Terminangebot anlegen und verwalten

Ein Terminangebot ist ein Einzeltermin mit fester Dauer, etwa ein Beratungsgespräch oder eine Sprechstunde. Sie legen fest, in welchen Zeiträumen gebucht werden kann, und Ihre Kunden wählen online einen freien Termin in diesem Raster. Als Beispiel dient das Angebot „Erstgespräch Yoga“ des Studios „Studio Sonnenschein“: 30 Minuten, buchbar Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 12:00 Uhr.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Angebot anlegen, lesen Sie zuerst die Basis-Einrichtung. Welche Angebotsart wofür passt, steht unter Angebotsarten.

Nicht auf dieser Seite

• Die Buchungszeiträume haben eine eigene Seite. (siehe Buchungszeiträume)
• Buchungen verwalten, bestätigen und stornieren ist auf einer eigenen Seite beschrieben. (siehe Buchungen verwalten (Terminangebote))

Die Seite „Terminangebote“

Öffnen Sie in HEXLE Bookings Angebote › Terminangebote. Links steht die Liste Ihrer Terminangebote, rechts die Details des gewählten Angebots mit seinen Tabs. Für Terminangebote braucht Ihr Unternehmen die passende Lizenz, siehe Angebotsarten.

Die Seite ist genauso aufgebaut wie die Seite „Kursangebote“. Liste, Suche, Gruppierung nach Kategorien, Sortierung und archivierte Angebote funktionieren gleich, siehe Kursangebot anlegen und verwalten. Die Unterschiede:

Bereich	Kursangebot	Terminangebot
Spalte in der Liste	„Anmeldungen“	„Buchungen“, z. B. „0/∞“
Buttons oben rechts	Teilnehmer, Terminverwaltung	Buchungen, Buchungszeiträume
Öffentliche Seite	Immer klickbar, mit Auswahl zwischen Kursliste und Buchungsseite	Nur bei Status Aktiv klickbar. Sie wählen zwischen öffentlicher Kursliste und Terminbuchungsseite des Angebots.
Zahlung anfordern, Kursbestätigung senden, Angebots-Beschreibung	vorhanden	gibt es nicht
Tab „Zahlungsanbieter“	vorhanden	gibt es nicht
Tab „Termine“	Kurstermine	heißt Buchungszeiträume

Die übrigen Tabs (Beschreibung, Vereinbarungen, FAQ, Zusatzfelder, Teamberechtigung, Passwortschutz und Bescheinigung) funktionieren wie beim Kursangebot.

Neues Terminangebot anlegen

1. Klicken Sie auf Neues Angebot. Rechts öffnet sich das leere Formular Angebotsdetails.
2. Füllen Sie mindestens den Titel aus. Für ein Angebot im Studio wählen Sie als Angebotstyp Vor-Ort und eine Adresse.
3. Klicken Sie auf Speichern. Das Angebot entsteht im Status Inaktiv, und rechts öffnet sich der Setup-Assistent Angebot einrichten.

Angebotsdetails: was anders ist als beim Kursangebot

Die Felder Bild, Titel, Zusatzinfo, Kategorie, Farbe, Adresse, Ort (Zusatz), Angebotstyp, Online Link, Angebotszeitraum und Vor- und Nachname getrennt abfragen wirken wie beim Kursangebot. Diese Felder gibt es bei Terminangeboten nicht:

Feld beim Kursangebot	Bei Terminangeboten
Basispreis und Steuersatz	Terminangebote haben keinen Preis. Ihre Kunden buchen kostenlos, es gibt keine Online-Zahlung und keinen Zahlungsweg.
Max. Teilnehmer	Jeder freie Termin kann genau einmal gebucht werden. Eine Teilnehmerzahl gibt es nicht.
Im Kursangebot auflisten	Fehlt. Ein aktives Terminangebot erscheint in der öffentlichen Kursliste, solange es kommende Buchungszeiträume hat (oder noch gar keinen), siehe unten.
Tags für Suche, Einstieg nach Kursbeginn, Preis bei späterem Einstieg	gibt es nicht

Den Angebotszeitraum (z. B. „Mo–Fr, 09:00–12:00 Uhr“) zeigt die öffentliche Kursliste als Text an. Wann wirklich gebucht werden kann, bestimmen allein die Buchungszeiträume.

Der Setup-Assistent

Solange das Angebot Inaktiv ist, zeigt der Setup-Assistent, was bis zur Veröffentlichung fehlt. Ein Klick auf einen offenen Schritt führt Sie an die passende Stelle. Wie der Assistent allgemein funktioniert, steht in der Basis-Einrichtung.

