Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings

Diese Anleitung führt Sie einmal komplett durch die Einrichtung: vom neuen Unternehmen über die nötigen Stammdaten in HEXLE Core bis zum ersten Angebot, das Ihre Kunden online buchen können. Als Beispiel dient das Yoga-Studio „Studio Sonnenschein“, das einen Kurs „Yoga für Einsteiger“ anbietet.

Viele Einstellungen in HEXLE Bookings greifen auf Daten aus HEXLE Core zurück, etwa auf Adressen, Bankkonten und Steuersätze. Wenn Sie diese Daten zuerst pflegen, sind beim ersten Angebot die meisten Punkte im Setup-Assistenten bereits erledigt.

Überblick: Was brauchen Sie wofür?

Schritt	Wo	Nötig für	Was passiert, wenn es fehlt
Unternehmen anlegen	HEXLE HUB	alles	–
Adresse (Typ „Rechnungsadresse“)	Core › Stammdaten › Adressen	alle Angebote vor Ort, Rechnungsdaten	Ein Angebot vor Ort lässt sich nicht veröffentlichen, weil der Ort fehlt.
Rechnungsdaten (Verkäufer)	Core › Firmendaten	alle Angebote	Der Setup-Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ bleibt offen, und der Online-Checkout lehnt jede Bestellung mit Betrag ab.
Steuersatz	Core › Stammdaten › Steuersätze	Angebote mit Preis	Ein Kursangebot mit Preis lässt sich nicht speichern.
Bankkonto	Core › Stammdaten › Bankkonten	Zahlungsweg „Bar oder Überweisung“	Der Zahlungsweg lässt sich nicht speichern, und der Setup-Schritt „Bankverbindung hinterlegen“ bleibt offen.
Zahlungsanbieter	Core › Finanzeinstellungen › Zahlungsanbieter	Online-Zahlung im Checkout	Ein bezahltes Angebot mit Online-Zahlung lässt sich nicht veröffentlichen.
Feiertage	Core › Stammdaten › Feiertage	Serviceangebote; Sperrtage aus Feiertagen	Es gelten automatisch die österreichischen Feiertage ohne regionale Feiertage.
Konfiguration	Bookings › Konfiguration	alle Angebote	Es gelten die Standardwerte (z. B. Zeitzone Europe/Vienna).
Kategorie	Bookings › Kategorien	alle Angebote	Der Setup-Schritt „Kategorie auswählen“ bleibt offen.

Lizenz und Testphase

Ein neues Unternehmen erhält für die Module von HEXLE Bookings automatisch eine Testphase. Jede Testphase gibt es nur einmal pro Inhaber-Konto. Läuft sie ab, bleibt HEXLE Bookings nur lesbar: Ihre Daten bleiben sichtbar, Änderungen sind aber nicht mehr möglich, und beim Öffnen erscheint einmal pro Sitzung ein Hinweis „Nur lesend“.

1. Unternehmen anlegen

Sie brauchen einen HEXLE Business Account. Wie Sie einen Basic Account umstellen, lesen Sie unter Auf HEXLE Business upgraden.

1. Öffnen Sie im HEXLE HUB die Übersicht Organisationen und klicken Sie bei Ihrer Organisation auf Unternehmen hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen des Unternehmens und optional eine Beschreibung ein und bestätigen Sie mit Hinzufügen. Sie werden automatisch als Inhaber des neuen Unternehmens eingetragen. Als Inhaber haben Sie alle Rechte im Unternehmen, auch ohne zugewiesene Rolle.
3. Wechseln Sie über Wechseln in das neue Unternehmen. Danach arbeiten HEXLE Core und HEXLE Bookings mit diesem Unternehmen.

2. Stammdaten in HEXLE Core pflegen

Öffnen Sie HEXLE Core. Solange die Rechnungsdaten fehlen, zeigt die Seite Firmendaten den Hinweis „Online-Checkout nicht möglich“. Darunter steht, welche Angaben noch fehlen.

Adresse anlegen

1. Öffnen Sie Stammdaten › Adressen und klicken Sie auf Neue Adresse.
2. Füllen Sie die Pflichtfelder Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land und Typ aus. Die Felder schlagen beim Tippen passende Adressen vor.
3. Wählen Sie als Typ Rechnungsadresse, wenn diese Adresse auf Ihren Rechnungen stehen soll.
4. Speichern Sie die Adresse.

