Konfiguration von HEXLE Bookings

Unter Allgemein › Konfiguration legen Sie Einstellungen fest, die für alle Angebote Ihres Unternehmens gelten. Was Sie je Angebot einstellen, etwa Preise, Termine oder Erinnerungen, pflegen Sie dagegen direkt am Angebot.

Die Seite ist in Tabs gegliedert:

Tab	Inhalt	Sichtbar
Allgemein	Zeitzone, Feiertage, Optionen für Serviceangebote	immer
Rechnungen & Mails	Welche Kursangaben auf Rechnungen, Belegen und in Mails hinter dem Kurstitel stehen	nur mit Kursangeboten
Hinweise an Inhaber	Automatische E-Mails an Sie als Inhaber	immer
Öffentliche Kursliste	Bild, Überschrift, Farbe, Button-Text und Texte Ihrer öffentlichen Kursliste	immer
FAQ	Häufige Fragen, die für alle Angebote gelten	immer

Den Menüpunkt Konfiguration sehen Sie nur in der Ansicht BUSINESS. HEXLE Bookings merkt sich, welchen Tab Sie zuletzt geöffnet hatten.

So ändern Sie eine Einstellung

Alle Tabs außer FAQ funktionieren gleich:

1. Öffnen Sie Allgemein › Konfiguration und wählen Sie den Tab.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol rechts oben im Formular). Erst jetzt sehen Sie zu jedem Feld einen kurzen Hilfetext.
3. Ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie Ihre Änderungen.

Die Einstellungen gelten sofort nach dem Speichern.

Rechte

Jeder Tab hat eigene Rechte zum Ansehen und zum Ändern. Fehlt Ihnen das Recht zum Ansehen, zeigt der Tab statt der Einstellungen den Hinweis „Sie verfügen nicht über die erforderlichen Berechtigungen …“. Fehlt das Recht zum Ändern, gibt es keinen Button Bearbeiten. Als Inhaber haben Sie alle Rechte.

Tab „Allgemein“

Zeitzone & Feiertage

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Zeitzone	Standard (Europe/Vienna)	Buchbare Zeiten werden Ihren Kunden immer in dieser Ortszeit angezeigt, egal wo sie sich gerade befinden. Siehe unten.
Feiertage als geschlossen behandeln	eingeschaltet	Nur Anzeige. Der Schalter zeigt die Feiertags-Einstellung aus HEXLE Core und lässt sich hier nicht ändern.

Zeitzone im Detail

• Zur Auswahl stehen „Standard (Europe/Vienna)“ und alle Zeitzonen der Welt, z. B. „Europe/Berlin“. Tippen Sie in das Feld, um die Liste zu filtern.
• Die Zeitzone bestimmt:
  • die Tagesgrenzen, wenn HEXLE Bookings freie Zeiten für Termin- und Serviceangebote berechnet,
  • bei Terminangeboten die Prüfung, ob ein Tag ein Sperrtag ist,
  • die Anzeige im Servicekalender und in der Kachel „Heute“,
  • die Datums- und Zeitangaben in den Buchungs-E-Mails.
• Die Kursbezeichnung auf Rechnungen (Tab Rechnungen & Mails), die Datumsangaben in den E-Mails zu Kursangeboten und die E-Mail „Angebot endet bald“ verwenden immer die Zeit von Europe/Vienna. Die gewählte Zeitzone gilt für die E-Mails zu Termin- und Serviceangeboten.
• Bei Serviceangeboten nennt der Setup-Assistent den optionalen Schritt „Zeitzone festlegen“. Er gilt als erledigt, sobald Sie hier ausdrücklich eine Zeitzone gewählt haben.

Tipp

Liegt Ihr Unternehmen in Österreich, lassen Sie „Standard (Europe/Vienna)“ stehen. Eine andere Zeitzone brauchen Sie nur, wenn Ihre Angebote in einer anderen Zeitzone stattfinden.

