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Event erstellen

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Voraussetzungen

Sie benötigen einen HEXLE Account. Falls Sie noch keinen besitzen, folgen Sie zunächst dieser Anleitung, die Sie durch die Registrierung führt.

Anmeldung und Erstellung eines Ticketshops

1. Bei HEXLE Ticket anmelden

  1. Melden Sie sich mit Ihrem HEXLE Account bei HEXLE Ticket an. Hier gelangen Sie zur Anmeldeseite. Sie werden automatisch zum Dashboard weitergeleitet und landen auf der Seite Shopauswahl. Shopauswahl

2. Ersten Shop anlegen

  1. Klicken Sie auf “Ersten Shop erstellen” oder auf “Shop hinzufügen”, um mit dem Erstellen des ersten Ticketshops zu starten. Shopauswahl

3. Shop benennen und beschreiben

  1. Geben Sie Ihrem Shop einen Namen. Anschließend können Sie einen Eventnamen festlegen. Im Feld “Beschreibung” können Sie den Shop kurz beschreiben. Zum Schluss können Sie noch die Zeitzone festlegen. Das einzige Pflichtfeld ist der Shopname. Shop_erstellen

4. Konfiguration öffnen

  1. Klicken Sie nun auf “Konfiguration”, um die restlichen benötigten Informationen einzugeben. Shopauswahl_mit_Shop

5. Shopeinstellungen & Eventlocation bearbeiten

  1. Klicken Sie auf “Konfiguration” und dann auf die Registerkarte “Allgemein”. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um weitere Einstellungen zu öffnen. Hier müssen Sie folgende Felder ausfüllen:
    • Verkaufsstart: Ab diesem Zeitpunkt können Kunden Tickets kaufen. Vorher ist der Shop nicht zugänglich.
    • Verkaufsende: Ab diesem Zeitpunkt ist kein Ticketkauf mehr möglich. Typischerweise kurz vor oder zum Beginn des Events.
    • Eventstart: Der offizielle Beginn der Veranstaltung — rein informativ für Kunden auf dem Ticket.
    • Eventende: Das offizielle Ende der Veranstaltung — ebenfalls rein informativ.
    • Eventlocation: Der Veranstaltungsort, der auf dem Ticket angezeigt wird. Konfiguration_Shopeinstellungen Konfiguration_Shopeinstellungen_edit
  2. Um eine Eventlocation hinzuzufügen, klicken Sie auf “Stammdatenpflege” beim Feld “Event Location” und fügen Sie dort eine Adresse hinzu. Adresse_anlegen
  3. Füllen Sie im Fenster alle Pflichtfelder aus (Adresstyp, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt und Land) und klicken Sie auf “Speichern”. Adresse_erstellt
  4. Gehen Sie zurück zu “Konfiguration”, füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Shopname, Eventname, Verkaufsstart, Verkaufsende, Eventstart, Eventende sowie Eventlocation) und klicken Sie auf “Speichern”.

6. Erstes Ticket erstellen

  1. Klicken Sie links am Rand auf “Tickets” und anschließend auf ”+ Neues Ticket”. Tickets_leer
  2. Um einen Steuersatz auszuwählen, müssen Sie zuerst einen erstellen. Klicken Sie auf “Stammdatenpflege” beim Feld “Steuersatz”, dann auf “Steuersatz anlegen” oder ”+ Neuer Steuersatz” und füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Name, Steuertyp, Steuersatz sowie Ländercode). Klicken Sie anschließend auf “Speichern”. Steuersatz_erstellen
  3. Klicken Sie erneut auf “Tickets” und dann auf ”+ Neues Ticket”. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und klicken Sie auf “Speichern”: Ticket_erstellen_1
    • Verkauf von: Ab wann dieses Ticket kaufbar ist. Kann vom allgemeinen Verkaufsstart des Shops abweichen — z. B. für Early-Bird-Tickets.
    • Verkauf bis: Bis wann dieses Ticket kaufbar ist. Kann ebenfalls vom Verkaufsende des Shops abweichen.
    • Gültig ab: Ab wann das Ticket beim Einlass akzeptiert wird — z. B. bei mehrtägigen Events.
    • Gültig bis: Bis wann das Ticket beim Einlass akzeptiert wird. Ticket_erstellen_2
  4. Optional: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Vor-Ort-Verkauf und legen Sie einen Vor-Ort-Preis fest. Im Feld “Ticketdruck” können Sie einen Text eingeben, der auf das Ticket gedruckt wird. Ticket_erstellen_4

7. Maximale Verkäufe pro Eventtag festlegen

  1. Klicken Sie links am Rand auf “Konfiguration” und anschließend auf die Registerkarte “Max. Verkäufe pro Eventtag”.
  2. Wählen Sie den Tag Ihres Events im Kalender aus und tragen Sie das maximale Ticketlimit ein (z. B. 750 für maximal 750 Personen). Konfiguration_Max_Verkäufe
  3. Klicken Sie auf “Limit speichern”.

8. Bei HEXLE Core anmelden

  1. Um Zahlungsanbieter zuweisen und Unternehmensdaten pflegen zu können, rufen Sie login.hexle.at auf und melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten wie beim Ticketshop an.