Was die Adresse in HEXLE Bookings bewirkt:

• Ort Ihrer Angebote: Bei Angeboten vor Ort wählen Sie den Ort aus Ihren Firmenadressen. Ohne Ort lässt sich ein Angebot vor Ort nicht veröffentlichen. Die Zusatzinformationen der Adresse (z. B. „Eingang über den Innenhof“) übernimmt das Angebot beim Anlegen, solange Sie dort keinen eigenen Text eingeben. Bei einem späteren Wechsel der Adresse bleibt die Zusatzinfo unverändert.
• Rechnungsadresse: Im Feld „Adresse auf Rechnung“ der Firmendaten stehen nur Adressen vom Typ Rechnungsadresse zur Auswahl. Ist die Liste leer, prüfen Sie den Typ Ihrer Adresse.
• Rechtlicher Begriff: Das Land Ihrer ersten Firmenadresse bestimmt, wie Buchungsbestätigungen das gesetzliche Recht nennen. Bei einer Adresse in Deutschland heißt es „Widerrufsrecht“, sonst „Rücktrittsrecht“.

Rechnungsdaten ergänzen

1. Öffnen Sie Unternehmen › Firmendaten und klicken Sie auf Rechnungsdaten ergänzen (oder auf Bearbeiten).
2. Tragen Sie in der Gruppe Rechnungsdaten (Verkäufer) den Firmennamen auf Rechnung ein und wählen Sie die Adresse auf Rechnung.
3. Speichern Sie. Der Hinweis „Online-Checkout nicht möglich“ verschwindet, sobald beide Angaben vorhanden sind.

Für HEXLE Bookings zählen genau drei Dinge, damit der Setup-Schritt „Unternehmensdaten pflegen“ als erledigt gilt: mindestens eine Firmenadresse, der Firmenname auf Rechnung und die Adresse auf Rechnung. Unternehmensname, UID-Nummer oder Logo werden dafür nicht geprüft.

Achtung

Fehlen der Firmenname oder die Adresse auf Rechnung, lehnt der Online-Checkout jede Bestellung mit Betrag ab. Kostenlose Anmeldungen funktionieren weiterhin.

Steuersatz anlegen

1. Öffnen Sie Stammdaten › Steuersätze und klicken Sie auf Neuer Steuersatz.
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Name, Steuerart (z. B. „Regelsteuersatz“), Steuerkategorie, Steuersatz (%) und Länderkennzeichen (ISO), z. B. AT.
3. Aktivieren Sie Default Steuersatz, wenn dieser Satz Ihr Standard sein soll, und speichern Sie.

Ein Kursangebot mit Preis lässt sich in HEXLE Bookings nur mit Steuersatz speichern. Der Prozentsatz erscheint in den Buchungs-E-Mails als „inkl. USt (x %)“. Bei Rechnungen für Überweisungen gilt die Steuerkategorie dieses Steuersatzes.

Zahlung vorbereiten

Welche Daten Sie brauchen, hängt davon ab, wie Ihre Kunden bezahlen sollen. Den Zahlungsweg wählen Sie später je Angebot (siehe Zahlungsweg festlegen).

Bar oder Überweisung → Bankkonto

1. Öffnen Sie Stammdaten › Bankkonten und klicken Sie auf Neues Bankkonto.
2. Tragen Sie mindestens die IBAN ein, dazu Bezeichnung, BIC, Kontoinhaber, Bank und die Währung EUR.
3. Aktivieren Sie Standardkonto und lassen Sie Aktiv eingeschaltet. Speichern Sie.

HEXLE Bookings nutzt nur Konten, die aktiv sind, in EUR geführt werden und eine gültige IBAN haben. Für die automatische „Standard-Bankverbindung der Firma“ muss außerdem Auf Belegen anzeigen eingeschaltet sein. Wählen Sie am Angebot kein bestimmtes Konto, nimmt HEXLE Bookings Ihr Standardkonto, ohne Standardkonto das älteste passende Konto. Ihre Kunden sehen die Kontodaten und einen QR-Code für die Überweisung (EPC-QR), den gängige Banking-Apps einlesen können.

Online-Zahlung → Zahlungsanbieter

1. Öffnen Sie Finanzeinstellungen › Zahlungsanbieter und klicken Sie auf Neue Konfiguration.
2. Wählen Sie den Anbieter (Stripe oder PayPal) und tragen Sie die Schlüssel aus Ihrem Anbieter-Konto ein. Mit Sandbox-Modus können Sie zunächst Testzahlungen durchführen.

