Allgemeine Geschäftsbedingungen für SELF Gastronomie - HEXLE Development & IT Solutions e.U.

Hinweis

Diese AGB für SELF Gastronomie ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Rahmen-AGB) der HEXLE Development & IT Solutions und gelten ausschließlich für die Nutzung der Software SELF Gastronomie (im Folgenden „SELF Gastronomie” oder „Software”). SELF Gastronomie führt die bisher als „SELF Reservierungen” bezeichnete Lösung fort; bestehende Verträge bestehen unverändert fort und gelten ab Wirksamkeit dieser AGB als Verträge über SELF Gastronomie. Im Falle von Widersprüchen gehen die Regelungen dieser produktspezifischen AGB den Regelungen der Rahmen-AGB vor.

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1. Leistungsumfang von SELF Gastronomie

SELF Gastronomie ist eine cloudbasierte Softwarelösung für die Organisation des Gastronomie-, Kantinen- und Verkaufsbetriebs. Der genaue Leistungsumfang, die verfügbaren Module und Funktionen sowie die Möglichkeiten der Nutzerverwaltung richten sich nach dem vom Kunden (Betrieb) gewählten Tarif und den in der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder dem individuellen Angebot festgelegten Spezifikationen. Nicht alle nachstehend beschriebenen Module sind in jedem Tarif enthalten; einzelne Funktionen stehen nur zur Verfügung, sofern sie für den jeweiligen Betrieb gebucht und aktiviert wurden.

Funktionen für den Betrieb: SELF Gastronomie ermöglicht dem Kunden insbesondere:

• Reservierung: Die Verwaltung von Tischen und deren Verfügbarkeit in Echtzeit über einen Tischplan (Floorplan), die Annahme und Verwaltung von Online-Reservierungen über eine öffentliche Reservierungsseite oder ein einbettbares Buchungs-Widget, die manuelle Erfassung von Reservierungen durch Mitarbeiter, die Führung einer Warteliste, die Verwaltung von Tisch-Sessions, den Check-in der Gäste per QR-Code oder Token, die Kommunikation mit Reservierungsgästen (z.B. Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen), die Verwaltung von Gästedaten und Präferenzen sowie die Generierung von Auslastungsstatistiken und Berichten.
• Gastbestellung am Tisch: Die Bereitstellung einer digitalen Speisekarte mit Warenkorb und Bestellstatus, die der Gast über einen am Tisch bereitgestellten QR-Code aufruft.
• Kassensystem (POS): Den Verkauf über den Tresen, die Schnellbestellung, den Kassenabschluss, Statistiken zu Umsatz und Zahlarten sowie den Bondruck. Zu den abgabenrechtlichen Grenzen des Kassenmoduls siehe Abschnitt 8.
• Küchen-Display (Kitchen Board): Die Anzeige und Bearbeitung eingehender Bestellungen im Küchenbereich.
• Kantinen-/Menüplan: Einen Wochenplan je Betrieb sowie die Vorbestellung durch Nutzer mit Bestellstatus (Entwurf, übermittelt, angenommen, in Zubereitung, bereit, ausgegeben bzw. storniert) und Abholcodes. Der Zugang ist je Betrieb konfigurierbar: öffentlich unter Angabe von Name und E-Mail-Adresse, ausschließlich mit HEXLE-Konto oder ausschließlich für Angehörige der jeweiligen Einrichtung (ausdrücklich auch Schülerinnen und Schüler). Eine anonyme Vorbestellung über einen Link bzw. ein Handle ohne Konto ist möglich. Je Betrieb kann eingestellt werden, ob keine Online-Zahlung stattfindet oder ob eine Online-Zahlung vor der Bestätigung der Bestellung erforderlich ist. Ergänzend gilt Abschnitt 9.
• Meal-Events: Die Anlage einmaliger Veranstaltungen mit Bestellmöglichkeit.
• Marktplatz: Die Darstellung des Betriebs mit einem Venue-Profil in einem von HEXLE selbst betriebenen Betriebs-Marktplatz samt einbettbarem Buchungs-Widget. Eine Anbindung an Reservierungsportale Dritter ist nicht Bestandteil der Software. Ergänzend gilt Abschnitt 12.
• Allergen- und Diätkennzeichnung: Die Erfassung und Anzeige von Angaben zu Allergenen und Diäten durchgängig in Speisekarte, Bestellung, Reservierung, Warteliste und Kantine. Ergänzend gilt Abschnitt 10.
• Terminal-Software: Die Nutzung einer ergänzenden Desktop-/Terminal-Anwendung für den Betrieb am Point of Sale einschließlich der Anbindung von Bondruckern, sofern aktiviert. Ergänzend gilt Abschnitt 11.