9. Zahlungsanbieter konfigurieren

  1. Klicken Sie in der Übersicht in der Kachel “Unternehmen” auf “Unternehmen verwalten”. Core
  2. Klicken Sie in der Kachel “Finanzen” auf “Finanzen ansehen” und anschließend in der Kachel “Zahlungsanbieter” auf “Zahlungsanbieter verwalten”. Core_Finanzen Core_Finanzen_Zahlungsanbieter
  3. Klicken Sie auf “Anbieter konfigurieren” oder ”+ Neuer Anbieter”. Wählen Sie Ihren Anbieter (Stripe oder PayPal), setzen Sie ihn auf “Aktiv” und füllen Sie alle Felder mit Ihren Kontodaten aus. Klicken Sie abschließend auf “Speichern”. Core_Finanzen_Zahlungsanbieter_PayPal_1 Core_Finanzen_Zahlungsanbieter_stripe

10. Unternehmensdaten öffnen

  1. Klicken Sie auf “Zurück zu Unternehmenseinstellungen” und anschließend in der Kachel “Unternehmensdaten” auf “Unternehmensdaten verwalten”. Core_Unternehmenseinstellungen

11. Unternehmensdaten ausfüllen

  1. Geben Sie Ihrem Unternehmen einen Namen und eine kurze Beschreibung. Optional können Sie ein Bild hochladen und eine Kontakt-URL hinzufügen.
  2. Füllen Sie weiter unten die Rechnungsdaten aus. Diese Angaben — inklusive der Adresse — erscheinen exakt so auf Ihren Rechnungen. Core_Unternehmensdaten_2
  3. Klicken Sie auf “Speichern” und wechseln Sie zurück auf die Seite des Ticketshops.

12. Zahlungsanbieter dem Shop zuweisen

  1. Navigieren Sie zur Seite “Konfiguration” und zur Registerkarte “Zahlungsanbieter”. Konfiguration_Zahlungsanbieter
  2. Wählen Sie die gewünschten Zahlungsanbieter aus und klicken Sie auf den Pfeil zwischen beiden Feldern. Alle Anbieter im rechten Feld sind aktiv und stehen als Bezahlungsmöglichkeit zur Verfügung. Konfiguration_Zahlungsanbieter_2

13. Shop veröffentlichen

  1. Sobald alle Pflichtfelder vollständig konfiguriert sind, wird der Button “Shop veröffentlichen” oben rechts auf der Seite “Konfiguration” aktiv. Klicken Sie darauf — Ihr Ticketshop ist nun live und Kunden können Tickets kaufen.
  2. Zur Verkaufsseite gelangen Sie über die Registerkarte “Verkaufsseite” in der “Konfiguration”. Dort können Sie den Link direkt anklicken, über den linken Button kopieren oder über den rechten Button einen QR-Code herunterladen. Konfiguration_Verkaufsseite

14. Benachrichtigungen einrichten

  1. Navigieren Sie auf der Seite “Konfiguration” zur Registerkarte “Benachrichtigungen”. Konfiguration_Benachrichtigungen
  2. Klicken Sie auf “Bearbeiten” und aktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen: bei neuen Bestellungen und/oder als täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Verkaufsbericht per E-Mail. Tragen Sie abschließend eine Empfänger-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf “Speichern”. Konfiguration_Benachrichtigungen_bearbeiten

15. Front-Desk

  1. Öffnen Sie die Seite “Front-Desk”. Hier sehen Sie alle verkauften Tickets und deren aktuellen Status. Frontdesk_1
  2. Um selbst Tickets zu verkaufen, klicken Sie oben rechts auf “Neues Ticket verkaufen”. Füllen Sie die Käuferdaten aus, wählen Sie Tickettyp und Anzahl sowie den Gesamtpreis (bei Freikarten: 0). Mit “Verkaufen” werden die Tickets per E-Mail versandt. Frontdesk_verkaufen
  3. Falls ein Kunde sein Ticket verloren hat, suchen und wählen Sie es im Front-Desk aus. Über “Erneut senden” wird es erneut per E-Mail zugestellt; über “Herunterladen” können Sie es manuell weiterleiten. Frontdesk_auswählen
  4. Um ein Ticket zu stornieren, wählen Sie es im Front-Desk aus und klicken auf “Stornieren”.
  5. Um den Status eines Tickets zu ändern, wählen Sie es aus und klicken auf “Status ändern”. Sie können zwischen vier Status wählen: Einlass gewährt, Kontrolle ausstehend, Gesperrt oder Zahlung ausstehend. Frontdesk_Status_ändern

16. Übersicht

  1. Auf der Seite “Übersicht” sehen Sie alle Statistiken Ihres Ticketshops: Gesamtumsatz, Ticketanzahl, einzigartige Käufer und Check-in-Quote — jeweils mit Vergleich zum Vormonat.
  2. Die Diagramme zeigen tagesaktuelle Verkaufszahlen, die Verteilung nach Ticketart sowie den Vergleich zwischen mehreren Shops. Übersicht
  3. Alle Felder lassen sich frei skalieren und verschieben, um die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Übersicht_angeordnet