Einlass vorbereiten: Scan-Token und Scan-Felder

Damit Ihr Einlasspersonal am Eingang Tickets scannen kann, braucht es einen Scan-Token. Das ist ein geheimer Link, den Sie als Veranstalter für einen Shop erstellen und an Ihre Helfer weitergeben. Wer den Link öffnet, landet direkt im Scanner. Der Scan-Token gehört zu diesem Shop; der Scanner prüft derzeit aber nicht, ob ein Ticket zu diesem Shop gehört, sondern erkennt die Tickets Ihres Unternehmens. Setzen Sie deshalb je Veranstaltung eigenes Personal und eigene Zugänge ein und geben Sie den Tickettypen eindeutige Namen (siehe Welche Tickets der Scanner erkennt). Zusätzlich legen Sie mit den Scan-Feldern fest, welche Angaben der Scanner nach einem erfolgreichen Scan anzeigt, z. B. Tickettyp und personalisierter Name.

Beides finden Sie unter Shop-Einstellungen › Konfiguration in den Tabs Scan-Token und Scan-Felder. Die Einstellungen gelten immer für den Shop, der unten in der Sidebar angezeigt wird. Die ersten beiden Bilder zeigen einen Shop, der noch keinen Scan-Token hat (Beispiel „Yoga-Festival Sonnenschein“); ab dem dritten Bild dient der Shop „Einlass-Test“ als Beispiel.

Wie Ihr Personal am Einlass scannt und was die Scan-Ergebnisse bedeuten, steht unter Scannen am Einlass.

Checkliste vor dem Event

Schritt	Wo	Mehr dazu
Modul „Ticket Einlasskontrolle“ ist für Ihr Unternehmen aktiv	Tab Scan-Token ist sichtbar	Voraussetzungen
Zeitpunkt für den Früheinlass festlegen	Konfiguration, Tab Allgemein, „Ticketscan erlauben vor dem Eventstart“	Wann Tickets gültig sind
Scan-Token erstellen, Gültigkeit und anonymen Modus wählen	Tab Scan-Token	Scan-Token erstellen
Link, QR-Code oder Dokument an das Einlasspersonal geben	Tab Scan-Token	Scan-Token weitergeben
Festlegen, was der Scanner nach einem Scan anzeigt	Tab Scan-Felder	Scan-Felder
Zusatzfelder für die Kontrolle einschalten (optional)	Tab Zusatzfelder, Tabelle „Kontrolle und Ticketliste“	Zusatzfelder beim Scan
Scanner vorab testen	Scanner aufrufen	Scannen am Einlass

Voraussetzungen

• Modul „Ticket Einlasskontrolle“: Nur damit sehen Sie in der Konfiguration den Tab Scan-Token. Fehlt das Modul, erscheint der Tab nicht. Der Tab Scan-Felder gehört dagegen zu „Ticket Verkauf & Events“ und ist immer da.

• Rechte: Als Inhaber haben Sie alle Rechte. Für Mitarbeiter gilt:

  Aktion	Nötiges Recht
  Tab Scan-Token öffnen und Token anzeigen	p1.scan-access.list und p1.scan-token.get
  Scan-Token erstellen, Bearbeiten	p1.scan-token.create
  Scan-Token rotieren	p1.scan-token.rotate
  Scan-Token deaktivieren	Button: p1.scan-access.list, Ausführen: zusätzlich p1.scan-token.deactivate
  Dokument herunterladen	p1.scan-access.list
  Tab Scan-Felder ansehen	p1.shop.get.scanner-fields und p1.shop.scanner-fields.catalogue
  Scan-Felder ändern	p1.shop.update.scanner-fields

• Testphase: Läuft „Ticket Einlasskontrolle“ als Testphase, zeigt der Tab Scan-Token oben den Hinweis „Testphase für Ticket Einlasskontrolle bis …“.

Nur lesbar

Ist „Ticket Einlasskontrolle“ nur lesbar, etwa nach Ablauf der Testphase, sehen Sie den Scan-Token weiterhin, können ihn aber nicht erstellen, bearbeiten, rotieren oder deaktivieren. Verfügbar bleiben Dokument herunterladen sowie die Symbole neben dem Token (URL kopieren, QR-Code anzeigen, Scanner aufrufen). Die Scan-Felder lassen sich nur ändern, solange „Ticket Verkauf & Events“ nicht nur lesbar ist.