Funktionen für Endkunden (Gäste): SELF Gastronomie ermöglicht dem Endkunden insbesondere:

• Freie Tische und Zeiten in Echtzeit einsehen.
• Reservierungen online vornehmen und bestätigen lassen.
• Informationen zur Reservierung abrufen und die Reservierung über einen personalisierten Link (Token) selbst zu verwalten.
• Am Tisch per QR-Code die digitale Speisekarte aufzurufen und Bestellungen aufzugeben, einschließlich Abruf des Bestellstatus.
• Speisen aus dem Kantinen-/Menüplan vorzubestellen sowie Bestellstatus und Abholcode abzurufen, je nach Konfiguration des Betriebs auch anonym über einen Link ohne Konto.

Anmeldung: Die Anmeldung angemeldeter Nutzer erfolgt ausschließlich über das HEXLE-Konto (OAuth2/PKCE). Anmeldungen über soziale Netzwerke (Social Logins) werden nicht angeboten. Die anonyme Kantinenvorbestellung über einen Link bzw. ein Handle bleibt hiervon unberührt.

Keine KI-Funktionen, kein Tracking: SELF Gastronomie enthält keine KI- bzw. LLM-gestützten Funktionen sowie keine Analyse- oder Tracking-SDKs Dritter.

Es wird klargestellt, dass HEXLE lediglich die technische Plattform zur Verfügung stellt. Verträge über Reservierungen, Tisch- und Kantinenbestellungen sowie über die auf dem Marktplatz dargestellten Leistungen kommen direkt zwischen dem Endkunden (Gast) und dem jeweiligen Betrieb zustande. HEXLE ist nicht Vertragspartner dieser Vereinbarungen.

2. Nutzungsbedingungen

2.1 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, SELF Gastronomie ausschließlich bestimmungsgemäß und im Einklang mit den geltenden Gesetzen und diesen AGB zu nutzen. Insbesondere ist der Kunde verantwortlich für:

• Der Kunde (Betrieb) ist allein verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität aller Informationen (z.B. Öffnungszeiten, Tischverfügbarkeiten, Speisen- und Menüangaben, Preise, Besonderheiten des Betriebs), die er in SELF Gastronomie eingibt und die den Endkunden zur Verfügung gestellt werden. HEXLE übernimmt keine Haftung für Fehler oder Unstimmigkeiten in diesen vom Kunden bereitgestellten Inhalten oder für die Einhaltung von Reservierungen und Bestellungen durch den Endkunden.
• Die Bereitstellung korrekter und vollständiger Daten bei der Registrierung und während der Nutzung der Software.
• Die Verhinderung missbräuchlicher Nutzung von SELF Gastronomie, insbesondere das Hochladen oder Speichern von rechtswidrigen Inhalten, das Ausführen von schädlichem Code oder das Stören des Betriebs der Software.
• Die Einhaltung der Kompatibilitätsanforderungen für die Nutzung von SELF Gastronomie (z.B. Browserversionen, Internetverbindung, Anforderungen an Endgeräte für die Terminal-Software). HEXLE übernimmt keine Verantwortung für Nutzungseinschränkungen, die auf einer Nichterfüllung dieser Anforderungen seitens des Kunden beruhen.
• Die Einhaltung der für seinen Betrieb geltenden gewerbe-, lebensmittel- und abgabenrechtlichen Vorschriften. HEXLE erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung und prüft die vom Kunden eingegebenen Inhalte nicht auf ihre rechtliche Zulässigkeit oder Richtigkeit.

2.2 Zugangsdaten

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten (Benutzernamen, Passwörter) geheim zu halten und vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. Er ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen. Bei Verlust oder unbefugter Nutzung der Zugangsdaten hat der Kunde HEXLE unverzüglich zu informieren.

2.3 Umgang mit persönlichen Daten der Gäste

Der Kunde (Betrieb) ist alleiniger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die personenbezogenen Daten der Gäste (Reservierende, Bestellende, Kantinennutzer), die über SELF Gastronomie erfasst werden. HEXLE agiert in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter. Der Kunde stellt sicher, dass er die betroffenen Personen ordnungsgemäß über die Datenverarbeitung informiert und, wo notwendig, deren Einwilligung einholt. Der Kunde verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), im Umgang mit den Daten der Gäste. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zwischen HEXLE und dem Kunden ist verpflichtend und regelt die Einzelheiten der Datenverarbeitung (siehe Abschnitt 15 dieser AGB).