Zahlungsanbieter auch am Angebot zuweisen

Der Setup-Assistent hakt „Zahlungsanbieter konfigurieren“ bereits ab, sobald Ihr Unternehmen irgendeinen aktiven Zahlungsanbieter hat. Veröffentlichen lässt sich ein bezahltes Angebot mit Online-Zahlung (alle Varianten außer „Bar oder Überweisung“) aber nur, wenn Sie den Anbieter am Angebot selbst zugewiesen haben (Tab Zahlungsanbieter › Zahlungsanbieter zuweisen). Sonst erscheint die Meldung, dass eine Zahlungsanbieter-Zuweisung erforderlich ist.

Feiertage prüfen

Unter Stammdaten › Feiertage legen Sie fest, ob und welche gesetzlichen Feiertage für Ihr Unternehmen gelten: Feiertage berücksichtigen, Land, Bundesland und Regionale Feiertage einbeziehen. Standardmäßig sind die Feiertage für Österreich ohne regionale Feiertage aktiv.

• Serviceangebote: An Feiertagen haben Ihre Mitarbeiter automatisch keine buchbare Zeit, außer Sie haben für diesen Tag eine eigene Arbeitszeit eingetragen.
• Terminangebote: Hier wirken Feiertage nicht von selbst. Übernehmen Sie sie bei Bedarf in HEXLE Bookings unter Sperrtage › Feiertage übernehmen. Für jeden gewählten Feiertag entsteht dann ein einmaliger Sperrtag.
• Kursangebote: Weder Feiertage noch Sperrtage wirken. Sagen Sie Kurstermine an Feiertagen selbst ab.

Für Serviceangebote brauchen Sie außerdem Mitarbeiter mit Arbeitszeiten (Personal & Rechte › Mitarbeiter, Tab Arbeitszeiten). Siehe Mitarbeiter-Stammdaten pflegen.

3. HEXLE Bookings konfigurieren

Öffnen Sie in HEXLE Bookings Allgemein › Konfiguration. Die Seite enthält die firmenweiten Einstellungen für alle Angebote.

Tab	Einstellung	Was sie bewirkt
Allgemein	Zeitzone	Buchbare Zeiten werden Ihren Kunden immer in dieser Ortszeit angezeigt, egal wo sie sich gerade befinden. Die Zeitzone bestimmt auch die Tagesgrenzen bei der Berechnung freier Termine und die Zeitangaben in den Buchungs-E-Mails. Ohne eigene Auswahl gilt „Standard (Europe/Vienna)“.
Allgemein	Feiertage als geschlossen behandeln	Zeigt nur die Einstellung aus HEXLE Core an. Ändern können Sie sie in HEXLE Core unter Stammdaten › Feiertage.
Allgemein	Kunden dürfen Mitarbeiter wählen (nur mit Serviceangeboten)	Ist die Option aus, zeigt die Online-Buchung keinen Mitarbeiterschritt. Gebucht wird dann immer „egal wer“.
Rechnungen & Mails	Angaben hinter dem Kurstitel	Legt fest, welche Angaben (Wochentag und Uhrzeit, Zeitraum, erste Termine, Ort) auf Rechnungen, Belegen und in der Anmeldebestätigung hinter dem Kurstitel stehen. Änderungen gelten nur für neue Rechnungen.
Hinweise an Inhaber	Automatische E-Mails an Inhaber	Schaltet Hinweise wie „Anwesenheit noch nicht erfasst“ oder „Angebot endet bald“ für alle Angebote ab. Ein Hinweis kommt nur an, wenn er hier und am Angebot eingeschaltet ist.
Öffentliche Kursliste	Seitenkopf und Texte	Bild, Überschrift, Farbe, Button-Text und Texte Ihrer öffentlichen Kursliste. Leere Felder zeigen die Standarddarstellung.
FAQ	Fragen und Antworten	Häufige Fragen, die für alle Angebote gelten und auf den Buchungsseiten erscheinen.

4. Kategorie anlegen

Ordnen Sie jedes Angebot einer Kategorie zu, sonst bleibt der Setup-Schritt „Kategorie auswählen“ offen. Angebote ohne Kategorie erscheinen in der öffentlichen Kursliste in einem eigenen Block. Kategorien gliedern Ihre öffentliche Kursliste, und die Sortierreihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Gruppen erscheinen.

1. Öffnen Sie Angebote › Kategorien und klicken Sie auf Neue Kategorie.
2. Geben Sie einen Namen ein (höchstens 100 Zeichen). Jeder Name darf in Ihrem Unternehmen nur einmal vorkommen, Groß- und Kleinschreibung zählen dabei nicht.
3. Speichern Sie. Die Reihenfolge der Kategorien ändern Sie über Sortierung.