Feiertage

Ob Feiertage als geschlossen gelten und welche Feiertage (Land, Bundesland), stellen Sie in HEXLE Core unter Stammdaten › Feiertage ein. Der kleine Link Stammdatenpflege neben dem Schalter und der Button Stammdatenpflege rechts oben öffnen HEXLE Core.

• Serviceangebote: An Feiertagen haben Ihre Mitarbeiter automatisch keine buchbare Zeit, außer Sie haben für diesen Tag eine eigene Arbeitszeit eingetragen.
• Terminangebote: Feiertage wirken nicht von selbst. Übernehmen Sie sie bei Bedarf unter Sperrtage › Feiertage übernehmen.
• Kursangebote: Weder Feiertage noch Sperrtage wirken. Sagen Sie Kurstermine an Feiertagen selbst ab.

Siehe auch: Sperrtage und Feiertage.

Mehr dazu in der Basis-Einrichtung.

Serviceangebote

Diesen Bereich sehen Sie nur, wenn Ihr Unternehmen Serviceangebote nutzt.

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Kunden dürfen Mitarbeiter wählen	eingeschaltet	Ein: Kunden können bei der Online-Buchung eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter auswählen. Aus: Die Online-Buchung zeigt keinen Mitarbeiterschritt, gebucht wird immer „egal wer“. HEXLE Bookings lehnt dann auch jeden Versuch ab, über die öffentliche Buchung einen bestimmten Mitarbeiter zu wählen.
Kachel „Heute“	Eigene Standorte	Legt fest, welche Termine die Kachel „Heute“ auf der Übersicht Mitarbeitern zeigt, die nicht auf alle Standorte Zugriff haben. Eigene Standorte: nur Termine der Standorte, für die sie über ihr Team berechtigt sind. Alle Standorte: auch die übrigen Standorte. Fremde Standorte erscheinen dabei ohne Namen.

Siehe auch: Übersicht (Dashboard).

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Einstellungen gespeichert.“.

Tab „Rechnungen & Mails“

Viele Kurse unterscheiden sich nur durch Wochentag oder Uhrzeit, etwa „Kindertanz“ am Montag und am Donnerstag. Damit Ihre Kunden auf der Rechnung erkennen, welchen Kurs sie gebucht haben, hängt HEXLE Bookings Angaben an den Kurstitel an. In diesem Tab wählen Sie, welche das sind. Den Tab gibt es nur, wenn Ihr Unternehmen Kursangebote nutzt.

Im Feld So sieht es aus sehen Sie eine Vorschau am Beispielkurs „Kindertanz“. Die Vorschau zeigt den gespeicherten Stand. Nach dem Speichern aktualisiert sie sich.

Im Bearbeiten-Modus schalten Sie die einzelnen Angaben ein oder aus:

Schalter	Standard	Was angehängt wird
Wochentag und Uhrzeit	eingeschaltet	Die Zeitangabe, die Sie am Kurs hinterlegt haben, z. B. „Donnerstag 17:35 Uhr“. Der Schalter steuert auch die Zeile Kurszeit in den Anmelde-E-Mails.
Zeitraum	eingeschaltet	Erster bis letzter aktiver Termin, z. B. „12.09.2026 - 19.12.2026“.
Erste Termine	ausgeschaltet	Die ersten beiden aktiven Termine, z. B. „ab 12.09.2026, 19.09.2026“.
Ort	eingeschaltet	Der Ort des Kurses.

Die Angaben stehen durch „ · “ getrennt hinter dem Titel, z. B. „Kindertanz · Donnerstag 17:35 Uhr · 12.09.2026 - 19.12.2026 · Düsseldorf“. Fehlt eine Angabe am Kurs, etwa die Zeitangabe, wird sie einfach weggelassen.

Die Kursbezeichnung erscheint:

• in den Rechnungs- und Belegpositionen, die beim Bezahlen entstehen,
• in der E-Mail mit den Bestelldokumenten,
• in der Anmeldebestätigung.