3. Service Level Agreements (SLA)

HEXLE ist bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit und Performance von SELF Gastronomie sicherzustellen. Die nachfolgenden Regelungen definieren die vereinbarten Service Level:

• Verfügbarkeit des Systems: HEXLE gewährleistet eine durchschnittliche jährliche Verfügbarkeit der SELF Gastronomie-Dienste von 99,0%. Ausgenommen hiervon sind geplante Wartungsfenster, die dem Kunden frühzeitig mitgeteilt werden, sowie Ausfälle, die außerhalb des Verantwortungsbereichs von HEXLE liegen (z.B. höhere Gewalt, Störungen des öffentlichen Internets, Handlungen Dritter).
• Spezifische Verfügbarkeit während der Betriebszeiten: HEXLE unternimmt alle zumutbaren Anstrengungen, um die Systemverfügbarkeit während der üblichen Betriebszeiten des Betriebs zu maximieren. Im Falle einer geplanten Nichtverfügbarkeit während dieser Zeiten wird der Kunde mindestens 24 Stunden im Voraus informiert.
• Reaktionszeiten bei Störungen:
  • Kritische Störungen (Produktionseinstellung, Kernfunktionen nicht nutzbar): Reaktion innerhalb von 2 Stunden während der Support-Zeiten.
  • Wesentliche Störungen (Einschränkung der Nutzung, aber Kernfunktionen verfügbar): Reaktion innerhalb von 4 Stunden während der Support-Zeiten.
  • Geringfügige Störungen (Kosmetische Fehler, kleine Funktionsfehler): Reaktion innerhalb von 12 Stunden während der Support-Zeiten.
  • Lösungszeit: HEXLE wird sich bemühen, Störungen schnellstmöglich zu beheben. Es kann jedoch keine bestimmte Lösungszeit garantiert werden, da diese von der Art und Komplexität der Störung abhängt.

4. Lizenzbedingungen

HEXLE räumt dem Kunden ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht zur Nutzung von SELF Gastronomie im Rahmen des gebuchten Tarifs und dieser AGB ein. Das Nutzungsrecht erstreckt sich auch auf die dem Kunden bereitgestellte Terminal-Software (Abschnitt 11). Jegliche darüberhinausgehende Nutzung, insbesondere die Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung oder Bearbeitung der Software, ist untersagt. Das Reverse Engineering oder die Dekompilierung der Software ist nicht gestattet.

5. Datenverarbeitung

HEXLE ist sich der Sensibilität der über SELF Gastronomie erfassten Daten bewusst. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Servern in Österreich oder der Europäischen Union unter Einhaltung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG).

• Verantwortlichkeit: Der Kunde ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die über SELF Gastronomie erfassten personenbezogenen Daten der Gäste. HEXLE agiert als Auftragsverarbeiter.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen HEXLE und dem Kunden abgeschlossen. Dieser AVV ist integraler Bestandteil des Vertrages über die Nutzung von SELF Gastronomie und detailliert die Pflichten und Verantwortlichkeiten beider Parteien hinsichtlich des Datenschutzes (siehe Abschnitt 15 dieser AGB).
• Verarbeitung: HEXLE verarbeitet die eingegebenen Daten ausschließlich im Rahmen der Leistungserbringung und nach Weisung des Kunden gemäß dem abgeschlossenen AVV.
• Allergen- und Diätangaben: Angaben zu Allergenen, Unverträglichkeiten und Diäten, die Gäste im Rahmen von Reservierung, Warteliste, Bestellung oder Kantinenvorbestellung angeben oder die der Kunde erfasst, können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) im Sinne des Art. 9 DSGVO darstellen. Die Verantwortlichkeit des Kunden hierfür regelt Abschnitt 10.
• Lokale Speicherung auf dem Terminal: Wird die Terminal-Software eingesetzt, werden Daten auch lokal auf dem Endgerät des Kunden verarbeitet und im Offline-Betrieb bis zur Synchronisation mit dem Server lokal zwischengespeichert. Einzelheiten und die damit verbundenen Pflichten des Kunden regelt Abschnitt 11.
• Zahlarten: Zahlungen werden in SELF Gastronomie als Zahlarten-Kategorien geführt (insbesondere Bar, Karte, auf Rechnung, Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal, Stripe, Klarna, Apple Pay, Google Pay). Es handelt sich dabei um eine Kategorisierung des Zahlungsvorgangs; die tatsächliche Anbindung eines Zahlungsdienstleisters erfolgt, sofern aktiviert, serverseitig je Betrieb.
• Datensicherung: HEXLE implementiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor Verlust, Zerstörung, unberechtigtem Zugriff oder Missbrauch. Regelmäßige Datensicherungen werden durchgeführt, um die Wiederherstellbarkeit der Daten im Falle eines technischen Fehlers zu gewährleisten. Die genauen Sicherungsintervalle und -maßnahmen sind im AVV detailliert beschrieben.