5. Die passende Angebotsart wählen

HEXLE Bookings kennt drei Angebotsarten. Die Art ergibt sich aus der Seite, auf der Sie Neues Angebot klicken.

	Kursangebot	Terminangebot	Serviceangebot
Geeignet für	Kurse und Workshops mit festen Terminen und begrenzter Teilnehmerzahl, oft als Serie	Einzeltermine wie Beratung oder Sprechstunde, die Kunden selbst in einem Zeitraster buchen	Buchungen nach Leistung und Mitarbeiter, z. B. Friseur, Kosmetik oder Werkstatt
Ihr Kunde …	meldet sich zum Kurs an	wählt einen freien Termin innerhalb Ihrer Buchungszeiträume	wählt Leistung(en), optional einen Mitarbeiter, dann eine Zeit
Preis	am Angebot	–	je Leistung
Online-Zahlung	Checkout oder Bar/Überweisung	keine	keine
Seite	Angebote › Kursangebote	Angebote › Terminangebote	Angebote › Serviceangebote

Die folgenden Schritte zeigen das Kursangebot.

6. Das erste Angebot anlegen

1. Öffnen Sie Angebote › Kursangebote und klicken Sie auf Neues Angebot.
2. Füllen Sie die Angebotsdetails aus: Titel (Pflicht), Kategorie, Adresse, Basispreis, Steuersatz und Max. Teilnehmer. Mit der Farbe erkennen Sie das Angebot im Kalender wieder.
3. Speichern Sie. Das Angebot entsteht im Status Inaktiv, ist also noch nicht öffentlich. Rechts öffnet sich automatisch der Setup-Assistent Angebot einrichten.

Der Setup-Assistent

Der Assistent zeigt, was bis zur Veröffentlichung noch fehlt. Offene Schritte stehen oben, ein Klick auf einen Schritt führt direkt zur passenden Stelle. Er erscheint nur, solange das Angebot Inaktiv ist. Später öffnen Sie ihn über den Reiter Setup am rechten Rand.

Schritt	Gilt für	Erledigt, wenn …
Titel festlegen	alle	ein Titel eingetragen ist
Kategorie auswählen	alle	eine Kategorie gewählt ist
Beschreibung erfassen	alle	der Tab Beschreibung Text enthält
Unternehmensdaten pflegen	alle	Adresse, Firmenname und Adresse auf Rechnung in HEXLE Core vorhanden sind
Mindestens einen Termin anlegen	Kurs	es einen aktiven, noch nicht vergangenen Termin gibt
Preis festlegen	Kurs	ein Preis eingetragen ist (auch 0 € zählt)
Zahlungsanbieter konfigurieren	Kurs	bei Preis über 0 € und Online-Zahlung ein aktiver Zahlungsanbieter vorhanden ist
Bankverbindung hinterlegen	Kurs	bei Preis über 0 € und „Bar oder Überweisung“ ein nutzbares Bankkonto vorhanden ist
Max. Teilnehmer festlegen (optional)	Kurs	eine Teilnehmerzahl am Angebot oder an einem Termin eingetragen ist
Buchungszeitraum anlegen	Termin, Service	es einen aktiven, kommenden Buchungszeitraum gibt
Terminlänge festlegen	Termin	eine Termindauer eingetragen ist
Online buchbare Leistung zuordnen	Service	eine aktive, online buchbare Leistung zugeordnet ist
Mitarbeiter zuordnen	Service	ein aktiver Mitarbeiter zugeordnet ist
Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen	Service	einer dieser Mitarbeiter in den nächsten 14 Tagen Arbeitszeit hat
Zeitzone festlegen (optional)	Service	in der Konfiguration ausdrücklich eine Zeitzone gewählt ist

Die Schritte zu Zahlungsanbieter und Bankverbindung erscheinen nur, wenn für den gewählten Zahlungsweg noch etwas fehlt. Der Button Veröffentlichen wird aktiv, sobald alle nicht optionalen Schritte erledigt sind. Der Fortschritt zählt auch die optionalen Schritte mit und zeigt erst dann 100 %.

