindauer, automatische Bestätigung, Zahlungsweg und Bankverbindung sowie die Hinweise an Inhaber.

1. Serviceangebot anlegen

1. Öffnen Sie Angebote › Serviceangebote und klicken Sie auf Neues Angebot.
2. Geben Sie den Titel ein (Pflicht, höchstens 255 Zeichen) und wählen Sie Kategorie und Adresse.
3. Speichern Sie. Das Angebot entsteht im Status Inaktiv, und rechts öffnet sich der Setup-Assistent Angebot einrichten.

Feld	Was es bewirkt
Bild	Erscheint als Hintergrund im Kopf der Online-Buchung dieses Serviceangebots.
Titel	Name des Angebots in der Liste und in der Online-Buchung.
Kategorie	Gruppiert die Serviceangebote in der Liste.
Farbe	Farbe der Termine im Kalender.
Adresse	Adresse aus den Stammdaten, an der Kunden ihren Termin wahrnehmen.
Ort (aus der Adresse)	Wird aus der Adresse gebildet und steht so in der Online-Buchung. Ändern können Sie es nur über die Adresse.
Ort (Zusatz)	Kurzer Zusatz wie „Filiale Innenstadt“ oder „1. Stock“. Steht in der Online-Buchung hinter der Adresse.

2. Setup-Assistent für Serviceangebote

Der Assistent zeigt, was bis zur Veröffentlichung fehlt. Ein Klick auf einen Schritt führt zur passenden Stelle. Er erscheint nur, solange das Angebot Inaktiv ist. Später öffnen Sie ihn über den Reiter Setup am rechten Rand.

Schritt	Erledigt, wenn …	Klick führt zu
Titel festlegen	ein Titel eingetragen ist	Angebotsdetails
Kategorie auswählen	eine Kategorie gewählt ist	Angebotsdetails
Beschreibung erfassen	der Tab Beschreibung Text enthält	Tab Beschreibung
Unternehmensdaten pflegen	Adresse, Firmenname und Adresse auf Rechnung in HEXLE Core vorhanden sind	HEXLE Core
Buchungszeitraum anlegen	es einen aktiven, kommenden Buchungszeitraum gibt	Tab Buchungszeiträume
Online buchbare Leistung zuordnen	eine zugeordnete Leistung aktiv und online buchbar ist	Tab Leistungen
Mitarbeiter zuordnen	ein zugeordneter Mitarbeiter aktiv ist	Tab Mitarbeiter
Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen	einer dieser Mitarbeiter in den nächsten 14 Tagen Arbeitszeit hat	HEXLE Core, Mitarbeiter
Zeitzone festlegen (optional)	in der Konfiguration ausdrücklich eine Zeitzone gewählt ist	Konfiguration

Schritte zu Preis, Zahlungsanbieter oder Bankverbindung gibt es bei Serviceangeboten nicht. Veröffentlichen wird aktiv, sobald alle nicht optionalen Schritte erledigt sind.

3. Leistungen zuordnen

Öffnen Sie den Tab Leistungen. Links steht der Leistungskatalog, rechts In diesem Serviceangebot. Ziehen Sie Leistungen nach rechts oder markieren Sie sie und klicken Sie auf den Pfeil. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

• Unter jeder Leistung stehen Dauer und Preis. Inaktive oder nicht online buchbare Leistungen sind mit „inaktiv“ bzw. „nicht online buchbar“ markiert. Sie können sie zuordnen, Kunden sehen sie online aber nicht.
• Dauer, Preis und Stornofrist ändern Sie im Leistungskatalog. Der Button Stammdatenpflege führt dorthin.
• In der Online-Buchung erscheinen die Leistungen in der Reihenfolge aus dem Leistungskatalog, gruppiert nach ihrer Kategorie.

4. Mitarbeiter zuordnen

Öffnen Sie den Tab Mitarbeiter und wählen Sie unter Mitarbeiter hinzufügen nacheinander die Personen aus, die hier Termine anbieten. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Element	Was es bewirkt
Aktiv	Aus: Der Mitarbeiter bleibt zugeordnet, ist hier aber nicht buchbar, z. B. während einer längeren Pause.
Reihenfolge	Per Drag & Drop oder mit den Pfeilen. Wählt ein Kunde „Egal wer“, bekommt den Termin, wer an diesem Tag am wenigsten gebucht ist. Bei Gleichstand entscheidet die Reihenfolge.
Kreuz	Entfernt den Mitarbeiter aus diesem Serviceangebot.