Mehr dazu: Lizenzen, Module und Rechte.

Der Tab „Scan-Token“

Jeder Shop hat höchstens einen aktiven Scan-Token. Solange keiner existiert, zeigt der Tab „Keine Daten zum Anzeigen“ und rechts oben den Button Scan-Token erstellen.

Scan-Token erstellen

1. Öffnen Sie Shop-Einstellungen › Konfiguration und prüfen Sie unten in der Sidebar, ob der richtige Shop gewählt ist.
2. Wählen Sie den Tab Scan-Token und klicken Sie auf Scan-Token erstellen.
3. Wählen Sie bei Gültig ab und Gültig bis Datum und Uhrzeit. Ein Klick in das Feld öffnet den Dialog Datum & Uhrzeit auswählen; übernehmen Sie die Auswahl mit Bestätigen.
4. Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Anonymer Modus (siehe unten).
5. Klicken Sie auf Speichern. HEXLE Ticket zeigt „Scan-Token erfolgreich gespeichert.“ und danach den neuen Token.

Feld	Regeln	Was es bewirkt
Gültig ab *	Datum und Uhrzeit, Pflichtfeld	Ab diesem Zeitpunkt funktioniert der Scan-Token.
Gültig bis *	Datum und Uhrzeit, Pflichtfeld	Nach diesem Zeitpunkt funktioniert der Scan-Token nicht mehr.
Anonymer Modus	Standard: aus	Ob Ihr Einlasspersonal ohne Anmeldung scannen darf.

Gültigkeit im Detail. Außerhalb des Zeitraums ist der Scan-Token gesperrt. Ohne anonymen Modus lässt sich der Scanner dann gar nicht öffnen; es erscheint „Fehler beim Laden des Scanners: Der Scan-Token ist ungültig, abgelaufen oder noch nicht gültig.“ Im anonymen Modus öffnet sich der Scanner zwar, jeder Scan endet aber mit einer Fehlermeldung. HEXLE Ticket prüft die Gültigkeit bei jedem Scan, also auch, wenn der Scanner schon offen ist.

Gültigkeit großzügig wählen

Die Gültigkeit des Scan-Tokens und die Gültigkeit der Tickets sind zwei getrennte Prüfungen. Lassen Sie den Scan-Token spätestens zum Beginn des Früheinlasses starten und erst nach dem Einlassende enden. Sonst können Ihre Helfer frühe Gäste nicht scannen, obwohl deren Tickets schon gelten. Planen Sie auch einen Testlauf vor dem Event ein: Liegt Gültig ab am Eventtag, funktioniert der Token beim Test am Vortag noch nicht.

Anonymer Modus oder Anmeldung?

	Anonymer Modus ein	Anonymer Modus aus
Wer scannen kann	Jede Person, die den Link oder QR-Code hat, ohne Anmeldung	Jede Person mit dem Link, die sich mit einem HEXLE-Konto anmeldet. Sie muss weder zu Ihrem Unternehmen gehören noch besondere Rechte haben.
Erstes Öffnen	Der Scanner startet sofort.	HEXLE leitet zur Anmeldung weiter. Danach ist der Zugang für dieses Konto freigeschaltet, und der Scanner startet.
Nachvollziehbarkeit	Scans werden ohne Benutzer gespeichert.	Jeder Scan wird mit dem angemeldeten Benutzer gespeichert.
Geeignet für	Kurzfristig eingesetzte Helfer ohne eigenes Konto	Festes Personal, wenn Sie wissen möchten, wer gescannt hat

Der Link enthält die Information, ob der anonyme Modus gilt. Ändern Sie den Modus, entsteht ein neuer Link (siehe Bearbeiten).

Link vertraulich behandeln

Im anonymen Modus ist der Link der einzige Schutz: Wer ihn hat, kann während der Gültigkeit Tickets einlassen und, im anonymen Modus, unbezahlte Tickets dieses Shops (z. B. Vor-Ort-Tickets) als bezahlt bestätigen. Geben Sie ihn nur an Ihr Einlasspersonal weiter und rotieren Sie ihn, wenn er in falsche Hände geraten ist.