Nur für neue Rechnungen

Die Einstellung gilt nur für neue Rechnungen, Belege und Bestätigungen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

Tab „Hinweise an Inhaber“

HEXLE Bookings kann Sie als Inhaber automatisch per E-Mail an offene Aufgaben erinnern. In diesem Tab schalten Sie diese Hinweise für alle Angebote ab.

Schalter	Gilt für	Standard	Wann die E-Mail kommt
Anwesenheit noch nicht erfasst	Kursangebote	eingeschaltet	Einmal pro Kurstermin, nachdem er vorbei ist, wenn für bestätigte Teilnehmer noch keine Anwesenheit erfasst ist.
Angebot endet bald	Terminangebote	eingeschaltet	3, 2 und 1 Woche bevor der letzte Buchungszeitraum des Angebots endet. Kommt das Angebot erst spät in diesen Zeitraum, erhalten Sie nur eine E-Mail. Verlängern Sie das Angebot mit späteren Buchungszeiträumen, beginnt die Reihe neu.

• Sie sehen nur die Schalter, für die Ihr Unternehmen die passende Angebotsart nutzt.
• Die E-Mails gehen an alle aktiven Inhaber, und zwar nur bei Angeboten mit dem Status Aktiv oder Ausgebucht.

Beide Ebenen müssen eingeschaltet sein

Ein Hinweis kommt nur an, wenn er hier und am Angebot (Programmverhalten › Hinweise an Inhaber) eingeschaltet ist. Ist er hier aus, gilt das für alle Angebote, egal was am Angebot eingestellt ist.

Alle E-Mails im Überblick finden Sie unter Welche E-Mails verschickt HEXLE Bookings?.

Tab „Öffentliche Kursliste“

Ihre öffentliche Kursliste ist die Seite, auf der Kunden alle veröffentlichten Kurs- und Terminangebote Ihres Unternehmens sehen und eine Buchung starten. In diesem Tab gestalten Sie ihren Seitenkopf und ergänzen eigene Texte. Leere Felder zeigen die Standarddarstellung.

Seitenkopf

Feld	Wenn leer	Was es bewirkt
Bild	Logo bzw. Bild Ihrer Firma	Hintergrund und Bild im Seitenkopf. Das Bild wird beim Speichern öffentlich zugänglich gemacht, weil die Kursliste ohne Anmeldung aufrufbar ist.
Überschrift	„Entdecken Sie das Kursangebot“ (bei Du-Ansprache „Entdecke das Kursangebot“)	Große Überschrift im Seitenkopf. Höchstens 150 Zeichen.
Farbe	Ihre Markenfarbe als Farbverlauf	Hintergrundfarbe des Seitenkopfs. Die Schrift bleibt weiß, wählen Sie deshalb eine kräftige, eher dunkle Farbe. Bei sehr hellen Farben dunkelt HEXLE Bookings den Hintergrund automatisch ab, damit der Text lesbar bleibt.
Button-Text	„Kurse entdecken“	Beschriftung des Buttons im Seitenkopf. Er springt zur Liste der Angebote. Höchstens 50 Zeichen.

Texte zur Kursliste

Feld	Was es bewirkt
Text über der Kursliste	Formatierter Text oberhalb der Filter, z. B. für Hinweise zur Saison oder zum Ort.
Text unter der Kursliste	Formatierter Text unter der Liste, z. B. für Kontaktmöglichkeiten.

Beide Texte bearbeiten Sie in einem Editor mit Formatierungen und Bildern.

Eingebettete Kursliste

Binden Sie die Kursliste als Widget in Ihre eigene Website ein, erscheinen Seitenkopf, Text über und Text unter der Kursliste nicht. Dort sehen Ihre Kunden nur die Liste der Angebote.

Siehe auch: Widgets.

So wirkt sich das öffentlich aus

Vorher, mit leeren Feldern: Seitenkopf in der Markenfarbe, Standard-Überschrift und Button „Kurse entdecken“.