Schritt	Erledigt, wenn …	Führt zu
Titel festlegen	ein Titel eingetragen ist	Tab Angebotsdetails
Kategorie auswählen	eine Kategorie gewählt ist	Tab Angebotsdetails
Beschreibung erfassen	der Tab Beschreibung Text enthält	Tab Beschreibung
Unternehmensdaten pflegen	Firmenadresse, Firmenname und Adresse auf Rechnung in HEXLE Core vorhanden sind	HEXLE Core › Firmendaten
Buchungszeitraum anlegen	es mindestens einen nicht abgesagten Buchungszeitraum gibt, der noch nicht zu Ende ist	Tab Buchungszeiträume
Terminlänge festlegen	eine Termindauer über 0 eingetragen ist	Tab Programmverhalten

„Terminlänge festlegen“ ist bei einem neuen Angebot meist schon erledigt, weil jedes neue Angebot mit einer Termindauer von 20 Minuten startet. Sind alle Schritte erledigt, schalten Sie das Angebot mit Veröffentlichen auf Aktiv.

Aktivieren ohne Buchungszeitraum

Über Angebotsstatus ändern können Sie ein Terminangebot auch ohne Buchungszeitraum auf Aktiv setzen. Anders als beim Kursangebot fragt HEXLE Bookings dabei nicht nach. Das Angebot erscheint dann mit Termin buchen in der öffentlichen Kursliste, die Buchungsseite meldet aber „Für diesen Kurs sind keine verfügbaren Termine mehr vorhanden.“ Legen Sie deshalb vor dem Aktivieren Buchungszeiträume an.

Tab „Programmverhalten“

Im Tab Programmverhalten legen Sie die Buchungsregeln fest. Klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Speichern. Es erscheint „Programmverhalten erfolgreich aktualisiert.“

Zeitangaben tragen Sie mit Einheit ein, z. B. 30m für 30 Minuten, 1h für eine Stunde oder 30d für 30 Tage.

Allgemein

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Buchungen automatisch bestätigen	aus	Eingeschaltet ist jede neue Online-Buchung sofort bestätigt. Ausgeschaltet steht sie auf „ausstehend“, bis Sie sie bestätigen. Erinnerungen gibt es erst für bestätigte Buchungen. Auch eine ausstehende Buchung belegt ihren Termin bereits.
Stornofrist für Kunden (Stunden vor Beginn)	leer	0 bis 720 Stunden. Bis so viele Stunden vor Beginn können Kunden ihren Termin über den Link in der Buchungsmail selbst stornieren. Danach geht das nur noch über Ihr Team, und solche Stornos gelten als „spät storniert“. Leer oder 0 bedeutet: bis zum Beginn.

Zeiteinstellungen

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Termindauer	20 Minuten	Pflichtfeld, 1 bis 480 Minuten. So lange dauert jeder online gebuchte Termin. In diesem Raster bietet die Buchungsseite die freien Zeiten an, z. B. bei 30 Minuten 9:00, 9:30, 10:00 …
Pufferzeit vor jedem Termin	0	Abstand vor jedem gebuchten Termin, in dem das Angebot nicht noch einmal gebucht werden kann. Leer bedeutet kein Puffer.
Pufferzeit nach jedem Termin	10 Minuten	Abstand nach jedem gebuchten Termin, z. B. zum Vorbereiten. Leer bedeutet kein Puffer.
Buchungsschluss vor Beginn	1 Stunde	Wie kurzfristig Kunden online buchen können. Beispiel: 2 Stunden heißt, ein Termin um 14:00 ist bis 12:00 buchbar. Leer bedeutet bis zum Beginn.
Höchstens im Voraus buchbar	leer	Wie weit im Voraus Kunden online buchen können. Beispiel: 30 Tage heißt, es werden nur Termine der nächsten 30 Tage angeboten. Leer bedeutet ohne Grenze.
Online buchbar ab	leer	Vor diesem Zeitpunkt zeigt die Online-Buchung keine freien Termine. Leer bedeutet sofort buchbar.
Online buchbar bis	leer	Nach diesem Zeitpunkt zeigt die Online-Buchung keine freien Termine mehr. Leer bedeutet ohne Ende.

Buchungsschluss, Höchstens im Voraus buchbar und Online buchbar ab/bis gelten nur für Online-Buchungen. Ihr Team kann Termine jederzeit eintragen.