6. Stornierung/Rückabwicklung von Reservierungen und Bestellungen

Die Regelungen für die Stornierung von Reservierungen und Bestellungen, die Erhebung von No-Show-Gebühren oder die Abwicklung von Rückerstattungen bei Vorauszahlungen liegen allein in der Verantwortung des Kunden (Betriebs).

• Betrieb als Vertragspartner: Der Vertrag über die Reservierung, die Tisch- oder Kantinenbestellung kommt direkt zwischen dem Endkunden (Gast) und dem Betrieb zustande. HEXLE ist nicht Vertragspartner dieser Vereinbarung.
• Regelung durch den Betrieb: Der Betrieb ist verpflichtet, in seinen eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, auf seiner Webseite, im Betriebsprofil auf dem Marktplatz oder in den Bestätigungen klare Regelungen für den Fall von Stornierungen durch den Endkunden, Nichterscheinen (No-Show) oder für Änderungen der Reservierung oder Bestellung festzulegen.
• Technische Unterstützung: HEXLE kann technische Funktionen innerhalb von SELF Gastronomie zur Verfügung stellen, die dem Betrieb die Verwaltung von Stornierungen oder die Kommunikation mit Endkunden erleichtern (z.B. Stornierungsfunktion im System, Selbstverwaltung der Reservierung per Token, Bestellstatus „storniert”, E-Mail-Versand an Endkunden), ist jedoch nicht für die inhaltliche oder finanzielle Abwicklung verantwortlich.
• Keine Haftung von HEXLE: HEXLE übernimmt keine Haftung für Verluste oder Schäden, die sich aus der Nichteinhaltung von Reservierungen oder Bestellungen, aus Stornierungen oder aus Streitigkeiten zwischen dem Betrieb und den Endkunden ergeben.

7. Preise

Die Preise für die Nutzung von SELF Gastronomie richten sich nach dem vom Kunden (Betrieb) gewählten Tarifmodell. Die jeweils gültigen Preise sind in der aktuellen Preisliste auf der HEXLE Website (https://self.hexle.at) oder im individuellen Angebot aufgeführt. Alle Preise verstehen sich in Euro (€) und, soweit nicht anders angegeben, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Abweichungen von den allgemeinen Regelungen zu Preisen und Zahlung in den Rahmen-AGB sind gesondert in der Leistungsbeschreibung oder dem individuellen Angebot zu regeln.

8. Kassenmodul und Registrierkassenpflicht

Das Kassenmodul (POS) von SELF Gastronomie dient der Erfassung und Organisation von Verkaufsvorgängen (Verkauf über den Tresen, Schnellbestellung, Kassenabschluss, Umsatz- und Zahlartenstatistiken, Bondruck). Es kann wahlweise ohne Registrierkassenfunktion oder als Registrierkasse betrieben werden. Der Kunde wählt die Betriebsart im Rahmen der Konfiguration seines Betriebs.

8.1 Betrieb ohne Registrierkassenfunktion

In dieser Betriebsart vergibt SELF Gastronomie eine eigene, fortlaufende Belegnummer. Die erzeugten Belege sind Organisations- bzw. Vorerfassungsbelege und keine Registrierkassenbelege im Sinne der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Es erfolgt keine Signatur, keine Führung eines Umsatzzählers und keine Verkettung der Belege.

8.2 Betrieb als Registrierkasse

In dieser Betriebsart wird das Kassenmodul von SELF Gastronomie als Registrierkasse betrieben. Dabei gilt:

• Die Kasse erzeugt Beleg- und Kassennummern sowie die fiskalischen Werte (Signatur, Umsatzzähler, Verkettungswert, Zertifikatskennung). Diese Werte werden nachträglich nicht verändert und nicht umnummeriert.
• SELF Gastronomie übernimmt die von der Kasse erzeugten Werte – im laufenden Betrieb unmittelbar, im Offlinebetrieb nachträglich als Stapelübertragung – und archiviert sie unverändert zum jeweiligen Beleg.
• Stornierungen werden als eigenständiger Beleg mit einer von der Kasse vergebenen eigenen Nummer geführt.
• Die Signaturerstellung erfolgt auf dem Kassengerät des Kunden über die dort eingesetzte Signaturerstellungseinheit. HEXLE gibt keinen bestimmten Anbieter einer Signaturerstellungseinheit vor.