Der fertige Scan-Token

Nach dem Speichern zeigt der Tab den Token:

Bereich	Inhalt
Token	Die ersten zehn Zeichen des Tokens, dahinter drei Symbole: URL kopieren, QR-Code anzeigen und Scanner aufrufen
Anonymer Modus	Haken, wenn der anonyme Modus gilt
Metadaten (3)	Aufklappbar: ID des Tokens, Gültig ab, Gültig bis

Oben rechts stehen Scan-Token rotieren, Scan-Token deaktivieren, Dokument herunterladen, das Download-Symbol Exportieren und das Stift-Symbol Bearbeiten. Verwechseln Sie Exportieren nicht mit dem Scan-Token-Dokument: Das PDF für Ihr Personal erzeugt Dokument herunterladen.

Scan-Token weitergeben

Sie haben drei Wege, den Scanner zu Ihrem Einlasspersonal zu bringen. Alle führen zum selben Link.

Weg	So geht es	Geeignet für
Link	URL kopieren (Kopier-Symbol neben dem Token) legt den vollständigen Link in die Zwischenablage („Link in Zwischenablage kopiert“). Schicken Sie ihn z. B. per Messenger.	Helfer, die ihr eigenes Smartphone nutzen
QR-Code	QR-Code anzeigen öffnet das Fenster QR-Code Scan Token. Mit Download QR Code speichern Sie den Code als Bild (in der App von HEXLE Ticket gibt es den Download nicht).	Zeigen am Bildschirm, Aushang im Einlassbereich
Dokument	Dokument herunterladen erstellt ein PDF zum Ausdrucken.	Einlassmappe, Ausdruck für jeden Einlasspunkt

Ihr Personal öffnet den Link im Browser, scannt den QR-Code mit der Kamera des Smartphones oder scannt ihn mit dem Öffentlichen Scanner von HEXLE Ticket (Menüpunkt in der Basic-Ansicht, Anmeldung nötig). In allen Fällen startet der Scanner dieses Scan-Tokens.

Das Scan-Token-Dokument

Dokument herunterladen erzeugt die PDF-Datei „Scan-Token_…pdf“ (mit der ID des Tokens im Namen) direkt in Ihrem Browser. Sie enthält:

• den Namen des Shops und das Erstellungsdatum,
• den QR-Code mit dem Hinweis „QR-Code scannen, um den Zugang zu aktivieren“,
• die Token-Details: den vollständigen Token, die ID, „Gueltig ab“, „Gueltig bis“ und „Anonymer Modus“ (Ja/Nein),
• in der Fußzeile „Dieses Dokument zum Scannen ausdrucken | Vertraulich behandeln“.

Das Dokument ist eine Momentaufnahme. Rotieren oder deaktivieren Sie den Token, gilt ein bereits gedrucktes Dokument nicht mehr; laden Sie es dann neu herunter.

Scanner selbst testen

Scanner aufrufen (Pfeil-Symbol neben dem Token) öffnet den Link in einem neuen Browser-Tab, so wie ihn Ihr Personal sieht. Ohne anonymen Modus werden Sie dabei selbst als Scan-Benutzer freigeschaltet. Wie der Scanner bedient wird, steht unter Scannen am Einlass.

Echte Tickets beim Test

Ein erfolgreicher Testscan zählt wie ein echter Einlass: Das Ticket steht danach auf „Einlass gewährt“, und beim nächsten Scan warnt der Scanner „bereits gescannt“. Testen Sie deshalb mit einem eigenen Gratis-Ticket, nicht mit dem Ticket eines Gastes.

Scan-Token ändern, rotieren oder deaktivieren

Aktion	Was passiert	Bisheriger Link	Rückgängig?
Bearbeiten und Speichern	HEXLE Ticket legt mit den neuen Werten einen neuen Token an.	ungültig	nein
Scan-Token rotieren	Neuer Token mit derselben Gültigkeit und demselben anonymen Modus.	ungültig	nein
Scan-Token deaktivieren	Der Token wird gesperrt, der Tab ist wieder leer und zeigt Scan-Token erstellen.	ungültig	nein, aber Sie können einen neuen Token erstellen

In allen drei Fällen verlieren bisher freigeschaltete Helfer ihren Zugang. Geben Sie danach den neuen Link, QR-Code oder ein neues Dokument aus. Ohne anonymen Modus melden sich Ihre Helfer beim ersten Öffnen des neuen Links erneut an.