Online buchbar ab/bis gilt für den Buchungszeitpunkt

„Online buchbar ab“ und „Online buchbar bis“ beziehen sich darauf, wann gebucht wird, nicht auf das Datum des Termins. Ist „Online buchbar bis“ der 30.11., kann ab dem 1.12. niemand mehr online buchen, auch nicht für Termine im Dezember. Wie weit voraus ein Termin liegen darf, steuern Sie mit Höchstens im Voraus buchbar.

E-Mail-Erinnerungen und Nachfass-E-Mail

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Erinnerungs-E-Mail vor Beginn	leer	So lange vor Beginn erhalten Kunden mit bestätigtem Termin eine Erinnerung. Leer bedeutet keine Erinnerung.
Erinnerung auch an Inhaber senden	aus	Alle aktiven Inhaber erhalten zu jedem Termin eine Kopie der Erinnerung.
Erinnerungstext	leer	Eigener Text, der zusätzlich in die Erinnerung eingefügt wird, an Kunden und Inhaber.
Erinnerung nur vor dem ersten Zeitfenster	aus	Wirkt nur bei Buchungen mit mehreren Zeitfenstern, die Ihr Team angelegt hat. Erinnert wird dann nur vor dem ersten. Online-Buchungen haben immer nur ein Zeitfenster.
Nachfass-E-Mail nach Ende	leer	So lange nach dem Ende erhalten Kunden mit bestätigtem oder abgeschlossenem Termin eine E-Mail, z. B. mit Dank oder der Bitte um Feedback. Leer bedeutet keine Nachfass-E-Mail.
Nachfass-E-Mail auch an Inhaber senden	aus	Alle aktiven Inhaber erhalten eine Kopie.
Text der Nachfass-E-Mail	leer	Eigener Text, der zusätzlich eingefügt wird.
Nachfass-E-Mail nur nach dem letzten Zeitfenster	aus	Wie oben: wirkt nur bei Buchungen mit mehreren Zeitfenstern.

Automatische E-Mails gehen nur bei Angeboten mit dem Status Aktiv oder Ausgebucht raus. Eine Übersicht aller E-Mails finden Sie unter Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?.

Hinweise an Inhaber und Rücktrittsrecht

Hinweis „Angebot endet bald“ (Standard: eingeschaltet): Die Inhaber erhalten die E-Mail „Ihr Terminangebot endet bald“ drei, zwei und eine Woche bevor der letzte Buchungszeitraum des Angebots endet. So denken Sie rechtzeitig daran, neue Buchungszeiträume anzulegen. Der Hinweis kommt nur an, wenn er auch firmenweit unter Konfiguration › Hinweise an Inhaber eingeschaltet ist. Mehr dazu steht auf der Seite zu den Buchungszeiträumen. (siehe Buchungszeiträume)

In der Gruppe Zahlung gibt es bei Terminangeboten nur das Rücktrittsrecht: 14 Tage oder Ausgeschlossen bei festem Termin. Einen Zahlungsweg gibt es nicht, weil Terminangebote keinen Preis haben. Wählen Sie 14 Tage, ohne im Tab Vereinbarungen eine Widerrufsbelehrung zu hinterlegen, zeigt die Gruppe einen gelben Hinweis. Der Hinweis blockiert weder das Speichern noch das Aktivieren.

Hinweis

Den gesetzlichen Hinweis zum Rücktrittsrecht zeigt die Buchungsseite nur bei kostenpflichtigen Buchungen. Bei einem Terminangebot sehen Ihre Kunden vor dem Absenden deshalb nur die Vereinbarungen, die sie bestätigen müssen.

So berechnet HEXLE Bookings die freien Termine

Die Buchungsseite fragt die freien Termine tageweise ab. Für jeden Tag geht HEXLE Bookings so vor:

Schritt	Regel
1. Tag bestimmen	Der Tag beginnt und endet nach der Zeitzone aus Konfiguration. Ohne eigene Einstellung gilt Europe/Vienna.
2. Sperrtag prüfen	Ist der Tag ein firmenweiter Sperrtag, gibt es an diesem Tag keine freien Termine. Feiertage wirken nur, wenn Sie sie als Sperrtage übernommen haben.
3. Raster bilden	Jeder nicht abgesagte Buchungszeitraum an diesem Tag wird ab seinem Beginn in Schritte der Termindauer geteilt. Ein Termin wird nur angeboten, wenn er ganz in den Zeitraum passt.
4. Zeitregeln anwenden	Termine in der Vergangenheit, vor dem Buchungsschluss, jenseits von Höchstens im Voraus buchbar und außerhalb von Online buchbar ab/bis fallen weg.
5. Belegung abziehen	Termine, die sich mit einer bestehenden Buchung dieses Angebots überschneiden, fallen weg. Ausstehende und bestätigte Buchungen zählen, stornierte nicht. Die Pufferzeiten werden dabei um beide Termine gelegt.

