Mitarbeiter einladen und verwalten

In diesem Bereich verwalten Sie die Mitarbeiter (Worker) Ihres Unternehmens. Ein Worker ist die Verbindung zwischen einer Person und Ihrem Unternehmen: Über ihn erhält die eingeladene Person Zugang zum HEXLE HUB im Kontext Ihres Unternehmens und kann – je nach zugewiesenen Rollen – mit den entsprechenden Berechtigungen arbeiten.

Damit eine Person mit ihrem eigenen HEXLE-Konto Zugang zu Ihrem Unternehmen erhält, laden Sie sie per E-Mail ein. Die eingeladene Person bestätigt die Einladung selbst über den Link in der E-Mail – nur so wird ihr Konto mit Ihrem Unternehmen verknüpft. Auf diese Weise kann niemand fremde Konten ungefragt einem Unternehmen hinzufügen.

Mitarbeiter per E-Mail einladen

1. Öffnen Sie die Mitarbeiterverwaltung Ihres Unternehmens und wählen Sie die Aktion zum Einladen eines neuen Mitarbeiters.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. An diese Adresse wird die Einladung versendet. Optional können Sie zusätzliche Stammdaten wie Vorname, Nachname, Telefonnummer, ein Kürzel sowie eine Beschreibung erfassen.

3. Legen Sie bei Bedarf fest, ob es sich um eine externe Person (z. B. Auftragnehmer oder Freelancer) handelt, und hinterlegen Sie ein Eintrittsdatum.

4. Weisen Sie der Person eine oder mehrere Rollen zu. Die Rollen bestimmen, welche Berechtigungen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erhält. Vergeben Sie keine Rolle, hat der Mitarbeiter zunächst keine Berechtigungen, bis Sie ihm später Rollen zuweisen.

5. Bestätigen Sie die Einladung. Die Person erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Hinweis

Eine Markierung als Inhaber (Owner) kann nur von einer Person vorgenommen werden, die selbst Inhaber des Unternehmens ist. Andernfalls wird diese Einstellung ignoriert.

Einladung annehmen (aus Sicht der eingeladenen Person)

1. Die eingeladene Person öffnet die E-Mail und klickt auf den Link „Einladung akzeptieren“.

2. Existiert noch kein HEXLE-Konto zur eingeladenen E-Mail-Adresse, wird die Person zur Registrierung geführt. Besteht bereits ein Konto, meldet sie sich damit an. Wichtig: Die Anmeldung muss mit genau der E-Mail-Adresse erfolgen, an die die Einladung gerichtet war.

3. Nach der Anmeldung bestätigt die Person die Annahme der Einladung. Damit wird ihr Konto mit Ihrem Unternehmen verknüpft und sie kann fortan in dessen Kontext arbeiten.

Einladung erneut senden

Solange eine Einladung noch nicht angenommen wurde, können Sie sie erneut versenden – etwa wenn die ursprüngliche E-Mail nicht angekommen oder der Link abgelaufen ist.

1. Öffnen Sie in der Mitarbeiterliste den betreffenden Eintrag mit dem Status einer offenen Einladung.

2. Wählen Sie die Aktion „Einladung erneut senden“. Die Person erhält daraufhin erneut eine Einladungs-E-Mail.

Daten und Rolle eines Mitarbeiters ändern

1. Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Liste.

2. Passen Sie die Stammdaten an – etwa Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Kürzel, Beschreibung, das Eintrittsdatum oder die Kennzeichnung als externe Person.

3. Über die Rollenverwaltung ändern Sie die zugewiesenen Berechtigungen des Mitarbeiters.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeiter deaktivieren und reaktivieren

Wird ein Mitarbeiter deaktiviert, verliert er den Zugang zu Ihrem Unternehmen, bleibt aber in der Verwaltung erhalten und kann später wieder reaktiviert werden.

1. Öffnen Sie den betreffenden Mitarbeiter in der Liste.

2. Wählen Sie die Aktion zum Deaktivieren, um den Zugang zu sperren.

3. Um einen deaktivierten Mitarbeiter wieder zuzulassen, öffnen Sie dessen Eintrag und wählen die Aktion zum Reaktivieren.