• Höchstens 200 Mitarbeiter je Serviceangebot. In HEXLE Core deaktivierte Mitarbeiter können Sie nicht hinzufügen. Sind sie schon zugeordnet, werden sie beim nächsten Speichern nach Rückfrage entfernt.
• Welche Leistungen ein Mitarbeiter ausführen darf, legen Sie an der Leistung fest (Tab Mitarbeiter im Leistungskatalog). Ohne Einschränkung dürfen alle.

5. Buchungszeiträume anlegen

Buchungszeiträume legen fest, wann dieses Serviceangebot überhaupt buchbar ist, z. B. Ihre Öffnungszeiten. Freie Zeiten gibt es nur dort, wo ein Buchungszeitraum und die Arbeitszeit eines Mitarbeiters zusammenfallen.

Klicken Sie in der Liste der Serviceangebote auf Buchungszeiträume. Dort haben Sie zwei Wege:

• Hinzufügen legt einen einzelnen Zeitraum oder mit dem Seriengenerator mehrere Zeiträume an. (siehe Buchungszeiträume)
• Arbeitszeiten übernehmen erzeugt die Buchungszeiträume aus den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Arbeitszeiten übernehmen

1. Klicken Sie auf Arbeitszeiten übernehmen. Vorbelegt sind der Zeitraum von heute bis zum Jahresende und alle aktiven Mitarbeiter des Angebots.
2. Passen Sie Von, Bis und Mitarbeiter an. Der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen.
3. Prüfen Sie die Vorschau. Sie zeigt je Gruppe von Wochentagen das Fenster Von bis Bis und unter Neu, wie viele Buchungszeiträume entstehen.
4. Klicken Sie auf Übernehmen. Sie erhalten die Meldung „… Buchungszeiträume erfolgreich angelegt.“

So bildet HEXLE Bookings die Zeiträume:

• Je Tag entsteht ein Fenster vom frühesten Arbeitsbeginn bis zum spätesten Arbeitsende der gewählten Mitarbeiter. Pausen und Abwesenheiten bleiben im Fenster, sie werden bei den freien Zeiten ohnehin abgezogen.
• Ausnahmen für ein Datum gehen dem Wochenplan vor. Ein freier Tag fällt weg.
• Tage, an denen schon ein überschneidender Buchungszeitraum besteht, werden übersprungen. Ein zweiter Durchlauf legt also nichts doppelt an.
• Ändern sich später die Arbeitszeiten, passen sich die Buchungszeiträume nicht von selbst an. Übernehmen Sie sie dann erneut oder bearbeiten Sie die Zeiträume.

6. Programmverhalten einstellen

Im Tab Programmverhalten legen Sie fest, wie Kunden online buchen. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, ändern Sie die Werte und speichern Sie.

Gruppe	Einstellung	Was sie bewirkt
Allgemein	Mehrere Leistungen pro Termin erlauben	An: Kunden können online mehrere Leistungen für einen Termin wählen. Dauer und Preis werden addiert.
Allgemein	Höchstens Leistungen pro Termin	Nur sichtbar, wenn mehrere Leistungen erlaubt sind. 2 bis 10, leer = 5.
Zeiteinstellungen	Pufferzeit vor jedem Termin / nach jedem Termin	So lange vor bzw. nach jedem Termin bleibt der Mitarbeiter frei, auch für andere Serviceangebote, z. B. zum Aufräumen. Leer = kein Puffer.
Zeiteinstellungen	Buchungsschluss vor Beginn	Wie kurzfristig Kunden online buchen können. Beispiel: 2 Stunden → ein Termin um 14:00 ist bis 12:00 buchbar. Leer = bis Beginn.
Zeiteinstellungen	Höchstens im Voraus buchbar	Wie weit im Voraus Kunden online buchen können. Beispiel: 30 Tage → nur Termine der nächsten 30 Tage. Leer = ohne Grenze.
Zeiteinstellungen	Online buchbar ab / bis	Vor bzw. nach diesem Zeitpunkt zeigt die Online-Buchung keine freien Termine. Leer = sofort bzw. ohne Ende.
Zeiteinstellungen	Stornofrist für Kunden (Stunden vor Beginn)	Bis so viele Stunden vor Beginn können Kunden über den Link in der Buchungsmail selbst stornieren oder verschieben. Leistungen mit eigener Stornofrist gehen vor, bei mehreren gilt die strengste. Danach nur noch über Ihr Team, solche Stornos gelten als „spät storniert“. Leer oder 0 = bis Beginn.
E-Mail Erinnerungen	Erinnerungs-E-Mail vor Beginn, Erinnerung auch an Inhaber senden, Erinnerungstext	So lange vor Beginn erhalten Kunden eine Erinnerung, auf Wunsch auch alle aktiven Inhaber. Leer = keine Erinnerung.
Nachfolge E-Mails	Nachfass-E-Mail nach Ende, … auch an Inhaber senden, Text der Nachfass-E-Mail	So lange nach dem Ende erhalten Kunden mit bestätigtem oder abgeschlossenem Termin eine E-Mail, z. B. mit der Bitte um Feedback. Leer = keine.
Zahlung	Rücktrittsrecht	„14 Tage“ oder „Ausgeschlossen bei festem Termin“. Bei „Ausgeschlossen bei festem Termin“ erscheint vor der Buchung der gesetzliche Hinweis dazu.