Beispiel „Erstgespräch Yoga“: Termindauer 30 Minuten, Buchungszeitraum 9:00 bis 12:00. Angeboten werden 9:00, 9:30, 10:00, 10:30, 11:00 und 11:30. Ein Termin um 12:00 passt nicht mehr in den Zeitraum.

Wie die Pufferzeit wirkt: Das Raster verschiebt sich durch den Puffer nicht. Zwischen zwei Buchungen muss aber mindestens Puffer vor + Puffer nach frei bleiben, und zwar in beide Richtungen. Im Beispiel mit 10 Minuten Puffer danach und einer Buchung um 9:30 fallen deshalb auch 9:00 und 10:00 weg. Der nächste freie Termin ist 10:30. Wählen Sie die Termindauer so, dass der Puffer schon darin enthalten ist, wenn Sie keine Lücken im Raster wollen.

Weitere Regeln:

• Nur dieses Angebot zählt. Buchungen anderer Termin- oder Kursangebote blockieren die Zeit nicht.
• Raum und Max. Teilnehmer eines Buchungszeitraums ändern nichts an den freien Terminen.
• Uhrzeiten zeigt die Buchungsseite immer in der Zeitzone Ihres Unternehmens, auch wenn der Kunde in einer anderen Zeitzone ist.
• Bucht jemand gleichzeitig denselben Termin, erhält der Zweite „Der gewählte Termin wurde bereits von jemand anderem gebucht. Bitte wählen Sie einen anderen Termin.“

Was Ihre Kunden sehen

In der öffentlichen Kursliste

Ein aktives Terminangebot erscheint in Ihrer öffentlichen Kursliste neben den Kursangeboten. Die Karte zeigt „Einzeltermine online buchbar“ und den Link Termin buchen. Freie Plätze und Preis zeigt sie nicht an.

Terminangebote lassen sich nicht aus der Kursliste ausblenden

Bei Terminangeboten gibt es das Feld „Im Kursangebot auflisten“ nicht. Jedes aktive Terminangebot steht daher in der öffentlichen Kursliste, sofern es noch keinen Buchungszeitraum hat oder mindestens einen nicht abgesagten, noch nicht beendeten. Wollen Sie ein Angebot nicht öffentlich zeigen, setzen Sie es auf Inaktiv. Für einen geschlossenen Kundenkreis hilft der Passwortschutz: Das Angebot bleibt sichtbar, gebucht werden kann aber nur mit Zugangscode.

Auf der Buchungsseite

Die Terminbuchung hat zwei Schritte:

1. Termin: Der Kunde wählt einen Tag und eine freie Uhrzeit. Darunter steht die Beschreibung. Die häufigen Fragen folgen unter dem Assistenten.
2. Kontakt: Der Kunde gibt Vollständiger Name (oder Vor- und Nachname getrennt) und E-Mail Adresse ein, optional Telefon und Nachricht. Danach muss er die Vereinbarungen bestätigen und klickt auf Buchung abschließen. Hat das Angebot Zusatzfelder, folgt stattdessen noch der Schritt Zusatzinfos, und die Buchung wird erst dort abgeschlossen.

Ist für das Angebot keine Online-Terminbuchung möglich, zeigt die Seite „Online-Terminbuchung nicht aktiv“. Was nach dem Absenden passiert, steht auf der Seite zu den Buchungen. (siehe Buchungen verwalten (Terminangebote))

Status, Duplizieren und Löschen

Status, Duplizieren, Löschen und Archivieren funktionieren wie beim Kursangebot. Bei Terminangeboten gilt zusätzlich:

• Aktivieren ohne Buchungszeitraum ist ohne Rückfrage möglich (siehe oben).
• Duplizieren übernimmt das Programmverhalten und alle nicht abgesagten Buchungszeiträume, auch vergangene. Online buchbar ab und Online buchbar bis übernimmt die Kopie nicht, weil feste Daten selten zum neuen Angebot passen.

Weiterführende Seiten

• Basis-Einrichtung von HEXLE Bookings
• Angebotsarten
• Sperrtage
• Kursangebot anlegen und verwalten
• Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?