8.3 Nicht von HEXLE erbrachte Leistungen

HEXLE stellt insbesondere nicht bereit: die Signaturerstellungseinheit selbst sowie die Registrierung der Signaturerstellungseinheit und der Registrierkasse und sonstige Meldungen über FinanzOnline. Diese obliegen dem Kunden.

8.4 Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, seinen abgabenrechtlichen Pflichten – insbesondere der Registrierkassen-, Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflicht gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) – nachzukommen. Er hat eigenverantwortlich zu prüfen, ob und in welchem Umfang ihn diese Pflichten treffen, und erforderlichenfalls das Kassenmodul als Registrierkasse (Punkt 8.2) zu betreiben sowie das Datenerfassungsprotokoll zu sichern und im Prüfungsfall vorzulegen. HEXLE übernimmt keine Gewähr für die abgabenrechtliche Konformität der erfassten Vorgänge, haftet nicht für Nachteile aus der Nichterfüllung abgabenrechtlicher Pflichten des Kunden und erbringt in diesem Zusammenhang keine Steuer- oder Rechtsberatung.

8.5 Zahlarten

Zahlungen werden im Kassenmodul als Zahlarten-Kategorien erfasst (insbesondere Bar, Karte, auf Rechnung, Überweisung, SEPA-Lastschrift sowie Zahlungen über angebundene Zahlungsdienstleister). Ob und welcher Zahlungsdienstleister angebunden ist, richtet sich nach der Konfiguration des jeweiligen Betriebs. Für das Vertragsverhältnis zum jeweiligen Zahlungsdienstleister ist der Kunde verantwortlich.

9. Kantinenbetrieb und Verpflegung von Minderjährigen

Betreibt der Kunde die Kantinenfunktion für eine Schule oder eine vergleichbare Einrichtung, verarbeitet er dabei regelmäßig personenbezogene Daten von Minderjährigen (insbesondere Schülerinnen und Schüler).

• Verantwortlichkeit: Der Kunde ist auch insoweit Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er ist dafür zuständig, eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sicherzustellen, die betroffenen Personen und erforderlichenfalls deren Erziehungsberechtigte in verständlicher Form zu informieren (Art. 12 ff. DSGVO) und, soweit erforderlich, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen.
• Zugangskonfiguration: Der Kunde entscheidet, ob der Zugang zum Kantinen-/Menüplan öffentlich unter Angabe von Name und E-Mail-Adresse, ausschließlich mit HEXLE-Konto oder ausschließlich für Angehörige der Einrichtung möglich ist, und wählt die für seinen Einsatzzweck angemessene Konfiguration.
• Anonyme Vorbestellung: SELF Gastronomie ermöglicht je nach Konfiguration eine anonyme Vorbestellung über einen Link bzw. ein Handle ohne Benutzerkonto. Der Kunde kann diese Möglichkeit nutzen, um die Verarbeitung personenbezogener Daten Minderjähriger zu reduzieren.
• Keine Bewertung durch HEXLE: HEXLE stellt ausschließlich die technischen Konfigurationsmöglichkeiten bereit und nimmt keine Beurteilung der vom Kunden gewählten Rechtsgrundlage oder der Zulässigkeit der Verarbeitung vor.

10. Allergen- und Diätangaben

SELF Gastronomie ermöglicht die Erfassung und Anzeige von Angaben zu Allergenen, Unverträglichkeiten und Diäten in Speisekarte, Bestellung, Reservierung, Warteliste und Kantine.

• Mögliche Gesundheitsdaten: Angaben zu Allergenen und Unverträglichkeiten, die einer bestimmten Person zugeordnet werden, können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) im Sinne des Art. 9 DSGVO sein. Der Kunde ist als Verantwortlicher allein dafür zuständig, dass für deren Verarbeitung eine Ausnahme gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.
• Inhaltliche Richtigkeit: Der Kunde ist gegenüber seinen Gästen allein für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Allergen- und Diätkennzeichnung verantwortlich, insbesondere im Hinblick auf die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV, Verordnung (EU) Nr. 1169/2011) und die dazu ergangenen nationalen Vorschriften.
• Rolle von HEXLE: HEXLE stellt ausschließlich die technische Möglichkeit zur Erfassung, Verwaltung und Anzeige dieser Angaben bereit, prüft die hinterlegten Angaben nicht und haftet nicht für unrichtige, unvollständige oder veraltete Kennzeichnungen des Kunden.

11. Terminal-Software und lokale Datenspeicherung

Sofern gebucht, stellt HEXLE dem Kunden eine Desktop-/Terminal-Anwendung für den Einsatz am Point of Sale zur Verfügung.