Nachher, mit der Überschrift „Yoga und Entspannung in Dornbirn“, einer dunkelgrünen Farbe, dem Button-Text „Jetzt Kurs finden“ und einem Text über der Kursliste:

Zurück zur Standarddarstellung

Leeren Sie ein Feld und speichern Sie. Leere Felder werden gelöscht und die Seite zeigt wieder den Standard.

Tab „FAQ“

Hier pflegen Sie häufige Fragen und Antworten, die für alle Angebote gelten, z. B. zur Anreise oder zur Ausrüstung. Fragen zu einem einzelnen Angebot legen Sie im Tab FAQ dieses Angebots an.

Links sehen Sie die Liste der Fragen mit der Spalte Aktiv, rechts die gewählte Frage mit ihrer Antwort.

Eine Frage anlegen

1. Klicken Sie auf Neue Frage.
2. Geben Sie die Frage ein, z. B. „Muss ich eine Matte mitbringen?“. Pflichtfeld, höchstens 500 Zeichen.
3. Schreiben Sie die Antwort. Pflichtfeld. Der Editor erlaubt Formatierungen und Bilder.
4. Lassen Sie Aktiv eingeschaltet, damit die Frage öffentlich erscheint.
5. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint die Meldung „Frage erfolgreich angelegt.“, und die neue Frage steht am Ende der Liste.

Fragen bearbeiten, sortieren und löschen

• Bearbeiten: Wählen Sie die Frage in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol).
• Vorübergehend ausblenden: Schalten Sie Aktiv aus. Die Frage bleibt in Ihrer Liste, erscheint aber nicht mehr öffentlich.
• Reihenfolge: Klicken Sie auf Sortierung und ziehen Sie die Fragen in die gewünschte Reihenfolge. Jede Änderung wird sofort gespeichert („Sortierung gespeichert.“). Mit Tabelle kehren Sie zur Liste zurück.
• Löschen: Wählen Sie die Frage, klicken Sie auf Löschen (Papierkorb-Symbol) und bestätigen Sie.

Wo die Fragen erscheinen

Aktive Fragen erscheinen im Abschnitt Häufige Fragen unter den öffentlichen Buchungsseiten Ihrer Kurs-, Termin- und Serviceangebote sowie im Widget „FAQ“. Die Reihenfolge ist: zuerst Fragen, die für Ihre gesamte Firma gelten, dann die Fragen für alle Angebote aus diesem Tab, zuletzt die Fragen des jeweiligen Angebots. Gibt es keine aktive Frage, fehlt der Abschnitt.

Passwortgeschützte Angebote

Ist ein Angebot mit einem Passwort geschützt, sehen Kunden dessen FAQ erst, nachdem sie das Passwort eingegeben haben.

Persönliche App-Einstellungen

Neben der firmenweiten Konfiguration hat jeder Benutzer eigene Einstellungen. Sie öffnen sie über das Benutzermenü rechts oben › App-Einstellungen. Für HEXLE Bookings ist der Abschnitt Einstellungen Kurs wichtig:

Schalter	Standard	Was er bewirkt
Todo-Marker in Kurstabelle anzeigen	aus	Blendet in der Liste der Kursangebote die Spalte Todo mit der Zahl der ausstehenden Anmeldungen ein (siehe Kursangebot anlegen und verwalten). Gilt nur für Kursangebote.
Anmeldung für einzelnen Termin aktivieren	aus	Beim Eintragen einer Kursanmeldung erscheint das Feld Termin. Wählen Sie einen Termin, prüft HEXLE Bookings die Plätze dieses Termins statt die des Angebots (siehe Teilnehmer selbst hinzufügen).
Kursfarben im Kalender anzeigen	ein	Termine erscheinen in den Kalendern in der Farbe ihres Angebots (siehe Kalender).

Diese Einstellungen gelten nur für Sie, nicht für Ihre Mitarbeiter. HEXLE Bookings speichert sie zu Ihrem Benutzer, sie gelten also auch auf anderen Geräten.