Scan-Token bearbeiten

Mit dem Stift-Symbol Bearbeiten (oder einem Doppelklick in den Token) ändern Sie Gültig ab, Gültig bis und Anonymer Modus. Abbrechen verwirft die Änderung.

Bearbeiten erzeugt einen neuen Link

Speichern ändert nicht den bestehenden Token, sondern ersetzt ihn durch einen neuen. Der bisherige Link, der QR-Code und das gedruckte Dokument funktionieren danach nicht mehr. Legen Sie Gültigkeit und Modus deshalb fest, bevor Sie den Link verteilen.

Rotieren

Rotieren Sie den Token, wenn der Link in falsche Hände geraten ist oder ein Helfer nicht mehr scannen soll. HEXLE Ticket fragt vorher nach:

Mit Ja, rotieren entsteht der neue Token („Scan-Token erfolgreich rotiert.“). Mit Abbrechen bleibt alles, wie es ist.

Deaktivieren

Scan-Token deaktivieren beendet den Einlass über den Token sofort. HEXLE Ticket fragt mit derselben Warnung wie beim Rotieren nach; bestätigen Sie mit Ja, deaktivieren („Scan-Token erfolgreich deaktiviert.“). Der deaktivierte Token lässt sich nicht wieder einschalten. Brauchen Sie wieder einen Zugang, erstellen Sie einen neuen Scan-Token.

Scan-Felder

Im Tab Scan-Felder legen Sie fest, welche Angaben der Scanner nach einem erfolgreichen Scan anzeigt. Die Einstellung gilt für alle Scans von Tickets dieses Shops. Änderungen speichert HEXLE Ticket sofort.

Links steht die Liste Verfügbare Felder, rechts Angezeigte Felder. Solange Sie nichts geändert haben, stehen rechts die Standard-Felder.

Feld	Anzeige im Scanner	Standard
Tickettyp	Name des Tickettyps	ja
Käufer	Name des Käufers	ja
Personalisierung (Name)	„Personalisiert auf: …“ mit dem Hinweis „Bitte Ausweis kontrollieren.“	ja
Personalisierung (Geburtsdatum)	„Geburtsdatum: …“	ja
Gültig bis	Ende der Gültigkeit des Tickets	ja
Ticket-ID	Interne Nummer des Tickets	nein
Kategorie	Kategorie des Tickettyps	nein
Ort	Ort des Tickettyps	nein
Sitzplatz	Gewählter Platz aus dem Saalplan, sonst „Reihe/Sitz“ des Tickettyps	nein
Kaufdatum	Datum und Uhrzeit des Kaufs	nein
Rabatt	Verwendeter Rabattcode	nein

Kategorie, Ort, Sitzplatz, Rabatt und die Personalisierung lässt der Scanner weg, wenn sie keinen Wert haben; Kaufdatum und Gültig bis zeigen dann „-“. Ein Ticket ohne Personalisierung zeigt also keinen Namen und kein Geburtsdatum, ein Tickettyp ohne Kategorie keine Kategorie.

Felder hinzufügen und entfernen

1. Öffnen Sie Shop-Einstellungen › Konfiguration, Tab Scan-Felder.
2. Setzen Sie in einer Liste den Haken bei den Feldern, die Sie verschieben möchten. Alle auswählen markiert alle sichtbaren Felder, Auswahl entfernen hebt die Markierung auf. Über das Filter-Symbol suchen Sie in langen Listen.
3. Klicken Sie in der Mitte auf →, um markierte Felder anzuzeigen, oder auf ←, um sie zu entfernen. ⇒ und ⇐ verschieben alle Felder auf einmal.

HEXLE Ticket speichert sofort („Scan-Felder gespeichert.“).

Reihenfolge. Der Scanner zeigt die Felder in der Reihenfolge der rechten Liste. Ein neu hinzugefügtes Feld steht immer am Ende. Möchten Sie ein Feld weiter oben haben, entfernen Sie die Felder darunter und fügen Sie sie danach wieder hinzu.