• Lokale Verarbeitung: Die Terminal-Software verarbeitet Daten auch lokal auf dem Endgerät des Kunden. Sie betreibt hierfür einen lokalen HTTP-Dienst, der ausschließlich auf der lokalen Adresse 127.0.0.1 (Ports 41780–41784) erreichbar ist.
• Anbindung von Peripheriegeräten: Bondrucker werden über Web Serial bzw. WebUSB (ESC/POS) angebunden. Die vom Kunden erteilten Geräteberechtigungen werden dauerhaft lokal auf dem Endgerät gespeichert, damit das Gerät bei erneuter Nutzung ohne wiederholte Freigabe verwendet werden kann.
• Terminal-Geheimnis: Das für die Anbindung des Terminals verwendete Geheimnis wird verschlüsselt auf dem Endgerät abgelegt (unter Windows über DPAPI bzw. den vom Betriebssystem bereitgestellten sicheren Speicher).
• Offline-Betrieb: Bei fehlender oder gestörter Internetverbindung können abgeschlossene Kassenvorgänge, Belege und Bestellungen lokal in einer Warteschlange (IndexedDB) gehalten und nach Wiederherstellung der Verbindung zum Server synchronisiert werden. Bis zur erfolgreichen Synchronisation liegen diese Daten ausschließlich lokal auf dem Endgerät. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass die Synchronisation zeitnah erfolgt; HEXLE haftet nicht für Datenverluste, die aus einem Verlust, einer Beschädigung oder einer Zurücksetzung des Endgeräts vor der Synchronisation resultieren.
• Sicherung des Endgeräts: Da auf dem Endgerät personenbezogene und umsatzbezogene Daten lokal vorgehalten werden, ist der Kunde verpflichtet, das Endgerät gegen unbefugten Zugriff zu sichern (insbesondere Gerätesperre, Benutzerkonten mit Zugriffsschutz, physische Sicherung des Geräts) und nicht mehr benötigte Geräteberechtigungen zu entziehen.
• Aktualisierungen: Die Terminal-Software verfügt derzeit über keinen automatischen Aktualisierungsmechanismus. Aktualisierungen werden manuell bzw. über den HEXLE-Support bereitgestellt. Der Kunde ist mitverantwortlich dafür, bereitgestellte Aktualisierungen – insbesondere sicherheitsrelevante – zeitnah auf seinen Endgeräten zu installieren.

12. Marktplatz

SELF Gastronomie umfasst, sofern aktiviert, die Darstellung des Kunden auf einem von HEXLE selbst betriebenen Betriebs-Marktplatz mit einem Venue-Profil und einem einbettbaren Buchungs-Widget. Es handelt sich dabei um ein von HEXLE betriebenes Verzeichnis und nicht um ein Reservierungsportal eines Dritten.

• Verantwortung für Inhalte: Der Kunde ist allein verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Rechtmäßigkeit seines Betriebsprofils und der von ihm eingestellten Inhalte (z.B. Angaben zum Betrieb, Bilder, Speisen- und Menüangaben, Preise, Öffnungszeiten). Er sichert zu, über die erforderlichen Rechte an den eingestellten Inhalten zu verfügen.
• Sperrung: HEXLE ist berechtigt, ein Betriebsprofil oder einzelne Inhalte vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Rechtsverstoß oder einen Verstoß gegen diese AGB vorliegen. HEXLE wird den Kunden hierüber informieren, soweit dem keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen.
• Keine Vertragspartnerschaft: HEXLE wird nicht Vertragspartner der zwischen dem Gast und dem Betrieb geschlossenen Verträge. Dies gilt für Reservierungen, für über den Marktplatz oder das Buchungs-Widget vermittelte Reservierungen sowie für Tisch- und Kantinenbestellungen gleichermaßen. HEXLE schuldet insbesondere nicht die Erbringung der gastronomischen Leistung und haftet nicht für Streitigkeiten zwischen Gast und Betrieb.

13. Gewährleistung

Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbestimmungen des Verbrauchergewährleistungsgesetzes (VGG) für digitale Leistungen. Die Gewährleistungsfrist beträgt 2 Jahre. Innerhalb von zwei Jahren ab Bereitstellung wird vermutet, dass ein Mangel bereits bei Bereitstellung vorhanden war (Beweislastumkehr gemäß § 11 VGG).

HEXLE ist verpflichtet, notwendige Aktualisierungen (insbesondere Sicherheitsupdates) für SELF Gastronomie für den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum bereitzustellen (§§ 6, 7 VGG). Die Mitwirkungspflicht des Kunden bei der Installation von Aktualisierungen der Terminal-Software gemäß Abschnitt 11 bleibt hiervon unberührt.