Buchungsschluss, „Höchstens im Voraus buchbar“ und „Online buchbar ab/bis“ gelten nur für Online-Buchungen. Ihr Team kann Termine unabhängig von diesen drei Regeln eintragen. Buchungszeiträume, Sperrtage und die Belegung der Mitarbeiter gelten aber auch dort.

Keine Online-Zahlung

Serviceangebote haben keine Online-Zahlung, keinen Zahlungsanbieter und keine Auswahl des Zahlungswegs. Der Preis steht an jeder Leistung. Kostet die gewählte Auswahl mehr als 0 €, ist die Online-Buchung bereits die verbindliche, kostenpflichtige Buchung: Der Button heißt dann Zahlungspflichtig buchen, und darüber steht der Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer.

7. Konfiguration: Kunden dürfen Mitarbeiter wählen

Unter Allgemein › Konfiguration, Tab Allgemein, gilt die Einstellung Kunden dürfen Mitarbeiter wählen für alle Serviceangebote. Standardmäßig ist sie eingeschaltet.

Ist sie ausgeschaltet, zeigt die Online-Buchung keinen Schritt Mitarbeiter. Gebucht wird dann immer „egal wer“, und HEXLE Bookings lehnt die Wahl eines bestimmten Mitarbeiters auch beim Verschieben über den Link in der Buchungsmail ab.

Auf derselben Seite wählen Sie die Zeitzone. Die freien Zeiten werden Ihren Kunden immer in dieser Ortszeit angezeigt. Ohne eigene Auswahl gilt „Standard (Europe/Vienna)“, der optionale Setup-Schritt „Zeitzone festlegen“ bleibt dann offen.

8. Veröffentlichen

1. Schreiben Sie im Tab Beschreibung einen Text zu Ihrem Angebot und speichern Sie ihn.
2. Öffnen Sie den Setup-Assistenten über Setup. Sind alle Pflichtschritte erledigt, wird Veröffentlichen aktiv.
3. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Das Angebot wechselt in den Status Aktiv, und Sie erhalten die Meldung „Angebot erfolgreich veröffentlicht.“

Danach öffnet der Button Öffentliche Seite die Online-Buchung dieses Serviceangebots. Bei inaktiven Serviceangeboten ist er ausgegraut.

Kein Buchungszeitraum hinterlegt: Schalten Sie ein Serviceangebot ohne Buchungszeitraum über Angebotsstatus ändern auf Aktiv, fragt HEXLE Bookings nach: „Für dieses Serviceangebot ist noch kein Buchungszeitraum hinterlegt – Kunden finden online keine freien Zeiten. Möchten Sie es trotzdem aktiv schalten?“ Mit Trotzdem aktivieren wird das Angebot aktiv, mit Abbrechen bleibt alles, wie es war.

So berechnet HEXLE Bookings die freien Zeiten

Für jeden Tag und jeden passenden Mitarbeiter gilt:

freie Zeit = Arbeitszeit des Mitarbeiters ∩ Buchungszeiträume des Angebots − bestehende Termine − Pufferzeiten

Baustein	Woher	Wirkung
Arbeitszeit	HEXLE Core, Tab Arbeitszeiten des Mitarbeiters	Nur innerhalb der Arbeitszeit gibt es freie Zeiten. Pausen werden abgezogen.
Abwesenheiten	HEXLE Core, Tab Abwesenheiten	Abwesende Zeiten sind nicht buchbar.
Feiertage	HEXLE Core › Stammdaten › Feiertage	An Feiertagen hat der Mitarbeiter keine buchbare Zeit, außer er hat für diesen Tag eine eigene Ausnahme mit Arbeitszeit.
Buchungszeiträume	Tab bzw. Seite Buchungszeiträume	Nur innerhalb eines aktiven Buchungszeitraums.
Sperrtage	HEXLE Bookings › Sperrtage	An firmenweiten Sperrtagen gibt es keine freien Zeiten.
Bestehende Termine	alle Serviceangebote	Ausstehende und bestätigte Termine des Mitarbeiters blockieren ihn, auch wenn sie zu einem anderen Serviceangebot gehören.
Pufferzeit	Programmverhalten	Vor und nach jedem Termin bleibt der Mitarbeiter zusätzlich frei.
Zeitregeln	Programmverhalten	Buchungsschluss, „Höchstens im Voraus buchbar“ und „Online buchbar ab/bis“ grenzen die Online-Buchung weiter ein.