Zurück zum Standard. Entfernen Sie alle Felder aus der rechten Liste, setzt HEXLE Ticket den Shop auf die Standard-Felder zurück („Scan-Felder auf Standard zurückgesetzt.“). Die rechte Liste zeigt danach wieder die fünf Standard-Felder. Ganz ohne Angaben lässt sich der Scanner also nicht betreiben.

Nur bei erfolgreichem Scan

Die Scan-Felder erscheinen nur bei einem erfolgreichen Scan. Bei der Warnung „bereits gescannt“ zeigt der Scanner die früheren Scan-Zeitpunkte, bei einem unbezahlten Ticket (z. B. Vor-Ort-Ticket) Ticket-ID, Tickettyp, Käufer, Preis und Betrag.

Zusatzfelder beim Scan

Antworten auf Zusatzfelder, z. B. „Leihmatte gewünscht: Ja“, stehen nicht in der Liste der Scan-Felder. Sie schalten sie im Tab Zusatzfelder in der Tabelle Kontrolle und Ticketliste mit Bei Kontrolle anzeigen ein. Der Scanner hängt sie dann unter den Scan-Feldern an, beim erfolgreichen Scan und bei der Warnung „bereits gescannt“.

Siehe Zusatzfelder und Zusatzprodukte, Kontrolle und Ticketliste.

Welche Felder sind sinnvoll?

Ihr Event	Empfohlene Felder
Personalisierte Tickets, Ausweiskontrolle	Standard (Tickettyp, Käufer, Personalisierung Name und Geburtsdatum, Gültig bis)
Saalplan mit Platzwahl	zusätzlich Sitzplatz, damit das Personal Gäste zum Platz schicken kann (Saalplan)
Mehrere Bereiche oder Eingänge	zusätzlich Kategorie oder Ort
Ermäßigte Tickets mit Rabattcode	zusätzlich Rabatt, um den Nachweis zu prüfen

Zur Personalisierung am Einlass siehe Tickets personalisieren, Wirkung beim Einlass.

Wann Tickets am Einlass gültig sind

Ob ein Ticket beim Scannen zeitlich gilt, hängt nicht vom Scan-Token ab, sondern vom Ticket:

• Ein Ticket gilt von der Gültigkeit seines Tickettyps (ohne eigene Gültigkeit: Event Start bis Event Ende) abzüglich des Früheinlasses.
• Den Früheinlass stellen Sie in der Konfiguration im Tab Allgemein unter Ticketscan erlauben vor dem Eventstart in Minuten ein. Beispiel: Event Start 10:00 Uhr, Früheinlass 30 Minuten → Scannen ab 9:30 Uhr.
• Wer außerhalb dieses Zeitfensters gescannt wird, bekommt ein rotes Ergebnis mit dem Hinweis auf die ungültige Zeit.

Details: Shop-Konfiguration, Ticket-Einstellungen und Tickettypen, Verkaufszeitraum und Gültigkeit.

Scanner-Link oder Menüpunkt „Scanner“?

	Scanner über den Scan-Token-Link	Menüpunkt Scanner in HEXLE Ticket
Für wen	Einlasspersonal, auch ohne Zugang zu Ihrem Unternehmen	Mitarbeiter, die in HEXLE Ticket angemeldet sind
Aufruf	Link, QR-Code oder Dokument	Event-Organisation › Scanner; erkennt wie der Link die Tickets Ihres Unternehmens (Welche Tickets der Scanner erkennt)
Voraussetzung	aktiver, gültiger Scan-Token	Der Benutzer hat über den Link eines aktiven, gültigen Scan-Tokens Ihres Unternehmens bereits einen Zugang freigeschaltet (Link ohne anonymen Modus geöffnet und angemeldet).

Für den Einlass empfehlen wir den Scan-Token-Link. Er braucht keine Rechte in Ihrem Unternehmen, und Sie können ihn jederzeit rotieren.

Weiterführende Seiten

• Scannen am Einlass
• Shop-Konfiguration
• Lizenzen, Module und Rechte
• Tickets personalisieren
• Zusatzfelder und Zusatzprodukte
• Saalplan und Platzwahl
• Front-Desk: Tickets verwalten