Der Verbraucher hat bei Mängeln zunächst das Wahlrecht zwischen Verbesserung und Herstellung des vertragsgemäßen Zustands. Ist dies unmöglich oder für HEXLE mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden, kann der Verbraucher Preisminderung verlangen oder vom Vertrag zurücktreten (§§ 12–15 VGG).

Gegenüber Unternehmern wird die Beweislastumkehr des § 924 ABGB ausgeschlossen.

14. Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten (Data Act)

SELF Gastronomie ist ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Kündigungsfrist zur Einleitung des Wechsels, Übergangszeitraum, Unterstützungspflichten von HEXLE, die übertragbaren Datenkategorien, Abrufzeitraum und Löschung sowie die Wechselentgelte regelt Abschnitt 13 der Rahmen-AGB.

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15. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für SELF Gastronomie

nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

15.1 Gegenstand, Dauer und Leistungsumfang des Auftrags

1. Gegenstand: Die vorliegende Vereinbarung regelt die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistung SELF Gastronomie (Reservierungs-, Bestell-, Kassen- und Kantinenmanagement) durch den Auftragnehmer (HEXLE) für den Auftraggeber. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers.
2. Leistungsumfang: Die Verarbeitung umfasst alle Tätigkeiten, die zur Bereitstellung, Wartung und Pflege der Softwarelösung SELF Gastronomie zum digitalen Reservierungs-, Bestell-, Kassen- und Kantinenmanagement des Auftraggebers notwendig sind, einschließlich der Bereitstellung der Terminal-Software.
3. Dauer: Diese Vereinbarung tritt mit Vertragsabschluss in Kraft und endet automatisch mit Beendigung der Leistungsvereinbarung (Hauptvertrag) über die Nutzung von SELF Gastronomie.

15.2 Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten

1. Zweck: Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Auswertung von Personendaten der Gäste sowie von Reservierungs-, Bestell- und Verkaufsdaten zur Erfüllung von:
   • Reservierungsverwaltung (Annahme, Bestätigung, Stornierung, Warteliste, Check-in),
   • Bestellabwicklung (Tischbestellung, Kassenvorgänge, Küchen-Display, Kantinenvorbestellung, Meal-Events),
   • Bestätigungsversand und -verwaltung (Reservierungs- und Bestellbestätigungen, Erinnerungen, Abholcodes),
   • Darstellung des Betriebs und Entgegennahme von Buchungen über den Marktplatz, sofern aktiviert,
   • Statistiken zur Auswertung der Auslastung sowie von Umsatz und Zahlarten,
   • Support und Wartung (Der Auftragsverarbeiter darf zur Bearbeitung von Supportfällen Einsicht in personenbezogene Daten nehmen, sofern dies zur Behebung technischer Probleme erforderlich ist).
2. Kategorien betroffener Personen:
   • Reservierende/Gäste des Auftraggebers.
   • Bestellende Gäste (Tischbestellung, Kassenvorgänge, Meal-Events).
   • Nutzer des Kantinen-/Menüplans, gegebenenfalls einschließlich Minderjähriger (z.B. Schülerinnen und Schüler) sowie Angehöriger der jeweiligen Einrichtung.
   • Nutzer des Marktplatzes, sofern aktiviert.
   • Gegebenenfalls: Mitarbeiter des Auftraggebers.
3. Kategorien personenbezogener Daten:
   • Identifikationsdaten: Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), Benutzerkennung, gegebenenfalls Handle bzw. Token einer anonymen Kantinenvorbestellung.
   • Reservierungsdaten: Datum, Uhrzeit, Personenanzahl, Tisch-/Tischplanzuordnung, Wartelisten- und Check-in-Daten, besondere Wünsche/Präferenzen.
   • Bestell- und Belegdaten: bestellte Positionen, Bestellstatus, Abholcodes, Kassenvorgänge und Belege, Zahlarten-Kategorie (z.B. Bar, Karte, auf Rechnung, Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal, Stripe, Klarna, Apple Pay, Google Pay) sowie Umsatzdaten.
   • Allergen- und Diätangaben: Angaben zu Allergenen, Unverträglichkeiten und Diäten in Speisekarte, Bestellung, Reservierung, Warteliste und Kantine. (Hinweis: Angaben zu Allergenen und Unverträglichkeiten können als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO gelten. Der Auftraggeber ist für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO verantwortlich. HEXLE stellt durch besondere technische und organisatorische Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau für diese Datenkategorie sicher.)
   • Lokal zwischengespeicherte Daten: Im Offline-Betrieb der Terminal-Software auf dem Endgerät des Auftraggebers zwischengespeicherte Kassenvorgänge, Belege und Bestellungen bis zur Synchronisation mit dem Server.
   • Organisationsdaten: Details über den Betrieb (Name, Unternehmen/Organisation, Anschrift etc.) sowie Angaben des Betriebsprofils auf dem Marktplatz.