Zahlungsweg festlegen

Im Tab Programmverhalten wählen Sie unter Zahlung, wie Ihre Kunden bezahlen:

Zahlungsweg	Was passiert	Voraussetzung
Online – Checkout direkt bei der Anmeldung	Der Kunde bezahlt sofort beim Anmelden.	Zahlungsanbieter in Core und am Angebot zugewiesen
Online – Zahlungsaufforderung automatisch bei der Bestätigung	Der Kunde erhält beim Bestätigen seiner Anmeldung einen Zahlungslink.	wie oben
Online – Zahlungsaufforderung sende ich selbst	Sie verschicken die Zahlungsaufforderung selbst.	wie oben
Bar oder Überweisung	Statt einer Online-Zahlung sieht der Kunde Ihre Bankverbindung und einen QR-Code für die Überweisung.	aktives EUR-Bankkonto mit gültiger IBAN in Core

Bei Bar oder Überweisung ist als Bankverbindung automatisch die „Standard-Bankverbindung der Firma“ gewählt. Sie können auch ein anderes Ihrer Bankkonten auswählen.

Rechnungen bei Überweisung

Mit Rechnung bei manueller Zahlung erstellen entsteht eine Rechnung, sobald Sie eine Anmeldung als per Überweisung bezahlt markieren. Das funktioniert nur, wenn in HEXLE Core das Verkaufsmodul aktiv ist. Barzahlungen erzeugen nie eine Rechnung.

Legen Sie hier auch das Rücktrittsrecht fest. Fehlt es bei einem kostenpflichtigen Angebot ohne direkten Online-Checkout (z. B. bei „Bar oder Überweisung“), erscheint beim Veröffentlichen ein Hinweis. Die Veröffentlichung wird dadurch nicht blockiert.

Beschreibung und Termin ergänzen

1. Schreiben Sie im Tab Beschreibung einen Text zu Ihrem Angebot und speichern Sie. Er erscheint auf der Buchungsseite.
2. Öffnen Sie den Tab Termine und klicken Sie auf Bearbeiten. In der Terminverwaltung legen Sie über Termin hinzufügen einen Einzeltermin an oder erzeugen mit dem Seriengenerator mehrere Termine auf einmal. Startdatum und Enddatum sind Pflicht. Lassen Sie Max. Teilnehmer leer, übernimmt der Termin die Teilnehmerzahl des Raums oder des Kurses.

7. Veröffentlichen

1. Öffnen Sie den Setup-Assistenten über Setup. Sind alle Pflichtschritte erledigt, wird Veröffentlichen aktiv. Im Beispiel sind auch die optionalen Schritte erledigt, deshalb steht der Fortschritt auf 100 %.
2. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Das Angebot wechselt in den Status Aktiv, und Sie erhalten die Meldung „Angebot erfolgreich veröffentlicht.“ Fehlen rechtliche Angaben, etwa das Rücktrittsrecht oder bei 14 Tagen Rücktrittsrecht die Widerrufsbelehrung, erscheint zusätzlich ein Hinweis. Das Angebot ist trotzdem veröffentlicht. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben bald, damit Ihre Kunden korrekt informiert werden.

Beim Veröffentlichen prüft HEXLE Bookings selbst nur drei Dinge: einen Titel, bei Angeboten vor Ort einen Ort, und bei bezahlten Angeboten mit Online-Zahlung einen am Angebot zugewiesenen Zahlungsanbieter. Die übrigen Schritte des Assistenten sorgen dafür, dass Ihr Angebot vollständig und verständlich ist.

Was die Status bedeuten

Status	Öffentlich sichtbar und buchbar	Hinweis
Inaktiv	nein	Entwurf. Nur in diesem Status zeigt sich der Setup-Assistent.
Aktiv	ja	Erscheint in der öffentlichen Kursliste und in Widgets.
Ausgebucht	nein	Wird nur von Hand gesetzt, nie automatisch. Das Angebot verschwindet dabei aus der öffentlichen Liste.
Abgesagt	nein	Wird nur von Hand gesetzt.

Den Status ändern Sie jederzeit über Angebotsstatus ändern in der Angebotsliste.

8. Öffentliche Seite prüfen

Klicken Sie in den Kursangeboten auf Öffentliche Seite und wählen Sie Öffentliche Kursliste. Dort sehen Sie Ihr Angebot so, wie Ihre Kunden es sehen, gruppiert nach Kategorie, mit Ort, Terminen, freien Plätzen und Preis.

In der öffentlichen Kursliste erscheint ein Angebot nur, wenn es Aktiv ist, einen Titel hat, Ihr Unternehmen die passende Lizenz hat, „Im Kursangebot auflisten“ nicht ausgeschaltet ist, bei Angeboten vor Ort ein Ort hinterlegt ist und es entweder gar keine Termine oder mindestens einen kommenden, nicht abgesagten Termin hat.

Weiterführende Seiten

• Teams anlegen und verwalten
• Mitarbeiter einladen und verwalten