Mitarbeiter-Stammdaten pflegen

In diesem Bereich pflegen Sie die Stammdaten der Personen Ihres Unternehmens. Ein solcher Stammdatensatz (Employee) beschreibt eine Person innerhalb Ihres Unternehmens – unabhängig davon, ob sie bereits einen eigenen Zugang zum HEXLE HUB besitzt.

So können Sie beispielsweise alle Personen Ihres Unternehmens erfassen und mit Personalnummer, Kontaktdaten und weiteren Informationen versehen, auch wenn diese Personen (noch) kein eigenes Konto im HEXLE HUB haben.

Unterschied: Stammdatensatz (Employee) und Mitarbeiterzugang (Worker)

Ein Stammdatensatz (Employee) ist die reine Personeninformation innerhalb Ihres Unternehmens. Er kann eigenständig angelegt werden und besitzt nicht zwangsläufig ein verknüpftes HEXLE-Konto.

Ein Mitarbeiterzugang (Worker) ist die Verbindung einer Person zu Ihrem Unternehmen mit tatsächlichem Zugang und Berechtigungen. Ein solcher Zugang entsteht über die Einladung per E-Mail, die die Person selbst annimmt – siehe Mitarbeiter einladen und verwalten.

Hinweis

Ein Stammdatensatz kann nicht direkt mit einem bestehenden HEXLE-Konto verknüpft werden. Die einzige Möglichkeit, das Konto einer Person an Ihr Unternehmen zu binden, ist der Einladungsweg: Die Person nimmt die per E-Mail versendete Einladung selbst an. Dadurch wird verhindert, dass fremde Konten ungefragt einem Unternehmen zugeordnet werden.

Stammdatensatz anlegen

1. Öffnen Sie die Stammdatenverwaltung Ihres Unternehmens und wählen Sie die Aktion zum Anlegen einer neuen Person.

2. Erfassen Sie die Angaben zur Person. Verfügbar sind unter anderem Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Personalnummer, ein Kürzel sowie eine Beschreibung. Zusätzlich können Sie die Person als extern kennzeichnen und ein Eintrittsdatum hinterlegen.

3. Speichern Sie den Stammdatensatz.

Stammdaten bearbeiten

1. Öffnen Sie den gewünschten Stammdatensatz aus der Liste.

2. Passen Sie die Angaben an und speichern Sie Ihre Änderungen.

Tipp

In der Übersicht können Sie steuern, ob auch deaktivierte Stammdatensätze angezeigt werden, um etwa ehemalige Personen einzusehen.

Verknüpfung mit einem HEXLE-Konto

Ein Stammdatensatz wird mit einem HEXLE-Konto verbunden, indem die Person eine Einladung annimmt. Möchten Sie also einer im Stammdatensatz erfassten Person Zugang verschaffen, laden Sie sie wie unter Mitarbeiter einladen und verwalten beschrieben ein. Beim Einladen können Sie einen bestehenden Stammdatensatz auswählen, sodass kein doppelter Eintrag entsteht.