15.3 Pflichten und Weisungsrecht des Auftraggebers (Verantwortlicher)

Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO, insbesondere hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (z.B. Vorliegen einer Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 und, soweit einschlägig, Art. 9 Abs. 2 DSGVO) und der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen, verantwortlich. Er hat insbesondere:

1. Die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, inkl. Informationspflichten (Art. 12 ff. DSGVO) sicherzustellen.
2. Alle Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren.
3. Den Auftragnehmer unverzüglich bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten zu informieren.

15.4 Pflichten des Auftragnehmers (Auftragsverarbeiter)

Der Auftragnehmer verpflichtet sich insbesondere:

1. Verarbeitung nur auf Weisung: Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung zwingt ihn dazu (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).
2. Informationspflicht bei rechtswidrigen Weisungen: Den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls eine Weisung nach Auffassung des Auftragnehmers gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
3. Vertraulichkeit: Sicherzustellen, dass zur Verarbeitung der Daten befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 DSGVO).
4. Sicherheit der Verarbeitung (TOMs): Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO zu treffen. Die konkreten Maßnahmen sind unter TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) detailliert festgehalten (z.B. Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Pseudonymisierung). Für Daten, die lokal auf Endgeräten des Auftraggebers (Terminal-Software) verarbeitet werden, obliegen die Maßnahmen zur physischen und organisatorischen Absicherung des Endgeräts dem Auftraggeber (Abschnitt 11).
5. Unterauftragsverhältnisse (Subunternehmer):
   • Der Auftragnehmer ist berechtigt, die unter Genehmigte Unterauftragsverarbeiter gelisteten Unternehmen, insbesondere für Hosting- und Wartungsleistungen, als Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter) hinzuzuziehen. Die Beauftragung dieser gelisteten Unternehmen gilt mit Abschluss dieses Vertrages als genehmigt.
   • Der Auftragnehmer hat Subunternehmer vertraglich zur Einhaltung der gleichen Datenschutzpflichten zu verpflichten, die zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer gelten (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).
   • Beabsichtigt der Auftragnehmer, einen neuen Subunternehmer hinzuzuziehen oder einen bestehenden zu ersetzen, muss er dies dem Auftraggeber 14 Tage vor der beabsichtigten Hinzuziehung schriftlich oder in Textform anzeigen. Der Auftraggeber hat das Recht, innerhalb dieser Frist begründeten Einspruch zu erheben (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Erhebt der Auftraggeber begründeten Einspruch, wird HEXLE den betreffenden Unterauftragsverarbeiter nicht einsetzen. Können sich die Parteien nicht auf eine alternative Lösung einigen, steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht für den betroffenen Dienst zu.
   • Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrages durch seine Subunternehmer.
6. Unterstützungspflichten:
   • Unterstützung des Auftraggebers bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Art. 12-22 DSGVO).
   • Unterstützung bei der Einhaltung der Pflichten gem. Art. 32-36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung).
7. Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen: Unverzügliche Meldung, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers an diesen (Art. 33, 34 DSGVO).
8. Löschung und Rückgabe: Nach Beendigung des Vertrages die Daten innerhalb von 90 Tagen nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).
9. Drittlandtransfer: Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, sofern die Voraussetzungen der Art. 44–49 DSGVO erfüllt sind (insbesondere Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln). Die aktuell genehmigten Unterauftragsverarbeiter und deren Drittlandsgarantien sind unter Genehmigte Unterauftragsverarbeiter einsehbar.

15.5 Kontrollrechte des Auftraggebers

1. Kontrollrecht: Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung dieser Vereinbarung und der getroffenen TOMs in angemessenem Umfang zu überprüfen, etwa durch Audits oder die Einsichtnahme in Nachweise des Auftragnehmers (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).
2. Nachweispflicht: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber alle zur Einhaltung seiner Pflichten notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und Nachweise zu erbringen.

15.6 Haftung

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Jede Partei haftet gegenüber betroffenen Personen für den gesamten Schaden, der durch eine nicht DSGVO-konforme Verarbeitung verursacht wurde (Art. 82 Abs. 2 DSGVO). Im Innenverhältnis trägt jede Partei den Anteil am Schaden, der ihrem Verschulden entspricht. Der Auftragnehmer haftet insbesondere für Schäden, die aus einer Verarbeitung resultieren, die nicht den Weisungen des Auftraggebers oder seinen eigenen Pflichten aus der DSGVO entspricht.

Stand: September 2026