Weitere Regeln:

• Beginnzeiten liegen im 15-Minuten-Raster (9:00, 9:15, 9:30 …). Angeboten wird eine Zeit nur, wenn die gesamte Dauer der gewählten Leistungen frei ist. Beispiel: Bei 75 Minuten und Arbeitszeit bis 17:00 ist 15:45 der letzte Beginn.
• Kandidaten sind nur Mitarbeiter, die dem Angebot zugeordnet und dort aktiv sind, in HEXLE Core nicht deaktiviert sind und alle gewählten Leistungen ausführen dürfen.
• Bei „Egal wer“ zählt eine Zeit als frei, wenn mindestens ein Kandidat frei ist. Den Termin bekommt der Kandidat mit den wenigsten gebuchten Minuten an diesem Tag, bei Gleichstand der weiter oben im Tab Mitarbeiter.

Was Ihre Kunden in der Online-Buchung sehen

Die Online-Buchung führt Ihre Kunden ohne Login in bis zu fünf Schritten zum Termin. Oben stehen Bild, Titel und Adresse des Serviceangebots.

Schritt	Was der Kunde tut
Leistung	wählt eine Leistung, oder mehrere, wenn das Angebot es erlaubt
Mitarbeiter	wählt eine Person oder „Egal wer“. Fehlt, wenn Kunden keinen Mitarbeiter wählen dürfen.
Termin	wählt Tag und Uhrzeit
Kontakt	gibt Name, E-Mail, optional Telefon und Nachricht ein und akzeptiert die Vereinbarungen
Zusatzinfos	füllt Zusatzfelder aus. Nur, wenn das Angebot oder eine gewählte Leistung Zusatzfelder hat.

1. Leistung: Die Leistungen stehen gruppiert nach Kategorie, mit Preis, ungefährer Dauer und Beschreibung. Bei mehreren Leistungen zeigt die Zeile Gesamt die addierte Dauer und den Gesamtpreis. Leistungen, die nicht kombinierbar sind, tragen den Hinweis „Nur einzeln buchbar“. Gibt es mehrere Serviceangebote, wählt der Kunde zusätzlich einen Standort, wahlweise Zuerst Standort oder Zuerst Leistung.
2. Mitarbeiter: Vorausgewählt ist „Egal wer“ (Erste freie Person). Daneben stehen die Mitarbeiter, die alle gewählten Leistungen ausführen dürfen, mit Vorname und Anfangsbuchstaben des Nachnamens, z. B. „Mia M.“. Ein Foto erscheint nur, wenn in HEXLE Core beim Mitarbeiter Foto in der Online-Buchung zeigen eingeschaltet ist und er mit einem Benutzerkonto mit Profilbild verknüpft ist. Die Person muss der Veröffentlichung zustimmen. Sonst zeigt die Karte die Initialen.
3. Termin: Die Auswahl zeigt jeweils 14 Tage. Mit den Pfeilen blättern Kunden weiter. Tage ohne freie Zeit sind ausgegraut. Nach Wahl eines Tages erscheinen die freien Beginnzeiten in der Zeitzone Ihres Unternehmens.
4. Kontakt: Oben steht der ausgewählte Termin. Vollständiger Name und E-Mail Adresse sind Pflicht, Telefon und Nachricht optional.
5. Unter den Kontaktdaten sieht der Kunde die Stornobedingungen und die Vereinbarungen. Kostet die Auswahl mehr als 0 €, steht im letzten Schritt (Kontakt oder Zusatzinfos) der Gesamtpreis. Mit Zahlungspflichtig buchen (bei 0 € Termin buchen) schickt er die Buchung ab.

Eine Online-Buchung eines Serviceangebots ist sofort bestätigt, und der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail. War die Zeit inzwischen vergeben, kehrt die Online-Buchung zur Zeitauswahl zurück. (siehe So buchen Ihre Kunden online)

Weiterführende Seiten

• Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings
• Mitarbeiter-Stammdaten pflegen Siehe auch: Leistungen, Servicekalender, Service-Buchungen.